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Diritti di copia

3 Ottobre 2019 | Autore:
Diritti di copia

Cosa sono, per quali atti sono previsti, quanto costano e quando si pagano i diritti di copia per gli atti dei processi civili, penali ed amministrativi.

Se sei parte in una causa di qualsiasi tipo, civile, penale, amministrativa o tributaria, è bene che tu sappia che per avere il rilascio di copie degli atti devi pagare. I costi di questo servizio di riproduzione, che viene effettuato a cura delle cancellerie, hanno il nome di diritti di copia. Sono stabiliti dalla legge.

Si tratta di una spesa inevitabile, che bisogna sopportare se si vuole ottenere il materiale di cui si ha bisogno per esaminarlo e predisporre la strategia utile a far valere al meglio le proprie ragioni, oppure per utilizzarlo anche fuori del processo nei casi in cui ciò è consentito.

Ovviamente, non sempre ci sarà bisogno di acquisire copie degli atti presenti nel fascicolo processuale. Questo però diventa essenziale quando gli atti sono voluminosi e complessi; a volte sono anche digitalizzati, cioè comprendono materiale formato e depositato su supporti informatici anziché cartacei. In questo caso, la loro riproduzione avverrà su un analogo supporto digitale (es. un Cd, compact disk) e non su carta.

In altri casi, è indispensabile avere copie di determinati atti, come ad esempio una sentenza da azionare in forma esecutiva; senza una copia munita dell’apposita formula non sarebbe possibile instaurare l’esecuzione forzata.

Infine, possono servire alcuni atti o documenti presenti in un processo per utilizzarli al di fuori di esso ed in altre sedi e in tal caso occorrerà una loro copia autentica, cioè munita di attestazione di conformità all’originale.

In tutte queste evenienze, ti dovrai confrontare con i diritti di copia: serve conoscerli per saperli calcolare e pagare l’importo dovuto, che varia a seconda dei casi, principalmente dal tipo di processo e dal tipo di copia richiesta o del supporto che la contiene. Vediamo dunque in maniera più approfondita in cosa consistono.

Le copie degli atti: a cosa servono

Soprattutto nei processi penali, per difendersi bene è indispensabile esaminare in modo accurato tutto il materiale d’accusa che comprende una vasta mole di documenti di vario tipo: filmati, tabulati, dichiarazioni, verbali e annotazioni di polizia giudiziaria, foto, elenchi, atti estratti da altri procedimenti collegati. ecc.

Talvolta, però, anche nei procedimenti civili e amministrativi c’è una serie di atti che le controparti hanno prodotto in giudizio e che vanno analizzati attentamente.

Pensa, ad esempio, al caso di un risarcimento danni per sinistro stradale: agli atti di causa – a meno che il caso non sia semplicissimo – ci saranno consulenze tecniche di parte e di controparte e perizie d’ufficio, ricche di allegati quali planimetrie, fotogrammi, animazioni cinematiche (vale a dire i video che ricostruiscono i movimenti dei veicoli prima, durante e dopo l’incidente), filmati di telecamere e molto altro ancora.

Così come anche in un processo amministrativo per gare, concorsi pubblici o diritto d’accesso potranno esservi numerosi documenti formati da svariate pubbliche amministrazioni o dai controinteressati privati che partecipano al processo e li hanno prodotti, come gli elaborati delle prove di un concorso o le offerte presentate da altri concorrenti per la partecipazione ad un appalto.

Nei processi tributari la necessità di copie è frequente quando c’è una consistente produzione documentale di controparte, come nel caso in cui l’Agenzia Entrate, ad esempio, depositi verbali di verifica a fornitori o clienti del contribuente sanzionato e corredati della relativa contabilità aziendale, ricca di fatture, libri giornale e mastri di conto; oppure quando un Comune o un altro Ente territoriale costituito in giudizio produca delibere, planimetrie, mappali e relazioni tecniche.

In tutti questi casi, ti servirà senz’altro di averne copia per esaminarli con calma. Molto probabilmente sarà il tuo difensore ad indicarti la necessità di ottenerli in copia per poterli studiare e predisporre al meglio la difesa, anche con l’ausilio di consulenti tecnici o esperti delle materie trattate. È una richiesta saggia e che dimostra cura scrupolosa, perché l’analisi va compiuta a tavolino e non certo in piedi, all’ultimo momento, sfogliando gli atti dei faldoni in cancelleria o, peggio ancora, poco prima dell’udienza.

Diritti di copia: cosa sono e su cosa sono dovuti

Devi sapere che in questi casi per avere gli atti che ti servono devi pagarli. La legge [1], infatti, prevede espressamente un contributo per l’acquisizione da parte del privato delle copie degli atti presenti nei fascicoli processuali. Si tratta proprio dei diritti di copia, che sono una sorta di tassa sulla riproduzione e rilascio di questo materiale, che copre il costo delle spese dei supporti e delle attività da compiere per ottenere queste copie fisiche.

Tieni presente che i diritti di copia sono ben distinti dalle spese legali, che comprendono l’onorario dovuto al tuo avvocato, ed anche dal contributo unificato che si paga per instaurare un processo o una sua fase. Sono anche diversi dalle c.d. spese processuali, poste a carico della parte soccombente nel provvedimento che definisce il giudizio (di solito la sentenza) e dalle spese di giustizia irrogate al condannato all’esito del processo penale.

La copia è l’attività in base alla quale sorge l’obbligo per chi l’ha richiesta di pagare i relativi diritti. Consiste nella riproduzione parziale o totale di un atto o documento: si può richiedere infatti solo un estratto, limitato alle pagine che ci servono, ad esempio dalla pag. 187 alla 202 di un documento composto da 1.000 pagine.

Le copie possono essere richieste anche con attestazione di conformità all’originale: in questo caso il cancelliere che le rilascia apporrà una dichiarazione che attesta questa circostanza in modo da rendere la copia fidefacente e utilizzabile all’esterno.

C’è, infine, la copia esecutiva [2] che è indispensabile per la formazione del titolo esecutivo nei casi previsti dalla legge, come le sentenze alle quali la parte vittoriosa intende dare esecuzione forzata nei confronti del soccombente.

Bisogna fare anche una distinzione tra rilascio con urgenza e senza urgenza: quando si richiede il rilascio urgente esso deve avvenire entro due giorni. Vedremo che in tal caso l’ammontare dei diritti di copia dovuti è triplicato rispetto ai casi di richiesta normale. Si paga quindi molto di più per ottenere questo rilascio anticipato.

Limiti al rilascio delle copie di atti

Non è automaticamente possibile ottenere copie di atti processuali: bisogna essere parte di quel processo oppure avere un interesse giuridicamente rilevante al loro ottenimento. Ogni richiesta, infatti, deve essere legittimata e viene valutata in base alla qualità che il soggetto richiedente assume rispetto al processo dal quale le copie vengono estratte.

Oltre questi limiti di carattere generale, ci sono poi dei precisi limiti che riguardano specifiche categorie di atti. Vediamo le principali e le più frequenti. Non possono essere rilasciate:

  • le copie di documenti sequestrati, finché il sequestro permane, senza la preventiva autorizzazione del giudice che procede (il Pm se il procedimento pende in fase di indagini preliminari) [3];
  • le copie di documenti impugnati con querela di falso;
  • le copie di atti e documenti muniti di formula esecutiva, senza precisa richiesta che motivi le ragioni e specifica autorizzazione del giudice competente (di regola infatti il rilascio di un atto in forma esecutiva avviene in un’unica occasione e l’originale viene mantenuto presso l’ufficio);
  • le copie degli atti registrati a debito [4] (come le sentenze penali di condanna al risarcimento di danni prodotti da fatti costituenti reato) se non è stato prima assolto il pagamento dell’imposta dovuta;
  • le copie di atti soggetti a registrazione se la registrazione non è stata ancora effettuata, tranne i casi di sentenze o altri provvedimenti giurisdizionali per la prosecuzione del giudizio, atti richiesti d’ufficio ai fini di un procedimento giurisdizionale, copie necessarie per l’esercizio dell’azione esecutiva.

Diritti di copia: quanto si paga

Gli importi dei diritti di copia hanno subito un progressivo aumento nel corso del tempo. La legge stabilisce che l’adeguamento venga fatto ogni tre anni, in base all’aumento del costo della vita (indice Istat dei prezzi al consumo per le famiglie) verificatosi nel triennio precedente.

I diritti di copia attualmente vigenti sono stati aggiornati nel 2018 [5]. In questo articolo, puoi trovare le tabelle dettagliate con gli importi aggiornati per le varie categorie di atti giudiziari.

Ti ricordiamo che l’ammontare dovuto è calcolato in base al numero delle pagine quando si tratta di copie cartacee e che i diritti sono triplicati se la richiesta è con urgenza, cioè con il rilascio entro due giorni.

I tre parametri che entrano in gioco per quantificare l’importo sono il tipo di supporto (cartaceo o elettronico), l’urgenza (con o senza) e la copia semplice oppure autentica dell’atto.

Quando vengono richieste copie autentiche di atti, cioè munite di certificazione di conformità all’originale, la somma da corrispondere è molto maggiore rispetto alle copie “libere”: ad esempio per un unico foglio di carta la copia senza attestazione costa € 1,46 mentre per averla autenticata si devono sborsare € 11,63.

Davanti al giudice di pace le copie costano la metà rispetto al tribunale o agli altri organi giurisdizionali: l’importo, però, va sempre aumentato in caso di copia autentica e triplicato in caso di richiesta con urgenza.

Il processo tributario ha una tabella a sé, distinta da quella delle altre giurisdizioni e con un costo forfettizzato leggermente superiore.

I diritti di copia si pagano in maniera molto semplice, apponendo sulla richiesta di rilascio delle copie una marca da bollo di importo corrispondente a quello dovuto.

I diritti di copia sui documenti informatici

I costi dei diritti di copia, invece, sono del tutto diversi e aumentano sensibilmente quando si tratta di materiali detenuti in supporti diversi da quello cartaceo e dunque in formato elettronico. Il loro numero è sempre più in aumento, specialmente ora che il processo telematico trova applicazione in ambito civile, amministrativo e tributario e dunque molti documenti che prima erano su carta ora nascono o confluiscono in formati digitali standard, come il pdf e vengono, quindi, veicolati e scambiati nel processo in modalità elettronica.

Qui, occorre distinguere i documenti nativi digitali e quelli digitalizzati successivamente alla loro nascita (ad esempio mediante scansione), ma che comunque hanno un “corrispondente” cartaceo espresso in numero di pagine calcolabile, da quelli che invece non lo hanno perché memorizzano formati diversi dal testo, come le immagini o i suoni. Proprio quest’ultimo ambito presenta le maggiori difficoltà.

Possono aversi, ad esempio, cassette fonografiche e floppy disk (nonostante questi supporti siano ormai desueti, non sono rari i casi di processi in corso che contengono ancora questo materiale) oppure di compact disk (Cd) o Dvd, che prevedono costi davvero esorbitanti: la riproduzione di un unico supporto costa, infatti, oltre 320 euro.

Questi importi eccessivi in taluni casi ledono il diritto di difesa e così alcuni tribunali hanno stabilito una loro riduzione: si pensi a chi debba ottenere le copie numerosi filmati di telecamere di sorveglianza, detenuti su diversi supporti magnetici, e sia costretto a sborsare parecchie migliaia di euro per esercitare un proprio diritto costituzionalmente garantito. Anche una circolare del ministero della Giustizia [6] ha stabilito che in tali casi sia dovuto l’importo massimo di un unico supporto.

C’è però un escamotage legittimo [7] che consente di pagare molto meno: quando vengono richieste copie in formato elettronico di documenti per i quali è possibile calcolare le pagine che in essi sono memorizzate (come nel caso di files in formato pdf, anche se contenuti in un Dvd o in un hard disk o chiavetta Usb) allora i diritti di copia tornano ad essere quelli “ragionevoli” e anzi costano meno rispetto alle copie cartacee.

Se il numero di pagine è compreso fra 1 e 4 si pagano 96 centesimi; se il numero delle pagine supera le 100, si pagheranno € 15,50 oltre € 6,46 per ogni successivo centinaio.


note

[1] Art. 40 ed artt. 266 e ss. del D.P.R. n.115 del 30.05.2002 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia” e tabelle allegate.

[2] Art. 475 cod. proc. civ.

[3] Art. 258 cod. proc. pen.

[4] Artt. 59 e ss. del D.P.R. n.131/1986 del 26.04.1986.

[5] Decreto ministero Giustizia 4.07.2018 “Adeguamento degli importi del diritto di copia e di certificato, ai sensi dell’articolo 274 del d.p.r. n. 115/2002“, pubblicato in G.U. nr. 172 del 26 luglio 2018, in vigore dal 10 agosto 2018.

[6] Circolare ministero della Giustizia n. 157302 U del 20.10.2015.

[7] Art. 4 co. 5 D.L. n. 193 del 29.12.2009, convertito con modificazioni, in L. n. 24 del 22.02.2010.


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