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Rifornimenti di carburante: cosa cambia con la fatturazione elettronica

3 Giugno 2019
Rifornimenti di carburante: cosa cambia con la fatturazione elettronica

L’introduzione della fattura elettronica sta rapidamente rivoluzionando la contabilità delle aziende e di molti titolari di partita IVA. Uno dei settori interessati dal cambiamento è la gestione delle spese del carburante e, nello specifico, la detrazione dell’IVA.

La vecchia scheda carburante – tramite la quale venivano registrate le spese per i rifornimenti – è stata eliminata. Questo cambiamento comporterà qualche disagio. Infatti, per poter beneficiare delle detrazioni delle spese sostenute per rifornire i veicoli aziendali, con la normativa precedente era sufficiente presentare la scheda carburante e farvi apporre un timbro al momento del pagamento; ora invece è necessario che per ogni rifornimento venga emessa una fattura dai distributori. Inoltre ogni pagamento deve essere effettuato con un sistema tracciabile: non più contanti, ma solo carte di credito, carte di debito e carte prepagate.

Come ci si può organizzare, dal punto di vista pratico, per la gestione della contabilità con la nuova normativa?

Se si rifornimento avviene sempre presso lo stesso rifornitore si può procedere a una fatturazione differita, con il rilascio di una sola fattura al mese con il dettaglio dei singoli acquisti. Questo sistema rende la registrazione delle spese per i rifornimenti abbastanza simile alla vecchia gestione delle schede carburante.

Invece chi, per lavoro, si sposta in diverse zone ed è abituato a fare rifornimento presso distributori differenti dovrà richiedere a ciascun benzinaio una fattura elettronica, che andrà opportunamente registrata e abbinata a un pagamento tracciato. Con conseguente perdita di tempo.

La fase di registrazione della fattura prevede anche che, per ogni rifornimento, venga associata la targa del veicolo. In caso di una flotta composta da tipi di mezzi diversi tra loro potrebbero applicarsi diverse percentuali di detrazione Iva ai vari veicoli.

E per i pagamenti? Abbiamo visto che non sono più ammesse forme di pagamento non tracciabili. Può essere conveniente per un’azienda l’utilizzo di una carta prepagata, soprattutto nel caso di aziende con molti dipendenti e automezzi e quindi con svariati rifornimenti e spese da gestire.

Alcune specifiche carte prepagate, per esempio, permettono di semplificare la contabilizzazione delle spese per i rifornimenti agevolando la fatturazione e il riepilogo periodico. Il pagamento e la raccolta dei dati necessari alla fatturazione vengono organizzati tramite un unico sistema, sgravando il lavoro dell’amministrazione al momento della registrazione delle spese. Ogni fattura viene inviata al gestore della carta che può, a intervalli di tempo prestabiliti, fornire un report con tutti i dettagli necessari (come abbiamo visto sopra, alla fattura va abbinata la targa del veicolo e il tracciamento del pagamento) per poter così detrarre l’IVA in regola con le nuove normative. Essendo accettate praticamente ovunque, infine, le prepagate permettono di scegliere dove effettuare il rifornimento in base alle necessità del momento, al prezzo più conveniente, senza vincolarsi a un marchio o un rivenditore specifico con un contratto di convenzione.



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