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Il segretario dell’assemblea condominiale

29 Novembre 2019 | Autore:
Il segretario dell’assemblea condominiale

Quali sono i compiti del segretario d’assemblea? Chi provvede alla sua nomina? Si tratta di un incarico obbligatorio? Quando la delibera è annullabile?

Il condominio è sicuramente una realtà molto particolare, fatta di tante persone che sono costrette a vivere insieme condividendo le parti comuni dello stesso edificio. A causa di tale vicinanza forzata, spesso i condomini sono celebri per le diatribe che scoppiano al loro interno, soprattutto in seno all’assemblea, cioè all’organismo che raccoglie tutti coloro che abitano nell’edificio. È proprio in tale consesso che emergono figure altrimenti sconosciute al codice civile, quali il presidente e il segretario d’assemblea. Cosa significa tutto ciò?

Quello che voglio dire è che la legge non prevede la presenza del segretario dell’assemblea condominiale; ciononostante, si tratta di una figura frequentemente impiegata, soprattutto nelle riunioni che riguardano grandi edifici condominiali. Questo perché il lavoro che compie il segretario è molto importante, in quanto facilita le operazioni che deve compiere il presidente d’assemblea. Insomma: il segretario non è obbligatorio ma, a volte, diventa indispensabile. Se anche tu vivi in condominio e ti sei chiesto, almeno una volta, qual è il ruolo e il peso specifico che il segretario dell’assemblea condominiale può avere nelle riunioni, allora prosegui nella lettura: spiegheremo tutto ciò che c’è da sapere su questa particolare figura.

Cos’è l’assemblea di condominio?

Per comprendere quale sia il ruolo del segretario dell’assemblea condominiale è importante prima chiarire il ruolo dell’assemblea di condominio. Ebbene, devi sapere che l’assemblea condominiale è un organismo previsto direttamente dalla legge, l’unico contemplato espressamente dal Codice civile, insieme all’amministratore.

L’assemblea condominiale dell’organo deliberante che ha i maggiori poteri per decidere ed incidere, nel bene e nel male, sulla vita del condominio. Volendo fare un paragone con un’altra istituzione, questa volta di tipo costituzionale, potremmo dire che l’assemblea è l’equivalente del Parlamento, in quanto rappresenta le persone che vivono in una medesima comunità ed è dotata del potere decisionale.

Quali sono le funzioni dell’assemblea?

L’assemblea condominiale adotta tutte le decisioni più importanti relative alla vita condominiale: dalla nomina dell’amministratore all’approvazione annuale del rendiconto, nessun aspetto rilevante per l’edificio condominiale sfugge alla deliberazione assembleare.

Per la precisione [1], l’assemblea dei condomini provvede:

  • alla conferma dell’amministratore e all’eventuale sua retribuzione;
  • all’approvazione del preventivo delle spese occorrenti durante l’anno e alla relativa ripartizione tra i condomini;
  • all’approvazione del rendiconto annuale dell’amministratore e all’impiego del residuo attivo della gestione;
  • alle opere di manutenzione straordinaria e alle innovazioni, costituendo obbligatoriamente un fondo speciale di importo pari all’ammontare dei lavori; se i lavori devono essere eseguiti in base a un contratto che ne prevede il pagamento graduale in funzione del loro progressivo stato di avanzamento, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti dovuti.

L’amministratore non può ordinare lavori di manutenzione straordinaria, salvo che rivestano carattere urgente, ma in questo caso deve riferirne nella prima assemblea.

Segretario assemblea: cosa dice la legge?

Cosa dice la legge a proposito del segretario dell’assemblea condominiale? Assolutamente nulla: proprio come avviene per il presidente dell’assemblea condominiale, la legge non prevede la figura del segretario d’assemblea. Ciò non significa, però, che un segretario non possa essere nominato per aiutare il presidente nella redazione del verbale.

Bisogna dire che, all’interno del codice civile [2], esiste una disposizione che fa inevitabilmente pensare alla necessità della nomina di un segretario d’assemblea: la norma è quella che stabilisce che delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore.

Ovviamente, non viene detto che il verbale d’assemblea deve essere redatto da un segretario ma, come saprai, è prassi largamente consolidata quella di nominare, durante la stessa riunione, qualcuno che si incarichi di assolvere a questo compito.

Regolamento condominiale e segretario d’assemblea

Se è vero che la legge nulla dice a proposito del segretario d’assemblea, è altrettanto vero che non esiste un divieto che impedisce ai singoli regolamenti condominiali di poter prevedere tale figura. Non è infrequente, dunque, leggere all’interno della regolamentazione di ciascun edificio le modalità di nomina del segretario e i compiti che gli vengono conferiti.

Dunque, se esistono disposizioni specifiche all’interno del regolamento condominiale, dovranno essere seguite queste nel momento in cui si dovrà provvedere alla nomina del segretario e, successivamente, a verificarne l’adempimento degli obblighi.

Cosa fa il segretario d’assemblea?

A prescindere dal fatto che la sua nomina sia stabilita direttamente nel regolamento (e, pertanto, è obbligatoria) oppure sia frutto di prassi consolidata, cosa fa il segretario d’assemblea? La risposta è molto semplice: il segretario aiuta il presidente nell’espletamento delle sue funzioni.

Per la precisione, il segretario dell’assemblea condominiale deve redigere e sottoscrivere il verbale della riunione assembleare, curandone altresì la trascrizione nell’apposito registro. Nello svolgimento del proprio compito il segretario è sottoposto alla supervisione del presidente d’assemblea: è quest’ultimo, infatti, a dettargli le parole da riportare all’interno del verbale.

Possiamo dunque dire che il segretario rappresenta il braccio destro del presidente d’assemblea, aiutandolo nella preparazione del verbale, nella compilazione e, infine, nella trascrizione. Si comprenderà anche che il ruolo del segretario inizia e finisce all’interno dell’assemblea: a differenza dell’amministratore, il cui ruolo è fondamentale durante tutto l’anno, il segretario, conclusasi l’assemblea, non deve fare più nulla.

Chi nomina il segretario d’assemblea?

Le modalità di nomina del segretario dell’assemblea condominiale sono rimesse alle concrete previsioni del regolamento, il quale dovrà specificare ogni previsione utile a chiarire come avverrà il conferimento dell’incarico e la durata dello stesso.

In assenza di previsione regolamentare, di norma il segretario d’assemblea viene nominato dall’assemblea dei condomini, così come avviene per il presidente.

È possibile, però, che, considerata la funzione ancillare rivestita dal segretario nei confronti del presidente, la nomina del primo possa essere prerogativa dello stesso presidente, il quale individua una persona di sua fiducia chiamandolo tra i presenti. Non c’è da sorprendersi, dunque, se spesso il segretario è nominato direttamente dal presidente.

La carica di segretario può, infatti, essere assunta da chiunque: un condomino, un rappresentante del condomino munito di delega, un terzo presente. Lo stesso presidente eletto dall’assemblea può assumere l’incarico cumulando in tal modo i due uffici. Analizziamo quest’ultima prospettiva.

Il presidente può essere anche segretario d’assemblea?

Come detto sul finire del precedente paragrafo, è possibile che il presidente d’assemblea rivesta anche il ruolo di segretario. Ciò può avvenire quando non esista un espresso divieto di cumulo delle cariche all’interno del regolamento. La scelta di affidare i compiti tipici del segretario al presidente può essere suggerita anche da motivi di praticità ed economia, visto che l’assunzione dell’incarico di segretario potrebbe anche non essere gratuita.

Ovviamente, nel caso in cui il presidente d’assemblea assumesse il ruolo di segretario contravvenendo all’espresso divieto sancito nel regolamento, la deliberazione assunta sarebbe annullabile.

L’amministratore può essere nominato segretario d’assemblea?

Quanto detto per la possibilità di cumulare in un’unica persona gli incarichi di presidente e di segretario assembleare vale anche per la figura dell’amministratore. In assenza di espresso divieto regolamentare, dunque, l’amministratore può essere nominato segretario d’assemblea.

Tuttavia, tenuto conto della delicatezza dei due incarichi, sarebbe opportuno per l’amministratore non rivestire il ruolo di segretario, soprattutto al fine di scongiurare possibili lamentele dei partecipanti in merito alla redazione del verbale assembleare, potendo quest’ultimo non rivelarsi pienamente conforme alla concreta e reale volontà espressa dai condomini riuniti in assemblea.

Si comprende facilmente, infatti, come possano crearsi gravi attriti tra l’assemblea e l’amministratore nel caso in cui quest’ultimo dovesse occuparsi della redazione del processo verbale, il quale consacra formalmente la volontà espressa dall’assemblea stessa. Poiché l’amministratore è chiamato ad eseguire la volontà dei condomini validamente formatasi in assemblea, è facile capire come possa crearsi una sorta di “conflitto d’interessi” nel caso in cui colui che redigesse concretamente il verbale, mettendo quindi nero su bianco tale volontà comune, sia anche colui che è chiamato a dare attuazione a tale volontà.

Per motivi di opportunità, dunque, anche nel caso in cui il regolamento nulla dica sul punto, sarebbe il caso che l’amministratore non ricopra il ruolo di segretario dell’assemblea condominiale.

Chi scrive il verbale se non c’è il segretario?

Poiché la figura del segretario è meramente facoltativa, in quanto nessuna norma di legge ne impone la nomina, è chiaro che l’assemblea potrebbe anche fare a meno della nomina di un segretario. In un caso del genere, chi sottoscriverebbe il verbale alla sua chiusura?

Come spiegato nell’articolo dal titolo Verbale assemblea condominio: presidente e segretario sono necessari?, un verbale assembleare è perfettamente valido anche in assenza di sottoscrizione da parte del segretario e del presidente.

Entrambe le figure, essendo facoltative, non costituiscono un requisito di validità del verbale d’assemblea, il quale, dunque, non necessita delle firme di queste due figure.

Tuttavia, in tal caso, per aver valore di prova in futuro (si pensi ad eventuali contestazioni in merito alla corrispondenza dei fatti verbalizzati rispetto a quanto è effettivamente avvenuto), dovrà essere sottoscritto da tutti i condomini partecipanti.

Se, invece, sono stati nominati sia il presidente che il segretario, sarà sufficiente la firma di entrambi affinché il verbale faccia fede delle dichiarazioni riportate.

Dunque, l’effetto della sottoscrizione del verbale ad opera del presidente e del segretario è unicamente quello di imprimervi il valore probatorio di scrittura privata con riguardo alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori. In assenza, il verbale sarebbe comunque valido [3].


note

[1] Art. 1135 cod. civ.

[2] Art. 1136 cod. civ.

[3] Cass., sent. n. 27163/2017.

Autore immagine: 123rf.com


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