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Come scrivere una lettera di reclamo a un’azienda

21 Ottobre 2019 | Autore:
Come scrivere una lettera di reclamo a un’azienda

Come si fa a reclamare contro una società inadempiente? Come si scrive una lettera per segnalare disservizi? Fac simile di reclamo in allegato.

Anche se forse non ce ne rendiamo pienamente conto, praticamente ogni giorno ci avvaliamo dei servizi forniti da società e imprese varie: basti pensare all’energia elettrica in casa, agli abbonamenti per telefonia fissa e mobile, al rifornimento di gas e acqua, alla rete internet, e così via. Ognuno di questi servizi è frutto di una prestazione offerta da un’azienda a fronte della sottoscrizione di un regolare contratto e del pagamento di un determinato importo. È sicuramente possibile che, presto o tardi, qualcosa non funzioni; in casi del genere, come si scrive una lettera di reclamo a un’azienda?

Scrivere un reclamo è importante per diverse ragioni: innanzitutto, perché si segnala il problema con la speranza che venga al più presto risolto; in secondo luogo, perché c’è la possibilità di costituire in mora la società inadempiente, in modo tale da poter far valere eventualmente una responsabilità contrattuale per ottenere il risarcimento dei danni; infine, con il reclamo è possibile anche interrompere eventuali termini di prescrizione e far valere una garanzia. Insomma: è sempre meglio farsi trovare pronti davanti a un eventuale inadempimento. Se pensi che ciò che sto per dirti potrà esserti utile, prosegui nella lettura: vedremo insieme come scrivere una lettera di reclamo a un’azienda.

Lettera di reclamo: cos’è?

Come anticipato, un reclamo non è altro che una segnalazione fatta a un determinato soggetto (indifferentemente persona fisica, ente pubblico, società privata, ecc.) affinché intervenga per risolvere il problema oggetto del reclamo.

Tizio, pur avendo un regolare contratto di abbonamento, non riceve più il segnale della linea internet. Per questo motivo, scrive una lettera alla società fornitrice del servizio per segnalare il malfunzionamento e chiedere un veloce ripristino di ogni funzionalità.

Quello appena esemplificato è solamente una delle tantissime ipotesi di reclamo che si possono immaginare: è possibile reclamare contro le Poste, contro una banca, una compagnia di telefonia mobile, una concessionaria di automobili, il Comune di residenza, ecc.

A cosa serve una lettera di reclamo a un’azienda?

Inviare una lettera di reclamo a un’azienda può avere numerose conseguenze: come anticipato nell’introduzione, infatti, il reclamo può essere non solo l’occasione per segnalare un guasto, un malfunzionamento o, più in generale, un disagio, ma anche per diffidare e mettere in mora la parte inadempiente.

Ad esempio, se da più giorni non ti funziona la rete internet casalinga, con una formale lettera di reclamo non solo potrai segnalare il guasto, chiedendo che venga riparato al più presto, ma trovai cogliere l’occasione anche per diffidare l’azienda, intimando che, se entro pochi giorni non verrà ripristinato il servizio, adirai le vie legali.

Insomma: il consiglio è di sfruttare la lettera di reclamo per inserire anche un avvertimento, e cioè che se non si provvederà quanto prima ad adempiere ai propri obblighi, non si perderà altro tempo a rivolgersi a un avvocato.

Una lettera di reclamo, dunque, può servire non solo a sollecitare un intervento, ma anche a far valere dei precisi diritti. Caso emblematico è quello della garanzia per i vizi delle cose acquistate: se compri un oggetto (ad esempio, un telefonino) e, dopo un po’ di tempo, ti accorgi del suo malfunzionamento, hai due mesi di tempo per segnalare il difetto al venditore, pena la decadenza dalla garanzia per i vizi della cosa venduta. La segnalazione del vizio potrà avvenire contestualmente alla lettera di reclamo. Lo stesso dicasi nel caso di acquisto di un’autovettura nuova, ad esempio.

La lettera di reclamo, se di per sé serve soltanto per poter segnalare un disservizio, in realtà può essere utilizzata anche per far valere altri diritti, “trasformandola” così in un  reclamo dal sapore di diffida o di messa in mora.

Reclamo e diffida: differenze

Sebbene all’interno di un reclamo si possa inserire anche una diffida (così da risparmiare tempo e denaro), formalmente reclamo e diffida restano due cose distinte. La diffida consiste nell’invitare il destinatario a cessare dal proseguire con la sua condotta molesta oppure nell’intimargli di fare o non fare qualcosa.

Ad esempio, la diffida è quella che spedisce l’avvocato per conto del suo cliente che è creditore nei confronti di qualcun altro; la diffida è anche quella indirizzata al vicino di casa rumoroso, oppure a colui che ha spiattellato in internet i nostri dati personali senza consenso, chiedendone la rimozione immediata.

Spesso lettera di reclamo e diffida si cumulano, visto che il più delle volte il reclamo termina con l’invito a provvedere, entro un termine stabilito, affinché si ponga rimedio alla situazione di disagio provocata dal comportamento colpevole del destinatario.

Se sei interessato a questo argomento, ti consiglio di leggere il mio articolo sul modello di diffida.

Come inviare una lettera di reclamo?

Un reclamo, per lasciare traccia, va fatto per iscritto, possibilmente con uno strumento che consenta di avere la prova legale sia dell’invio che della ricezione. Si tratta di un aspetto fondamentale perché, se si dovesse andare in giudizio oppure l’azienda dovesse contestarti l’omessa segnalazione del disservizio, potrai dimostrare che hai realmente reclamato ma che le tue richieste non sono state esaudite.

La prova del reclamo è tanto più importante se dallo stesso derivano conseguenze giuridiche precise, come ad esempio quella di permettere l’attivazione della garanzia per i vizi della cosa.

Un reclamo, quindi, dovrà essere inviato tramite raccomandata con avviso di ricevimento, oppure tramite pec o fax. È possibile reclamare anche recandosi di persona presso l’azienda e consegnando il reclamo direttamente nelle mani dell’ufficio responsabile, avendo cura di farsi firmare un’attestazione di avvenuta ricezione.

Cosa scrivere nel reclamo all’azienda?

Il contenuto della lettera di reclamo varierà a seconda della tipologia di segnalazione che intendi fare: una cosa è il disservizio causato da una compagnia telefonica altro è, invece, il disservizio causato dal Comune nella raccolta dei rifiuti urbani (a tal ultimo proposito, ti consiglio di leggere il mio articolo su come scrivere una lettera disservizi raccolta rifiuti).

In linea di massima, però, possiamo tracciare l’identikit del modello di reclamo che puoi utilizzare per inviarlo a un’azienda. Vediamo cosa devi scrivere.

Destinatario del reclamo

Il destinatario del reclamo è, ovviamente, l’azienda a cui è rivolta la segnalazione che intendi inviare. Il nome del destinatario, completo di indirizzo della sede legale, deve essere posto in alto a destra. In genere, si preferisce evidenziare (magari mettendolo in grassetto) il nome dell’azienda destinataria.

Oggetto del reclamo

L’oggetto del reclamo va posto in evidenza prima del testo della lettera. L’oggetto serve a spiegare in due parole il contenuto della missiva, di modo che il destinatario possa immediatamente farsi un’idea di ciò che lo attende.

All’interno dell’oggetto del reclamo (preferibilmente da scriversi in grassetto, così come il nome del destinatario) potrai anche inserire alcuni dati identificativi, tipo il tuo codice cliente o il numero di utenza o di contratto, in modo che per l’azienda sarà facile rintracciare la pratica che ti riguarda.

Ricorda che l’oggetto del reclamo deve essere indicato in maniera breve e concisa, quasi come se fosse un telegramma.

Contenuto della lettera di reclamo a un’azienda

Il contenuto di una lettera di reclamo è l’aspetto in assoluto più importante, che di fatto risponde alla domanda posta nel titolo di questo articolo: come scrivere una lettera di reclamo a un’azienda. Ebbene, come anticipato nei paragrafi precedenti, il contenuto del reclamo varierà a seconda del disservizio che intendi segnalare.

Ciò che è davvero importante è che tu sia chiaro nell’esposizione, cioè che tu faccia capire senza dare adito a fraintendimenti cos’è che stai denunciando alla società. Ad esempio, se hai problemi con la linea telefonica, basteranno poche e semplici parole per comunicare alla compagnia telefonica qual è il problema. Ma procediamo con ordine.

Innanzitutto, ricorda sempre di qualificarti, cioè di riportare le tue generalità (nome, cognome, residenza, codice fiscale, ecc.). È importante che, oltre ai classici dati, riporti anche eventuali codici assegnati dall’azienda (il codice cliente, ad esempio, oppure il numero di utenza), in modo che tu possa essere identificato immediatamente dal destinatario.

Il testo del reclamo deve contenere l’esposizione del disservizio o del disagio che stai patendo a causa dell’azienda. Illustrato ciò, passa alle conclusioni, cioè alle richieste che intendi avanzare: ad esempio, quello di provvedere al più presto al ripristino del servizio, alla riparazione del guasto, ecc.

Assegna un termine entro cui provvedere: in genere, nei casi di inadempimento della controparte si concede, per la messa in regola, un termine non inferiore ai dieci o ai quindici giorni, decorsi i quali si provvederà ad adire le vie legali.

Ricorda, infine, di indicare luogo e data e di firmare: la firma in calce è essenziale per ricondurre il reclamo alla persona che lo scrive.

Cosa fare dopo il reclamo?

Se la lettera di reclamo all’azienda non dovesse aver sortito alcun effetto, allora non ti resta che usare le “maniere forti” e rivolgerti a un avvocato: questi saprà indicarti la strada migliore da percorrere. Con ogni probabilità ti verrà consigliato di inviare una diffida (questa volta firmata dal legale), dopodiché, se l’azienda resterà inadempiente, di procedere in giudizio con una vera e propria citazione.

Le spese iniziali che serviranno per affrontare il processo (i costi relativi alla parcella dell’avvocato e alle spese di giustizia) dovrai sostenerli inizialmente tu; tuttavia, se il giudice ti darà ragione, ti verranno rimborsati, oltre che ricevere l’eventuale risarcimento del danno che avrai richiesto.

FAC SIMILE RECLAMO A UN’AZIENDA

Spett.le

Società Alfa s.p.a.

Via Giuseppe Verdi

00000 – Roma

Racc. a/r

Oggetto:  reclamo disservizio relativo a <indicare telegraficamente la prestazione, il servizio o il prodotto oggetto di reclamo>

Io sottoscritto <…>, nato a <…> il <…> residente in <…> alla via <…>, codice fiscale <…>, codice cliente <…>,

premesso

<spiegare la natura del disservizio, dell’inadempimento o comunque del problema causato dall’azienda>

chiedo

alla Vs società di intervenire entro e non oltre dieci giorni dal ricevimento della presente per porre fine all’inadempimento sopra descritto. In mancanza, si sarà costretti a ricorrere all’autorità giudiziaria competente per la tutela delle mie ragioni, con aggravio di spese a Vs carico.

Per eventuali chiarimenti, potete contattarmi ai seguenti recapiti:

< numero telefono o altro>

Si allegano i seguenti documenti:

  • <…>.

In attesa di vostro cortese riscontro in relazione al reclamo in oggetto, porgo cordiali saluti.

Luogo e data.

Firma

note

Autore immagine: Pixabay.com


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