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Si può rifiutare una fattura elettronica?

9 Settembre 2019 | Autore:
Si può rifiutare una fattura elettronica?

È possibile respingere un documento di vendita se riporta degli errori? Cosa bisogna fare se si riceve un file sbagliato?

Ci è voluto un po’ di tempo per abituarsi alla nuova procedura di fatturazione, ormai entrata pienamente in vigore, ma tra i clienti qualcuno ancora si chiede se si può rifiutare una fattura elettronica. A questa domanda risponde l’Agenzia delle Entrate [1] segnalando, però, una differenza tra le fatture emesse verso la Pubblica amministrazione e quelle nei confronti di privati.

In pratica, la procedura è diversa. Detto in parole estremamente semplici: se l’Amministrazione può rifiutare una fattura elettronica quando l’ammontare non corrisponde a quanto pattuito o quando riporta un errore, la fattura conforme al Sistema di interscambio (Sdi) tra privati non può essere respinta. Chi la riceve, se nota che c’è qualcosa che non va, deve comunque accettarla e poi chiedere la dovuta correzione nel modo in cui vedremo tra poco.

Facciamo qualche premessa per aiutare a capire il concetto. Innanzitutto, ricordiamo che la fattura elettronica è un documento di vendita che non viene più emesso su carta ma che si genera in formato digitale attraverso un file Xml. Questo file deve corrispondere a determinate caratteristiche stabilite dall’Agenzia delle Entrate, come puoi vedere nel nostro articolo Come fare una fattura elettronica. Queste caratteristiche sono:

  • l’integrità: ci deve essere l’assoluta certezza che non ci siano state delle alterazioni nel contenuto del documento né in fase di emissione né in quella di trasmissione;
  • l’autenticità: è necessario che chi riceve la fattura elettronica abbia l’assoluta certezza di chi è stato il soggetto che l’ha emessa;
  • la leggibilità: il contenuto del documento deve essere disponibile e visualizzabile in modo chiaro per l’uomo su uno schermo, se necessario dopo aver convertito il formato.

Se manca una sola di queste caratteristiche, si può rifiutare una fattura elettronica? E ci sono altri dettagli che devono essere obbligatoriamente riportati e che, in loro mancanza, danno la possibilità di respingere il documento di vendita? Vediamo.

Fattura elettronica: la PA può rifiutarla?

Come accennato, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che per ogni fattura elettronica recapitata alla Pubblica Amministrazione tramite il Sistema di interscambio (quella sorta di «postino virtuale» attraverso il quale vengono trasmesse e consegnate le fatture) è consentito al ricevente (la PA) di inviare una notifica di accettazione o di rifiuto al trasmettente entro e non oltre 15 giorni.

Questo significa che la Pubblica Amministrazione può rifiutare una fattura elettronica dandone comunicazione entro due settimane al soggetto che l’ha emessa, nel caso in cui venga rilevato nel documento qualche errore o mancanza.

Quali sono le caratteristiche che deve avere la fattura elettronica trasmessa all’Amministrazione e che, se non rispettate, possono provocare il rifiuto della fattura stessa? Il documento deve:

  • rispondere ai requisiti sopra citati (integrità, autenticità e leggibilità) e deve poter essere trasmessa tramite il Sistema di interscambio;
  • essere in formato Xml, il solo accettato dal Sdi;
  • avere la firma elettronica qualificata di chi ha emesso la fattura;
  • avere il codice identificativo univoco dell’ufficio pubblico destinatario della fattura così come riportato nell’Indice della Pubblica amministrazione;
  • avere il codice unico di progetto assegnato dall’Amministrazione nel caso in cui la fattura elettronica riguardi la cessione di beni, una prestazione di servizi oggetto di un bando pubblico o una commessa aggiudicata;
  • essere inviata tramite Pec con le modalità previste.

Naturalmente, oltre a queste caratteristiche diciamo così «standard», affinché la Pubblica Amministrazione non rifiuti una fattura elettronica il contenuto deve essere quello concordato tra le parti, vale a dire: la prestazione o il servizio eseguiti verso la PA non possono essere diversi da quelli per cui si è stati chiamati e anche l’importo deve corrispondere a quanto deliberato.

Per evitare di vederti rifiutare una fattura elettronica, ti può essere utile, attraverso questo articolo, sapere come annullarla quando ti rendi conto di avere commesso qualche errore.

Fattura elettronica: un privato può rifiutarla?

Contrariamente a quanto succede con la Pubblica Amministrazione, un privato non può rifiutare una fattura elettronica. Significa che se ricevi un documento di vendita tramite il Sistema di interscambio e ti rendi conto che c’è qualche errore (ad esempio sui tuoi dati, sull’importo o sulla prestazione eseguita) non puoi respingerlo.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che per la fatturazione elettronica tra soggetti privati, residenti stabiliti o identificati in Italia, ci sono delle semplificazioni nel professo di recapito e l’eliminazione delle notifiche d’esito committente, cioè quelle riferite al rifiuto o all’accettazione della fattura elettronica previste, invece, per la Pubblica Amministrazione.

Che cosa deve fare un privato se si rende conto di avere ricevuto una fattura elettronica errata? Non può, come detto, inviare a chi l’ha trasmessa una notifica di rifiuto ma può chiedergli di emettere una nota di credito per correggere in toto o in parte il documento sbagliato e, se fosse necessario, per riemettere e ritrasmettere una nuova fattura.

Tale richiesta va fatta tramite un canale diverso dallo Sdi, ad esempio via posta elettronica certificata. Solo la nota di credito e la nuova fattura corretta transiteranno attraverso il Sistema di interscambio.

Fattura elettronica: quella sbagliata va registrata?

Non è detto che la fattura elettronica sbagliata sia da buttare via subito, anzi: se l’operazione effettivamente esiste, il documento errato dovrà essere registrato in attesa di ricevere la nota di credito e la fattura corretta.

Non va registrata, invece, se l’operazione non esiste. Ad esempio, quando la fattura è stata emessa al destinatario sbagliato.


note

[1] Agenzia delle Entrate provv. n. 89757/2018 del 30.04.2018.


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