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Contestazione fattura: fac simile

21 Agosto 2019 | Autore:
Contestazione fattura: fac simile

La fattura come documento contabile che giustifica la richiesta di un pagamento. Modalità e tempi di contestazione. Cosa succede nel caso di mancato pagamento e di mancata contestazione di una fattura.

Hai ricevuto una fattura per l’acquisto di un divano. Come puoi contestarla se l’importo non è quello concordato? Cosa ti può succedere se non paghi la fattura relativa all’onorario del tuo commercialista? Esiste un termine per contestare una fattura? La fattura è un documento contabile rilasciato da chi vende un bene o effettua la prestazione di un servizio, che attesta che è intervenuta una transazione tra il venditore e l’acquirente e quindi, giustifica la richiesta di pagamento.

Normalmente, il soggetto che riceve la fattura ne conosce in anticipo l’importo. A volte però, può capitare che il venditore ne emette una di ammontare diverso da quello previsto, in genere superiore. Altre volte, per un errore o un’incomprensione può succedere di ricevere una fattura per un servizio mai ricevuto o eseguito in maniera non corretta. In tutti questi casi, quindi, è opportuno contestare la fattura al fine di evitare che il venditore possa rivolgersi al giudice ed ottenere così un provvedimento che obblighi il pagamento della somma riportata nel documento contabile.

In calce a questo articolo troverai una lettera di contestazione fattura in fac simile, da adattare alle tue esigenze, spiegata in ogni suo punto. Inoltre, ti verranno fornite alcune informazioni pratiche per quanto riguarda le conseguenze di una fattura non pagata, i termini per la contestazione e cosa avviene nell’ipotesi di mancata contestazione.

Cosa succede se una fattura non viene pagata

Se una fattura non viene pagata entro un certo termine, colui che l’ha emessa può rivolgersi al giudice tramite un avvocato. Il magistrato emette così un provvedimento, più precisamente un decreto ingiuntivo, contenente l’ordine al debitore di saldare l’importo della fattura oltre alle spese legali. Una volta ricevuto tale atto, il debitore deve provvedere al pagamento nel termine di 40 giorni dalla notifica, cioè da quando l’ufficiale giudiziario gli ha materialmente consegnato il decreto ingiuntivo.

In tal caso può decidere di:

  • pagare quanto richiesto con il decreto ingiuntivo e più precisamente la somma originaria portata dalla fattura maggiorata con le spese legali e gli interessi;
  • non pagare e non presentare un’opposizione al decreto ingiuntivo. In questa ipotesi il creditore può proseguire nella procedura già intrapresa attraverso la notifica al debitore di un altro atto, quello di precetto, contenente un ultimo invito a saldare entro 10 giorni dalla notifica. Decorso inutilmente anche questo termine, il creditore può pignorare i beni mobili e/o immobili di proprietà del debitore, così da soddisfarsi con il ricavato;
  • non pagare e proporre un’opposizione al decreto ingiuntivo, iniziando una causa civile in cui spetta al creditore dimostrare la validità della fattura e della sua richiesta di pagamento.

Qual è il termine per contestare una fattura

La legge non prevede un termine specifico entro il quale contestare una fattura anche se è meglio farlo al più presto. Tuttavia, il nostro legislatore ha stabilito dei tempi ben precisi entro i quali il creditore deve necessariamente richiedere il pagamento della somma a lui dovuta, decorsi i quali non potrà più farlo.

Pertanto, se ad esempio la somma da richiedere si riferisce ad una prestazione professionale (si pensi all’onorario di un architetto, di un medico, ecc.), il termine è di 3 anni; se, invece, si tratta di fatture relative ad un contratto (vedi quelle per l’acquisto di mobile, di un cellulare, di un frigorifero, ecc.) oppure a una prestazione eseguita da soggetti che non sono professionisti, come l’estetista o il falegname, il termine è di 10 anni.

Per le somme che vanno pagate periodicamente, cioè annualmente o per frazioni di anno più brevi (ad esempio una volta ogni mese, ogni trimestre o ogni semestre), il termine è di 5 anni (si pensi alle bollette del telefono o al canone di locazione).

Per un approfondimento sull’argomento è consigliata la lettura dell’articolo “Prescrizione fatture” .

Il debitore è obbligato a pagare a meno che decida di non farlo, attendendo di ricevere il decreto ingiuntivo per poi eventualmente opporsi, iniziando una causa civile. In detta causa il giudice però, potrebbe tenere conto del comportamento del debitore. Quindi, se quest’ultimo non ha mai sollevato contestazioni su una prestazione, farle con ritardo potrebbe risultare poco credibile. Di conseguenza anche se non esiste un termine per la contestazione di una fattura, è consigliato opporsi in tempi brevi.

La lettera di contestazione di una fattura

Se il soggetto che riceve la fattura intende contestarla, deve farlo per iscritto, cioè deve scrivere una lettera nella quale mette in discussione l’importo del documento contabile o la stessa esistenza del credito.

Detta missiva può avere la forma di una raccomandata a/r, oppure di un fax, o anche di una posta elettronica certificata (pec). In tal modo si avrà una prova certa della sua esistenza e della data di spedizione e di ricevimento.

Il tono della lettera deve essere conciliativo e non minaccioso al fine di non indispettire colui che la riceve. Il fine ultimo della stessa, infatti, è quello ad esempio di segnalare un errore o di contestare un credito, chiedendo una spiegazione e comunque cercando un accordo.

Esempio: Tizio riceve una fattura per l’acquisto di un lampadario, nella quale è stata calcolata l’Iva (Imposta sul valore aggiunto) in maniera sbagliata. Perciò invia una lettera in cui contesta la fattura, rilevando l’errore di calcolo e chiedendone l’emissione di una nuova.

Altra ipotesi è quella di Caio il quale riceve la fattura di un architetto relativa all’onorario dovuto per la progettazione e direzione lavori della sua casa al mare. In realtà, il professionista ha solo predisposto il progetto della casa ma non ne ha seguito i lavori di ristrutturazione. Pertanto, Caio invia una lettera contestando l’importo della fattura perché riferito ad un’attività, la direzione lavori, mai svolta.

Come deve essere scritta la lettera di contestazione

La lettera di contestazione di una fattura si compone di più spazi:

  • nel primo campo, in alto a sinistra, vanno riportati i dati del mittente, ovvero il nome e cognome di colui che ha ricevuto la fattura che si vuole contestare, il suo indirizzo (via e numero civico) e la città di residenza/domicilio;
  • sempre in alto ma a destra, vanno indicati il destinatario e il suo indirizzo.

Nello specifico, il destinatario potrà essere:

  • una persona fisica (è questo il caso in cui ad esempio si contesta la fattura ricevuta da un professionista come un avvocato, un ingegnere, un commercialista, ecc.). Pertanto, va indicato il nome e cognome di quest’ultimo seguito dall’indirizzo (la via, il numero civico e la città) della sua residenza o del suo domicilio (ad esempio il luogo in cui si trova lo studio del professionista);
  • oppure una persona giuridica (si pensi alla società che ha fornito il servizio del gas oppure quella presso la quale è stata acquistata della merce, ecc.). In questa ipotesi va quindi, riportato il nome della società, del negozio, della ditta, ecc. con l’indicazione della sede (la via, il numero civico e la città).

Segue l’indicazione della modalità di invio della lettera di contestazione, il quale potrà avvenire tramite:

  • raccomandata a/r;
  • oppure a mezzo fax;
  • o anche via pec.

Va quindi, indicato l’oggetto della lettera, cioè “contestazione della fattura n….  del… ”.

La fattura deve essere individuata attraverso il numero e la data di emissione; a seguire va precisato che si tratta della contestazione di una fattura della quale va riportato il numero e la data, inerente a una determinata prestazione (ad esempio attività legale, progettazione e direzione lavori, consulenza fiscale oppure erogazione servizio gas/luce o acquisto arredamenti, ecc.) e per i motivi che verranno indicati di seguito.

Nello specifico si può contestare ad esempio l’importo della fattura perché:

  • non è conforme a quello del preventivo;
  • oppure non è quello concordato;
  • o è ingiustificato rispetto al tipo di attività svolta dal destinatario della missiva o al tempo impiegato per svolgerla;
  • non contiene la specifica delle voci delle singole prestazioni svolte.

La lettera si conclude con la richiesta di chiarimenti e l’avvertimento di rivolgersi ad un legale in caso di mancata risposta. In ultimo, va datata e firmata dal mittente.

Cosa succede in caso di mancata contestazione di una fattura

Se il soggetto che ha ricevuto la fattura si dimentica di contestarla o decide di non farlo, potrà comunque opporsi all’eventuale decreto ingiuntivo fatto emettere dal creditore nei suoi confronti. Spetterà a quest’ultimo dimostrare la fondatezza della sua richiesta.

Se non ci sono prove concrete del credito, il giudice accoglierà l’opposizione e revocherà il decreto ingiuntivo. Egli infatti, non potrà ritenere il pagamento come effettivamente dovuto solo perché la fattura non è stata contestata. Tale comportamento non costituisce un’ammissione del debito anche se potrebbe esserne un indizio. In ogni caso, il giudice non potrà emettere una sentenza di condanna basandosi su una semplice indizio se non sussistono prove certe del debito.

FAC SIMILE LETTERA DI CONTESTAZIONE FATTURA

Nome e cognome del mittente

Indirizzo (via e numero civico)

Cap e Città

Sig./Spett.le

Nome e cognome del destinatario (persona fisica/giuridica)

Indirizzo (via e numero civico)

Cap e Città

RACCOMANDATA A/R/FAX/E-MAIL/PEC

Oggetto: contestazione fattura n…. del ….

Sig./Spett… (nome e cognome del destinatario)

con la presente intendo contestare l’importo da Lei richiestomi tramite la fattura n. … di euro … , emessa in data … , inerente all’incarico me da affidatoLe in data … e avente ad oggetto … (indicare il tipo di prestazione ricevuta), in quanto:

Motivi:

  • l’importo richiesto non risulta conforme a quello indicato nel preventivo da Lei fornito in data …

oppure

  • in quanto l’importo richiesto non risulta conforme a quello precedentemente concordato

oppure

  • in quanto l’importo richiesto risulta ingiustificato in considerazione dell’attività da Lei svolta

oppure

  • in quanto l’importo richiesto risulta ingiustificato in considerazione del tempo da Lei impiegato

oppure

  • in quanto non compare il dettaglio delle singole prestazioni svolte.

Le chiedo pertanto di fornirmi al più presto dei chiarimenti, in caso contrario mi riservo la facoltà di agire per vie legali.

Distinti saluti

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