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Come avere copia di un atto notarile?

12 febbraio 2018


Come avere copia di un atto notarile?

> Business Pubblicato il 12 febbraio 2018



Come ottenere la copia autentica di un contratto o di un atto firmato davanti al notaio? Scopriamolo insieme

Gli atti notarili come compravendite, mutui, donazioni sono per legge conservati secondo criteri tassativi dal notaio che li ha stipulati durante tutta la vita del medesimo, fino alla sua morte o al suo pensionamento, purché non si trasferisca in altro distretto notarile. Proprio in quanto atti pubblici, la legge riconosce il diritto di poter avere in qualunque momento copia di qualsiasi atto rogato dal notaio. Non a caso, infatti, esso viene detto atto pubblico, proprio perché tale forma serve per dare pubblicità all’atto stesso e, quindi, far in modo che possa avere effetti anche nei confronti di terzi.

Come anticipato, dunque, la richiesta di copia di un atto notarile va in primo luogo effettuata presso il notaio che ha stipulato quell’atto, il quale ha l’obbligo di conservare nei propri archivi di studio, tutti gli atti da esso stipulati, almeno fino alla cessazione dell’attività o al trasferimento in altro distretto notarile.

Tuttavia, se il notaio muore, va in pensione o si trasferisce in un altro distretto, tutti gli atti da lui rogati, rilegati in volume, vengono ritirati dall’archivio notarile distrettuale competente e lì vengono conservati per 100 anni. L’archivio notarile, infatti, a seguito della morte, del pensionamento o del trasferimento del notaio, continuerà a svolgere le funzioni elementari proprie del notaio cessato, tra cui certamente il rilascio di copie autentiche. Ne deriva che la richiesta di copia dell’atto va fatta all’Archivio notarile del distretto ove il notaio operava all’epoca della stipula dell’atto. In tali casi è necessario specificare l’uso a cui è destinata la copia, al fine di ottenere il duplicato in bollo o in carta libera.

La ricerca si può agevolmente condurre con un software online messo a punto dal Ministero della Giustizia, denominato Archinota, che consente di sapere presso quale archivio notarile è stato depositato l’atto di un determinato notaio. Il servizio è disponibile a questo link.

La ricerca va effettuata inserendo il nome e cognome del notaio, la sede, la provincia, l’anno in cui è stato stipulato l’atto.

Come avere copia di un atto notarile in Archivio?

La richiesta di copia di un atto depositato presso l’Archivio notarile può essere presentata in diverse modalità:

  • via fax;
  • personalmente presso la sede dell’archivio notarile;
  • a mezzo lettera raccomandata a.r.;
  • in via telematica.

Se l’interessato vuole il rilascio della copia con invio a mezzo posta, fax o via telematica, il servizio è a pagamento: il rilascio è infatti subordinato al pagamento del costo della ricerca dell’atto e della copia e al rimborso delle eventuali spese di spedizione. Il richiedente deve inoltre indicare se vuol ricevere la copia:

  • su supporto cartaceo o informatico;
  • in bollo o in carta libera (in questo caso deve essere indicato l’uso cui la copia è destinata, uso che preveda il rilascio di copia in esenzione dal bollo);
  • le modalità di ricezione della copia.

Se il richiedente non conosce il nome del notaio o non dispone degli estremi dell’atto può chiedere, sulla base dei dati di cui dispone, per corrispondenza, a mezzo fax o via e-mail o pec (utilizzando l’apposito modello) all’archivio notarile nel quale l’atto è depositato di ricercare l’atto che interessa. In tal caso andrà corrisposto un contributo fisso di 6 euro come costo del servizio di ricerca. Copia dell’attestazione del versamento/bonifico deve essere trasmessa all’Archivio, anche per e-mail.

Anche in questo caso, il richiedente deve precisare se:

  • la copia deve essere su supporto cartaceo o informatico;
  • la copia deve essere in bollo o in carta libera;
  • le modalità di consegna della copia.

Si precisa, però, che il servizio è entrato in vigore il 1° gennaio 1980 e quindi non comprende gli estremi dei notai cessati dall’esercizio prima di tale data. Per questa circostanza occorrerà utilizzare il sistema tradizionale, e cioè reperire, oltre al nome del notaio, anche la sede dove ha stipulato, rivolgendosi direttamente all’archivio notarile del Distretto in cui si trova la sede.

Quanto costa ottenere copia di un atto notarile?

Per ottenere copia autentica di un atto conservato presso l’archivio notarile, gli importi da versare all’Archivio sono i seguenti:

  • 1 euro a titolo di diritti per ogni richiesta;
  • 6 euro a titolo di diritto complessivo per la ricerca;
  • 10 euro per la lettura e l’ispezione di un atto, quando di esso non è richiesta la copia, l’estratto o il certificato;
  • 18 euro a titolo di diritto fisso per il rilascio di copie autentiche eseguite su supporto informatico o cartaceo di atto redatto su originale cartaceo e di 27 euro per il rilascio della copia esecutiva, oltre 6 euro per la richiesta e la ricerca e i diritti di scritturazione e l’eventuale imposta di bollo;
  • per la scritturazione di originali, di estratti e di certificati e per la scritturazione o riproduzione di copie, è dovuto il diritto di Euro 1,50 per ogni facciata di 25 righe.

Si precisa che l’imposta di bollo per la copia cartacea è di € 16 ogni 100 righe [1], mentre nel caso di copia rilasciata su supporto informatico per via telematica è prevista l’imposta di bollo nella misura forfettaria di € 16.

Una volta determinato l’importo da pagare, il richiedente deve provvedere a versare la somma sul conto corrente postale intestato all’archivio mediante versamento con bollettino di conto corrente postale/bonifico bancario o postale e può inviare la richiesta di copia con allegata  copia dell’attestazione del versamento. L’archivio notarile, poi, accertato che il versamento/bonifico è stato eseguito, consegna o trasmette la copia e la quietanza del versamento con le modalità indicate dal richiedente.

note

[1] Ai sensi del D.P.R. n. 642 del 1972. 

Autore immagine: Pixabay.com

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