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Restituzione stipendio errato: prescrizione

3 Giugno 2019
Restituzione stipendio errato: prescrizione

L’elaborazione della busta paga è un’operazione complessa e possono essere commessi degli errori durante la sua elaborazione che portano all’erogazione di uno stipendio troppo alto o troppo basso.

Pagare lo stipendio al dipendente potrebbe sembrare la cosa più semplice di questo mondo ma non è affatto così. Come vedremo, infatti, la legge pone a carico del datore di lavoro tutta una serie di obblighi che rendono il pagamento dello stipendio un’attività tutt’altro che banale.

I complessi calcoli che devono essere effettuati per arrivare a determinare lo stipendio mensile fatto sì che possano esserci degli errori. Ci si chiede, pertanto, se il datore di lavoro abbia diritto alla restituzione dello stipendio errato e, se sì, quale sia il termine di prescrizione per procedere a tale recupero.

In altri casi, invece, la situazione è opposta e, cioè, il datore di lavoro versa al dipendente, per errore, meno soldi di quelli che gli spettano. In tale eventualità è il lavoratore ad avere diritto a ricevere le somme non erogate e anche lui deve rispettare i termini di prescrizione di legge.

Il pagamento dello stipendio: la busta paga

Lo abbiamo detto già nella premessa: pagare lo stipendio ai dipendenti può sembrare un gioco da ragazzi. Nel contratto abbiamo pattuito uno stipendio di 1.500 euro al mese ed io ti faccio un bonifico mensile di questo importo.

Nulla di più lontano dalla realtà.

Il tutto si complica perché la legge pone a carico del datore di lavoro tutta una serie di obblighi e di adempimenti, relativi al pagamento dello stipendio ai propri dipendenti, che si possono riassumere in una parola: sostituto d’imposta.

In sostanza, mentre un lavoratore autonomo riceve una somma lorda dal cliente e poi provvede da solo a pagare tasse e contributi previdenziali, nel caso del dipendente queste attività sono poste a carico del dipendente.

Se, dunque, il lavoratore ed il datore di lavoro hanno pattuito uno stipendio mensile lordo di 1.500 euro, prima di pagarlo al dipendente, il datore di lavoro deve calcolare le tasse che su quella somma il dipendente deve versare, trattenerle dallo stipendio e provvedere a versarle all’Agenzia delle entrate in nome e per conto del dipendente.

Lo stesso vale per la quota di contributi previdenziali posta a carico del lavoratore. Il datore di lavoro calcola questa quota (più o meno è il 9% della retribuzione lorda), la trattiene dallo stipendio lordo e la paga all’Inps. Questa operazione si ripete con tutte le altre eventuali somme che devono essere trattenute in busta paga. Alla fine esce dunque fuori la somma netta che spetta al dipendente e che verrà materialmente pagata dal datore di lavoro.

Busta paga: contenuto

Il documento che dà conto di tutte queste operazioni è la busta paga, detta anche prospetto paga o cedolino, che deve essere consegnata al dipendente all’atto del pagamento dello stipendio.

La busta paga consente al lavoratore di verificare quali sono state le operazioni effettuate dall’azienda che hanno dato, come risultato finale, lo stipendio netto versato dal datore di lavoro sul conto corrente del dipendente.

Nella busta paga troveremo quindi:

  • nome, cognome, indirizzo, codice fiscale del dipendente;
  • dati identificativi del datore di lavoro e matricola Inps ed Inail;
  • contratto collettivo nazionale di lavoro applicato al rapporto di lavoro;
  • livello di inquadramento del dipendente e categoria legale (dirigente, quadro, impiegato, operaio);
  • retribuzione base lorda;
  • eventuale superminimo individuale;
  • scatti di anzianità;
  • eventuali premi di produzione, bonus, etc.;
  • valore economico del fringe benefit (ad esempio auto aziendale ad uso promiscuo) sottoposto a tassazione e contribuzione previdenziale;
  • trattenute effettuate dal datore di lavoro sullo stipendio lordo del dipendente, tra cui tasse, contributi previdenziali, contributi a carico del dipendente ad enti di previdenza e/o assistenza sanitaria integrativa;
  • eventuali somme trattenute a titolo di sanzione disciplinare (multa, sospensione dal servizio);
  • somme assegnate al dipendente per il tramite del datore di lavoro da enti previdenziali (ad esempio, indennità di malattia, indennità di infortunio, assegni per il nucleo familiare, etc.);
  • trattamento di fine rapporto accantonato;
  • ferie e permessi residui.

La busta paga viene redatta o dall’ufficio paghe interno all’azienda oppure da uno studio esterno di consulenti del lavoro o di commercialisti.

Restituzione stipendio errato: è legittima?

La descrizione del contenuto della busta paga fa capire subito che le operazioni da fare per arrivare al netto in busta sono molte e non sempre semplici.

Può accadere, quindi, che il consulente del lavoro o l’impiegato addetto all’ufficio paghe si sbaglino e, calcolando le trattenute in difetto, eroghino al dipendente una somma netta in busta più alta di ciò che gli spetta realmente.

Facciamo un esempio. Il dipendente Tizio ha una retribuzione lorda mensile di 1500 euro e una aliquota di contributi previdenziali pari al 13%. Il consulente del lavoro si sbaglia e calcola solo il 9% dei contributi a carico del dipendente. Anziché trattenere 195 euro ne trattiene dunque 135. Il dipendente si ritrova dunque un netto in busta eccessivo: 60 euro sono stati pagati in più rispetto a ciò che spetta realmente al lavoratore.

L’azienda può recuperare questi 60 euro? La risposta è sì ma con alcune precisazioni. Innanzitutto questa somma viene definita indebito retributivo, ossia una retribuzione indebita, non dovuta in quanto superiore a ciò che realmente spetta al dipendente.

La Cassazione ha sempre affermato che è legittimo per l’azienda recuperare queste somme, in quanto le stesse sono state attribuite senza causa. Ci sono però dei limiti.

Emolumento continuativo al dipendente: niente restituzione

Nell’esempio che abbiamo fatto emerge che il datore di lavoro ha commesso un mero errore materiale nella stesura della busta paga che ha comportato l’attribuzione al dipendente di un netto più alto del dovuto.

La situazione, però, è diversa se in modo continuativo l’azienda paga al dipendente uno stipendio più alto del dovuto e non solo una volta tanto come errore di passaggio.

E’ possibile che tutti i mesi l’azienda si sbaglia nel calcolo del netto mensile? In questi casi, il dipendente matura un’altra convinzione: e cioè che l’azienda abbia deciso di riconoscergli un aumento di stipendio. Il fatto che la somma in più venga erogata in modo fisso non può che essere letto in questo modo.

Parte proprio da questo ragionamento la Cassazione, quando afferma che la corresponsione continuativa di un assegno al dipendente è generalmente sufficiente a farlo considerare, salvo prova contraria, come elemento della retribuzione [1].

In questi casi, dunque, non solo l’importo erogato in eccesso non deve essere restituito all’azienda, anche se questa dovesse richiederlo, ma quel pezzo di retribuzione deve essere considerato tale a tutti i fini, ivi compreso il calcolo del trattamento di fine rapporto e dei ratei di tredicesima e quattordicesima mensilità.

Restituzione stipendio errato: modalità

Chiarito quando la restituzione dello stipendio è legittima e quando, invece, la somma erogata è ormai a tutti gli effetti entrata nel bagaglio del dipendente, occorre chiedersi come procedere alla predetta restituzione.

In questi casi, di solito, l’azienda una volta che si avvede dell’errore cerca di correre ai ripari e calcola l’ammontare delle somme erogate in eccesso al dipendente.

Quindi viene scritta di solito una lettera al dipendente con la richiesta di restituzione delle somme pagate in più.

Se nella lettera dell’azienda non sono spiegati in modo analitico e puntuale gli errori commessi, il dipendente deve chiedere che vengano fornite queste informazioni affinché lui stesso possa provvedere a verificare che quanto asserito dal datore di lavoro sia corretto.

Il dipendente, a questo punto, è bene che si rivolga ad un patronato, ad un centro di assistenza fiscale (caf) o ad un consulente del lavoro. Questi professionisti andranno a verificare se il ragionamento dell’azienda è corretto e se, effettivamente, c’è stato o meno un indebito retributivo.

Per quanto concerne le modalità di recupero delle somme erogate in eccesso, occorre considerare che l’errore lo ha commesso l’azienda e che, dunque, ora non possono essere imposte al lavoratore delle modalità di recupero della somma che gli creino un danno o un eccessivo disagio.

In generale, si considera che la trattenuta dell’indebito retributivo debba essere al massimo pari al quinto dello stipendio e se la somma è maggiore occorrerà dunque procedere a rate mensili.

Ciò in quanto tale soglia viene considerata, anche nel caso di pignoramento dello stipendio da parte di un creditore, il massimo che può essere sottratto al dipendente considerando che lo stipendio ha una funzione di sussistenza per il lavoratore.

Restituzione stipendio errato: prescrizione

I principi che abbiamo esposto potrebbero mettere in allarme i lavoratori. Infatti, si potrebbe temere che l’azienda richieda al dipendente somme erogate in eccesso nella notte dei tempi con conseguenze economiche pesanti per il dipendente. Occorre però sottolineare che non possono essere richiesti indietro tutti gli indebiti retributivi ma solo quelli relativi agli ultimi dieci anni di rapporto di lavoro.

Il credito dell’azienda, costituito dalle somme erogate in eccesso, è infatti soggetto alla prescrizione decennale essendo un indebito retributivo [2]. La disciplina della prescrizione segue dunque quella relativa alla ripetizione dell’indebito oggettivo e non segue la disciplina della prescrizione dei crediti da lavoro che, invece, si prescrivono in cinque anni. Di certo l’azienda, sullo scadere del decennio, può interrompere la prescrizione inviando una diffida con cui chiede al dipendente il pagamento delle somme erogate in eccesso. In questo caso, la prescrizione si azzera e l’azienda avrà dunque altri dieci anni di tempo per procedere al recupero forzato delle somme ad essa spettanti.


note

[1] Cass. n. 22387 del 13.09.2018.

[2] Art. 2033 cod. civ.

Autore immagine: 123rf com.


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