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Busta paga: come compilarla

15 Luglio 2018 | Autore:
Busta paga: come compilarla

Quali sono i dati da indicare obbligatoriamente nel cedolino di stipendio del lavoratore, foglio presenze, libro unico del lavoro.

Hai assunto da poco un lavoratore alle tue dipendenze? Se non hai incaricato un consulente del lavoro per l’amministrazione del personale, devi sapere che gli adempimenti che comporta assumere un lavoratore dipendente sono tutt’altro che indifferenti: dall’iscrizione all’Inps e all’Inail come azienda con dipendenti, dalla redazione del contratto di lavoro all’invio della comunicazione di assunzione, dalla compilazione della busta paga e del prospetto contabile al pagamento del modello F24 ed all’invio all’Inps del modello Uniemens, dalla redazione della certificazione unica Cu all’autoliquidazione Inail ed all’invio della dichiarazione del sostituto d’imposta, soltanto per citare gli obblighi principali. Iniziamo dalla busta paga: come compilarla, quali dati deve contenere per legge, come si redige il foglio presenze, come si calcola lo stipendio netto.

Che cos’è la busta paga?

La funzione della busta paga è quella di documentare quanto il lavoratore percepisce:

  • in un dato periodo lavorativo,
  • da parte di un determinato datore di lavoro,
  • in ottemperanza al contratto collettivo nazionale di lavoro applicato.

Secondo le previsioni della legge sulla busta paga [1], tutti i datori di lavoro sono obbligati a consegnare ai propri dipendenti il prospetto paga, in cui devono essere indicati:

  • il nome, cognome e la qualifica professionale del lavoratore;
  • il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono la retribuzione;
  • le singole trattenute.

Dal 2008, il libro paga, ossia il libro in cui sono conservati tutti i cedolini paga dei lavoratori dell’azienda, non è più obbligatorio, ed è stato sostituito, assieme al libro presenze ed al libro matricola, dal libro unico del lavoro. Il libro unico del lavoro, o Lul, contiene, sostanzialmente, le stesse indicazioni del libro paga e del libro presenze.

Come funziona il libro unico del lavoro?

Nel libro unico devono essere registrati tutti i lavoratori (tranne i coadiuvanti di impresa familiare, ed i soci lavoratori di società; il Lul è obbligatorio, invece, anche per i collaboratori, per i lavoratori a domicilio, i somministrati ed i distaccati, e per gli associati in partecipazione).

Non è obbligato alla tenuta del Lul il datore di lavoro domestico (quindi, niente libro unico per colf/badanti/collaboratori domestici con altre mansioni).

Nel Lul devono essere indicati:

  • dati del lavoratore;
  • matricola (se prevista), qualifica e inquadramento del lavoratore;
  • prospetti paga mensili;
  • calendario presenze (i dati sulle paghe e presenze devono essere registrati entro il 16 del mese successivo).

Le annotazioni relative alla presenza o assenza dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando causali inequivoche, risultanti da apposita legenda tenuta anche separatamente dal libro unico.

Come si elabora il libro unico del lavoro?

Generalmente, il Lul. è elaborato e conservato con modalità informatiche (vi sono diversi software di elaborazione paghe, in commercio, tramite i quali si adempie alla tenuta del libro unico del lavoro): se la modalità di tenuta assicura che i documenti non siano modificabili, non è necessario che l’Inail effettui la vidimazione di ogni foglio del libro unico, ma è sufficiente comunicare all’ispettorato del lavoro che la conservazione del Lul avviene in modalità informatica.

Alle società di software è rilasciato, poi, un ulteriore numero di autorizzazione preventiva, che viene riportato in ogni foglio.

Il Lul può essere tenuto anche con:

  • elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
  • stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;

Qualunque sia il sistema di conservazione ed elaborazione del libro unico adottato dal datore di lavoro, resta fermo l’obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio che compone il documento una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati. Il Lul può essere tenuto dall’impresa, da un caf o da un consulente del lavoro (che è obbligato a formalizzare incarico o cessazione entro 30 giorni, ed a comunicare all’Inail l’elenco datori assistiti, tramite “punto cliente Inail”, nei servizi online per gli utenti registrati al sito dell’Inail).

Se il libro è tenuto da un intermediario, in fase di stampa sul libro unico del lavoro devono essere riportate obbligatoriamente due autorizzazioni.

  • la prima, rilasciata per la tenuta della numerazione unitaria (cioè per la numerazione unica: in pratica, il consulente utilizza una sola numerazione per tutte le ditte che ha in delega), è attribuita dall’Inail, una volta comunicato l’elenco delle aziende assistite.
  • la seconda autorizzazione da riportare è, invece, quella rilasciata alla società di software.

Per quanto concerne le modalità di tenuta, è possibile conservare una stampa riepilogativa dei numeri assegnati in ciascun mese, oppure conservare copia del libro unico, anche in formato pdf, su cd, senza la necessità della marca temporale.

Bisogna ricordare, inoltre, che elaborazione e conservazione, o tenuta, costituiscono due momenti distinti: ad esempio, il datore di lavoro può conservare in azienda il Lul, anche se questo è stato elaborato e stampato dal consulente del lavoro, quando il professionista non è stato delegato anche alla tenuta.

Busta paga e libro unico del lavoro sono la stessa cosa?

Nel libro unico devono essere riportati tutti i dati prescritti dalla normativa sulla busta paga, assieme al calendario presenze. Si può dunque affermare che libro unico e busta paga siano la stessa cosa, anche se ci sono dei datori di lavoro che preferiscono elaborare dei prospetti paga aggiuntivi oltre al Lul.

Nel dettaglio, oltre ai dati dell’azienda, per ciascuno dei lavoratori il libro unico del lavoro deve riportare:

  • il cognome e nome
  • il codice fiscale
  • la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale (se ricorre)
  • la retribuzione base
  • l’anzianità di servizio
  • le posizioni assicurative e previdenziali
  • le somme erogate a titolo di rimborso spese
  • le trattenute a qualsiasi titolo effettuate
  • le detrazioni fiscali
  • i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare (A.N.F.)
  • le prestazioni ricevute da Enti e Istituti previdenziali
  • le somme erogate a titolo di premio
  • le somme erogate per prestazioni di lavoro straordinario.

Il libro unico del lavoro deve contenere inoltre il calendario delle presenze.

Per i lavoratori dipendenti dovranno essere registrate, in automatico, per ogni giorno:

  • il numero delle ore di lavoro effettuate
  • l’indicazione delle ore di straordinario
  • le eventuali assenze dal lavoro, anche se non retribuite
  • le ferie
  • i riposi

Analizziamo ora dettagliatamente tutti i dati da riportare nel libro unico, o nella busta paga.

Quali dati dell’azienda vanno indicati in busta paga?

I dati del datore di lavoro si trovano, solitamente, nella parte alta del cedolino paga; le informazioni da riportare sono le seguenti:

  • ditta: In questo campo sono richiesti i dati identificativi del datore di lavoro che corrisponde la retribuzione
  • periodo di paga: per periodo di paga si intende l’unità di tempo a compimento della quale è effettuato il calcolo della retribuzione e la sua corresponsione a saldo; la sua durata è determinata dai contratti collettivi nazionali di lavoro (ccnl) e, in mancanza, dagli usi; la periodicità della paga può essere giornaliera, settimanale, quattordicinale, quindicinale, mensile.
  • codice fiscale: è richiesta l’indicazione del codice fiscale dell’azienda.
  • posizione Inps: In questo campo è riportato il numero di posizione Inps dell’azienda, rappresentato dal numero di matricola che l’Istituto attribuisce ad ogni azienda all’atto dell’apertura di una posizione assicurativa;
  • codice statistico contributivo (csc): il csc indica il ramo, la classe e la categoria di appartenenza dell’azienda;
  • posizione Inail: viene riportato in questo campo il numero di posizione Inail assegnato all’azienda; in caso di presenza in azienda di una pluralità di posizioni Inail per effetto di diverse tipologie di lavorazioni assicurabili presso l’istituto, nel campo in argomento deve essere evidenziato il numero di posizione corrispondente all’attività lavorativa effettivamente svolta dal dipendente;
  • numero di matricola: con l’abrogazione del libro matricola non è più obbligatoria l’assegnazione di un numero di matricola al proprio dipendente.

Quali dati del lavoratore vanno indicati in busta paga?

Riguardo al dipendente, le informazioni da riportare sono le seguenti:

  • cognome e nome;
  • codice fiscale;
  • indirizzo;
  • matricola Inps di riferimento;
  • data e luogo di nascita.

Quali dati del rapporto di lavoro vanno indicati in busta paga?

Riguardo al rapporto di lavoro ed all’inquadramento del lavoratore, devono essere indicati nella busta paga i seguenti dati:

  • data di assunzione: viene richiesto l’inserimento della data di inizio del rapporto di lavoro;
  • data di assunzione convenzionale: la data di assunzione convenzionale è utile se si vuole far decorrere gli effetti legati all’anzianità di servizio del lavoratore presso l’azienda da una data antecedente rispetto all’effettiva data di inizio del rapporto di lavoro;
  • data di cessazione: è richiesta l’indicazione della data di risoluzione del rapporto di lavoro; l’informazione è presente normalmente sull’ultima busta paga consegnata al dipendente, con la quale vengono erogate le competenze relative all’ultimo periodo lavorato e le indennità di fine rapporto;
  • numero scatti di anzianità: lo scatto di anzianità rappresenta un elemento retributivo che è mirato a premiare l’anzianità di servizio del dipendente presso la stessa azienda; le modalità di determinazione e quantificazione di questo importo sono indicate in ciascun contratto collettivo; nel campo in argomento deve essere segnalato il numero di scatti che il dipendente ha maturato;
  • prossimo scatto: è richiesta la data di maturazione dello scatto successivo; nella generalità dei casi, lo scatto di anzianità viene corrisposto il primo giorno del mese successivo al mese in cui lo scatto è maturato; per esempio, nel caso di maturazione di scatti triennali, l’assunzione avvenuta il 7 gennaio 2015 fa maturare il primo scatto il 1° febbraio 2018; è tuttavia necessario verificare cosa prevede il contratto collettivo applicato;
  • qualifica: il codice civile [2] prevede la suddivisione dei dipendenti in dirigenti, quadri, impiegati ed operai; in questo campo viene indicata la qualifica o categoria rivestita dal dipendente, che ha rilevanza anche ai fini del pagamento dei contributi; normalmente vengono individuate le seguenti fi gure:
    • dirigente: si tratta di chi opera sul piano gerarchico più elevato, preposto alla direzione dell’intera organizzazione aziendale o di un suo settore autonomo, con ampi poteri discrezionali;
    • quadro: si tratta di una figura con ampi poteri discrezionali, intermedia tra dirigente ed impiegato;
    • impiegato: la legge fa, all’interno della categoria degli impiegati, la seguente distinzione:
      • impiegato di concetto: personale che presta attività intellettuale originale, con capacità di iniziativa sia pure contenuta;
      • impiegato d’ordine: personale che presta attività intellettuale di mera applicazione;
    • operaio: si tratta di personale che, pur svolgendo la propria attività all’interno dell’organizzazione dell’impresa, non concorre a porla in essere, ma concorre solamente all’attività economica per cui l’impresa è stata organizzata; i contratti tendono a distinguerli in specializzati, qualificati e comuni, in relazione al grado della loro professionalità; appartengono alla categoria degli operai anche gli intermedi o equiparati (capo operai ed operai con mansioni di particolare importanza);
  • inquadramento: la contrattazione collettiva attuale supera la suddivisione dei dipendenti in operai e impiegati, dando al personale un inquadramento unico, definito da raggruppamenti di qualifiche equivalenti, in livelli di appartenenza decrescenti, in relazione al grado di professionalità e responsabilità assegnato a ciascuno di essi;
  • mansione: rappresenta l’effettiva attività lavorativa assegnata al dipendente; è un’indicazione direttamente desumibile dal ccnl di appartenenza dell’azienda ed attribuita al dipendente in questione.
  • livello: in relazione alla mansione in concreto affidata al dipendente, il ccnl prevede un corrispondente livello di appartenenza; il livello rappresenta quindi l’inquadramento contrattuale da cui far dipendere l’intera gestione di tutti gli istituti di carattere normativo ed economico previsti dal contratto applicato;
  • part time: nel campo part time va indicata la percentuale di lavoro a tempo parziale prestato; si considera a tempo parziale il rapporto di lavoro con orario inferiore a quello normale, fissato in 40 ore settimanali dalla legge [3], ovvero al minor orario eventualmente previsto dal contratto collettivo: ad esempio, se il ccnl prevede 36 ore di lavoro e il dipendente ne deve normalmente lavorare 18, la percentuale di part time da indicare è del 50%.

Quali competenze del lavoratore vanno indicate in busta paga?

Nella busta paga vanno indicati, in generale, tutti i compensi percepiti dal lavoratore, anche se esentasse. In particolare, per determinare la retribuzione del dipendente, bisogna indicare i seguenti elementi:

  • paga base: la paga base rappresenta uno degli elementi retributivi stabiliti dai singoli contratti collettivi in corrispondenza di ogni livello di inquadramento del dipendente; è un valore che può variare solo per espressa previsione contrattuale;
  • contingenza: si tratta di un elemento della retribuzione che era finalizzato, un tempo, all’adeguamento del livello dello stipendio al costo della vita; a partire dal 1991 gli importi dell’indennità di contingenza sono rimasti congelati in assenza di apposita legislazione: è per questo motivo che per tutti i lavoratori (con esclusione dei dirigenti), al fine di adeguare il salario al costo della vita, è stato introdotto dalle organizzazioni sindacali il cosiddetto elemento distinto della retribuzione Edr; tuttavia, la contrattazione collettiva spesso tende ad accorpare gli elementi retributivi (paga base, contingenza, Edr) in un’unica voce retributiva;
  • altri elementi che compongono la retribuzione teorica: possono essere poi previste ulteriori voci che compongono la retribuzione teorica, cioè lo stipendio del lavoratore spettante in teoria ogni mese, senza considerare eventi che possono diminuirlo, come le assenze ingiustificate, o aumentarlo, come gli straordinari; minimo contrattuale, terzo elemento, elemento provinciale…Le voci variano secondo le previsioni del contratto collettivo applicato, ed eventuali previsioni di miglior favore da parte dell’azienda (che può riconoscere al lavoratore, ad esempio, un superminimo, ossia una paga al di sopra del minimo sindacale);
  • divisore contrattuale: il divisore contrattuale, che può essere orario o giornaliero, serve per stabilire la paga oraria e giornaliera: ad esempio, se la retribuzione contrattuale teorica è pari a 1500 euro ed il divisore contrattuale orario è 168, significa che la paga oraria è pari a 8,93 euro circa.

Bisogna poi indicare le competenze specifiche maturate nel mese; elenchiamo le voci principali:

  • retribuzione mensile ordinaria, se la paga è mensilizzata, oppure retribuzione oraria o giornaliera ordinaria, se la paga è effettiva;
  • maggiorazioni per lavoro straordinario e supplementare;
  • maggiorazioni per lavoro festivo o notturno;
  • festività cadenti di domenica, che sono generalmente retribuite con una paga giornaliera in più;
  • buoni pasto;
  • indennità particolari (ad esempio indennità per maneggio di denaro; per conoscerle tutte: Indennità aggiuntive del lavoratore, quali sono e quando vanno corrisposte);
  • indennità corrisposte dall’Inps o dall’Inail per particolari assenze (malattia, infortunio, maternità, permessi e congedi Legge 104…);
  • assegni al nucleo familiare Anf;
  • rimborsi spese.

Quali trattenute lavoratore vanno indicate in busta paga?

Nella busta paga vanno indicate, distintamente, tutte le trattenute subite dal lavoratore:

  • i contributi Inps a carico di quest’ultimo (solitamente nella misura pari al 9,19% della retribuzione);
  • i contributi a carico del dipendente a favore di altri enti previdenziali ed assistenziali;
  • le imposte trattenute al dipendente (Irpef, addizionale regionale a saldo, addizionale comunale in acconto e a saldo);
  • le detrazioni sulle imposte fruite dal dipendente;
  • le detrazioni per carichi di famiglia e le altre detrazioni fruite dal dipendente;
  • eventuali ulteriori trattenute: assenze ingiustificate, pignoramento del quinto dello stipendio, contributi sindacali…

Come si arriva al netto in busta paga?

Una volta determinate correttamente le competenze del lavoratore, per arrivare al netto in busta paga si devono calcolare correttamente le trattenute.

In genere, i passaggi per giungere allo stipendio netto sono i seguenti:

  • stipendio lordo (se coincide con l’imponibile previdenziale) meno contributi previdenziali: si determina imponibile fiscale;
  • dall’imponibile fiscale si calcola l’Irpef lorda;
  • si calcolano poi le detrazioni spettanti e si determina l’Irpef netta;
  • dall’imponibile fiscale si sottrae l’Irpef netta e si arriva al netto in busta paga.

I passaggi, però, raramente sono così semplici: si complicano se, ad esempio, delle voci di paga non sono imponibili previdenziali ma lo sono ai fini fiscali, oppure se ci sono compensi esenti, crediti d’imposta…possono poi esserci trattenute sul netto, arrotondamenti, ricalcoli…Per saperne di più: come si calcola lo stipendio netto

Calendario presenze in busta paga

Nella busta paga, o meglio nel libro unico del lavoro, devono essere poi riportato il calendario presenze del lavoratore, recante, giorno per giorno: ore ordinarie, supplementari e straordinarie lavorate; ore di ferie o di permesso fruite; altre assenze; giorni di riposo e festività.

Solitamente nel libro unico del lavoro si riportano ferie e permessi (ex festività, rol, banca ore…) maturati negli anni e nell’anno in corso, goduti e residui: questo dato è obbligatorio per le aziende con almeno 10 dipendenti.


note

[1] L. n.4/1953.

[2] Art. 2095 cod. civ.

[3] D.Lgs n. 66/2003


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