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Come registrare le fatture elettroniche

22 Settembre 2019 | Autore:
Come registrare le fatture elettroniche

Conservazione ed annotazione delle fatture elettroniche inviate e ricevute tramite sistema Sdi: come fare.

La fattura elettronica ha la stessa valenza di una fattura ordinaria: è infatti definita dal decreto Iva [1] come una fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

Per essere considerato fattura elettronica, il documento deve però soddisfare tre caratteristiche: integrità, autenticità e leggibilità. Per quanto riguarda l’integrità, il destinatario deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati, quindi è necessario che la genuinità del documento sia oggettivamente verificabile. In merito all’autenticità, il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa. Infine, il documento deve essere leggibile, cioè disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma comprensibile per l’uomo su di uno schermo.

Le fatture elettroniche transitano nel sistema d’interscambio (Sdi) dell’Agenzia delle Entrate: le Entrate, dunque, ne hanno immediata evidenza. Ciononostante, le fatture elettroniche devono essere conservate e registrate obbligatoriamente.

Ma come registrare le fatture elettroniche? Le modalità di registrazione sono differenti rispetto alle fatture in formato non elettronico, che non transitano nel sistema Sdi?

Proviamo a fare chiarezza, sia riguardo alla registrazione delle fatture elettroniche, che riguardo alle modalità di conservazione di questi documenti, tenendo presente che la disponibilità dei dati della fattura da parte delle Entrate non determina il venir meno dell’obbligo di registrazione. Questo vale sia per le fatture elettroniche emesse, che per quelle ricevute.

Nemmeno la conservazione delle fatture attraverso i servizi messi a disposizione nel portale Fatture e Corrispettivi delle entrate cancella l’obbligo di registrazione. Ma procediamo con ordine.

Devo registrare la fattura elettronica?

Nonostante tu abbia ricevuto la fattura elettronica tramite il sistema d’interscambio Sdi, che è una specie di postino virtuale, sei obbligato a registrarla, come abbiamo appena osservato.

Una volta ricevuta la fattura attraverso il sistema, se si tratta di una fattura acquisti, devi importarla nel tuo software, o registrarla manualmente.

Sei obbligato anche a registrare tutte le fatture emesse, come di consueto.

Il decreto Iva [1] prescrive, infatti, che il contribuente deve annotare in un apposito registro le fatture e le bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione.

Quando si registra la fattura elettronica?

La fattura elettronica deve essere registrata anteriormente alla liquidazione periodica nella quale è esercitato il diritto alla detrazione dell’Iva. In ogni caso, la registrazione deve avvenire entro il termine di presentazione della dichiarazione Iva annuale, relativa all’anno di ricezione della fattura e con riferimento allo stesso anno.

Come si registra la fattura elettronica?

La registrazione della fattura può essere effettuata tramite importazione automatica del documento dal sistema Sdi nel gestionale utilizzato, o manualmente, attraverso il software utilizzato dal contribuente.

La registrazione della fattura può essere anche effettuata con le modalità con le quali si registra la fattura ordinaria (ad esempio registro cartaceo). Un conto, difatti, è la registrazione, o annotazione della fattura nei registri, un conto è la conservazione.

Dalla registrazione devono, comunque, risultare le seguenti informazioni:

  • la data della fattura o bolletta;
  • il codice fiscale, la partita Iva, la denominazione o ragione sociale del cedente del bene o prestatore del servizio, ovvero il nome e cognome se non si tratta di imprese, società o enti;
  • l’ammontare imponibile e l’ammontare dell’imposta distinti secondo l’aliquota;
  • eventuale importo destinato alla cassa di previdenza del professionista, addebitato al cliente (la cosiddetta rivalsa 4%);
  • eventuale ritenuta di acconto;
  • eventuale rimborso spese/addebito al cliente, imponibile o meno;
  • eventuale indicazione del regime di vantaggio a cui aderisce l’emittente;
  • ulteriori annotazioni, ad esempio relative ad eventuali esenzioni.

Conservazione delle fatture elettroniche

Oltre alla registrazione delle fatture elettroniche, è obbligatoria anche la conservazione, che può avvenire con una di queste modalità:

  • il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
  • l’archiviazione delle copie informatiche delle fatture elettroniche;
  • l’archiviazione delle copie in formato cartaceo o digitale (solo per chi non è obbligato all’emissione delle fatture elettroniche).

I servizi delle Entrate, in particolare, offrono la possibilità di conservare elettronicamente le fatture ricevute dal servizio d’interscambio, utilizzando un tool gratuito messo a disposizione dall’Agenzia.

Per utilizzare queste modalità di conservazione, l’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi: è possibile aderire all’accordo accedendo al sito con le proprie credenziali o tramite intermediario delegato.

Una volta effettuata l’adesione, tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso Sdi sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili all’utente per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio.

La convenzione deve essere però rinnovata ogni 3 anni.

Solo qualora l’operatore rinnovi in ritardo la convenzione, una volta sottoscritta nuovamente la stessa, sarà necessario, per conservare la fattura, accedere alla sezione Conservazione, scegliere il file fattura da conservare ed inviarlo, dalla maschera Invia file. Negli altri casi, l’upload manuale non è necessario.

note

[1] Art.25 D. P. R. 633/1972.


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