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Come annullare una fattura elettronica

19 Novembre 2019 | Autore:
Come annullare una fattura elettronica

Come rimediare agli errori nella fatturazione elettronica: nota di credito, reinvio del file, autofattura e fattura integrativa.

Con l’introduzione della fatturazione elettronica, è diventato notevolmente più complesso non solo il procedimento di generazione ed invio della fattura, ma anche il suo annullamento, nei casi in cui questa operazione si renda necessaria.

Non basta più, infatti, compilare la fattura con un programma di semplice utilizzo (qui la guida Come si compila una fattura), come Excel o un qualsiasi software che metta a disposizione dei fogli di calcolo, ma bisogna creare un file in formato xml, che risponda a specifici requisiti.

La fattura elettronica, nel dettaglio, deve rispondere a precisi standard e soddisfare le caratteristiche fondamentali dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità. Non è possibile, poi, stampare e inviare o consegnare la fattura, né inoltrarla tramite mail, ma deve essere inviata e consegnata al destinatario tramite un apposito sistema d’interscambio (Sdi; qui la guida Come fare fattura elettronica).

Considerando che la procedura per la creazione e l’invio della fattura elettronica è abbastanza articolata, gli errori sono all’ordine del giorno; per non parlare dei problemi nel recapito del file, che possono essere dovuti non solo a errori o omissioni da parte dell’emittente, ma anche dal sistema d’interscambio.

Come comportarsi se vi sono degli errori o delle omissioni nel contenuto della fattura, o se si verificano delle problematiche nell’invio o nella consegna del fine? Il file inviato si può annullare? Come annullare la fattura elettronica? Gli errori si possono correggere, oppure l’unico rimedio è l’annullamento?

I problemi riguardo all’annullamento della fattura elettronica sono costituiti dal fatto che il documento debba essere inviato tramite il sistema d’interscambio: una volta effettuato l’invio, il sistema assegna un codice identificativo e non si può più tornare indietro. La fattura elettronica inviata allo Sdi e non scartata, difatti, si considera emessa e non può più essere modificata: per correggerla, si deve emettere una nota di variazione (nota di credito o nota di debito).

Nulla cambia se la fattura elettronica non è stata consegnata al destinatario: una volta inviata e non scartata, si considera comunque valida e immodificabile. Con la fattura cartacea, invece, è possibile effettuare delle modifiche sino alla consegna del documento al destinatario.

Ma procediamo con ordine, e vediamo come correggere gli errori relativi alla fattura elettronica e come rimediare alle problematiche relative alla procedura d’invio e di consegna.

Ho commesso degli errori nella redazione della fattura elettronica, ma non l’ho ancora inviata: si può annullare?

Se ti accorgi che la fattura elettronica che hai compilato è errata, ma non hai ancora inviato il documento al sistema d’interscambio, non sussistono particolari problemi. Puoi, infatti, modificare liberamente la fattura, ed inviarla dopo averla corretta.

Anche a seguito delle correzioni, puoi contrassegnare la fattura con lo stesso numero.

Ho commesso degli errori nella redazione della fattura elettronica e l’ho già inviata al sistema Sdi: si può annullare?

Se hai già inviato la fattura elettronica al sistema d’interscambio Sdi, ed il file risulta non scartato dai controlli, la fattura si considera emessa: in questo caso, non puoi più modificare o annullare il documento. In altre parole, la fattura elettronica emessa non può più essere annullata.

Tieni comunque presente che l’accettazione o lo scarto della fattura elettronica da parte dello Sdi può richiedere fino a 5 giorni.

L’unica maniera per rimediare agli errori presenti nella fattura elettronica emessa è emettere una nota di variazione, cioè una nota di credito o di debito; in caso di nota di credito, devi indicare nella causale del documento l’errore commesso e lo storno della fattura (ad esempio puoi scrivere: “storno totale fattura emessa per prova/errore”).

Anche la nota di variazione, come la fattura, deve essere inviata al sistema d’interscambio Sdi: lo Sdi invia la nota anche all’indirizzo di posta elettronica certificata (pec) del cliente ed è visionabile nell’apposita sezione nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Per errore ho emesso una fattura elettronica per un importo inferiore al dovuto: posso emettere una fattura integrativa?

Se l’ammontare dell’imponibile o dell’imposta della fattura aumenta, devi emettere una fattura integrativa per il maggior ammontare. L’aumento può essere dovuto a qualsiasi motivo, compresa la rettifica di errori o inesattezze.

Posso annullare la fattura elettronica errata scartata dal sistema d’interscambio?

Se hai inviato una fattura elettronica errata, e questa viene scartata dai controlli, il sistema d’interscambio Sdi ti invia una notifica che riporta un codice: ogni codice indica la natura dell’errore.

Purtroppo, però, il sistema riporta un codice errore tecnico, senza indicare nel dettaglio di che cosa si tratta e che cosa devi fare per rimediare all’errore.

Se disponi di un buon software gestionale di fatturazione, il programma è in grado di gestire le notifiche, e di fornire le indicazioni per procedere alla correzione della fattura errata.

Elenco dei principali codici errore fattura elettronica

Osserviamo di seguito l’elenco degli errori più comuni, che causano lo scarto della fattura da parte del sistema d’interscambio Sdi, e che cosa si deve fare per correggerli:

  • codice errore 00305 “Id Fiscale Iva del cessionario committente non valido”: se ti è apparso questo codice errore, la partita Iva o il codice fiscale del cliente che hai inserito in fattura non sono corretti; devi dunque contattare il cliente per ottenere i dati esatti, e provvedere a correggere ed a inviare di nuovo la fattura;
  • codice errore 00311 “Codice destinatario non valido”: se ti è apparso questo codice errore, il codice destinatario del cliente che hai inserito in fattura non è corretto; devi dunque contattare il cliente per ottenere il codice esatto, e provvedere a correggere ed a inviare di nuovo la fattura;
  • codice errore 00400 “Sulla riga di dettaglio con aliquota Iva pari a zero deve essere presente il campo natura”: se ti è apparso questo codice errore, significa che, compilando la fattura, non hai applicato l’Iva a un determinato imponibile, e non hai riportato il codice che giustifica la non applicazione dell’Iva (ad esempio “N4- esente”); in questo caso, a seconda della situazione, devi applicare l’aliquota Iva corretta all’imponibile, oppure devi inserire in fattura il codice di esenzione;
  • codice errore 00404 “Fattura duplicata”; errore 00409 “Fattura duplicata nel lotto”: se ti è apparso uno di questi codici errore, significa che stai trasmettendo una fattura con lo stesso numero di una fattura già inviata ed accettata; devi dunque modificare la fattura, attribuendole un nuovo numero; in base a un recente chiarimento, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che il sistema Sdi dovrebbe ora impedire di trasmettere le fatture duplicate.

Trovi l’elenco completo e aggiornato dei codici di controllo ed errore sul sito FatturaPA.

Come correggo la fattura elettronica errata scartata dal sistema d’interscambio?

Se la tua fattura è stata scartata dallo Sdi a causa di un errore, puoi modificare il file e inviarlo corretto con la stessa numerazione.

Per la precisione, hai 5 giorni di tempo (effettivi- di calendario, non lavorativi) per ritrasmettere la fattura corretta, mantenendo lo stesso numero della fattura e la data originale di emissione: in questo modo non violi le disposizioni sul momento di effettuazione dell’operazione.

Se non ti è possibile emettere la fattura con lo stesso numero e data (a causa del sistema contabile utilizzato), puoi emettere [1], in alternativa:

  • una fattura con nuovo numero e data, per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata dal sistema d’interscambio, e successivamente stornata con variazione contabile interna;
  • una fattura per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata dal sistema d’interscambio, ma con una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, evidenzi che si tratta di un documento rettificativo di quello scartato, successivamente stornato con variazione contabile interna.

In ogni caso, devi procedere alla corretta liquidazione dell’Iva in base all’operazione che hai effettuato.

Posso annullare la fattura elettronica inviata a un cliente privato tramite Sdi?

Se hai emesso una fattura elettronica verso un privato, cioè un consumatore finale o un condominio, devi innanzitutto tener presente che il cliente può non avere né codice destinatario né una casella Pec; in questo caso, devi emettere la fattura elettronica specificando il codice destinatario 0000000 (con sette zeri), perché il cliente possa ricevere la fattura elettronica nel proprio cassetto fiscale; su richiesta, devi comunque fornirgli una copia cartacea o Pdf del documento.

Il sistema Sdi, una volta accettata la fattura, la salva nel cassetto fiscale del cliente:

  • se il consumatore ha una pec o un codice destinatario, configurati come preferiti, il sistema inoltra poi la fattura a questo indirizzo (ignorando quello errato eventualmente indicato in precedenza fattura);
  • se il consumatore non ha una pec o un codice destinatario, configurati come preferiti, inoltra la fattura all’indirizzo telematico contenuto nella fattura stessa;
  • se il consumatore non ha proprio una pec o un codice destinatario, può visionare la fattura ed estrapolarla solo tramite il cassetto fiscale.

Se la fattura verso il consumatore finale non viene scartata dallo Sdi, questa si considera emessa e non più modificabile; per correggerla, non ti resta dunque altro da fare che emettere una nota di variazione.

A questo proposito, devi sapere che, nella generalità dei casi, è preferibile emettere una nota di credito a storno totale della fattura sbagliata, ed emettere successivamente una nuova fattura corretta.

Puoi invece evitare di emettere una nota di credito:

  • se il tuo errore consiste nella sola indicazione di un iban errato (relativamente al conto sul quale vuoi ricevere il pagamento dell’importo indicato in fattura);
  • se gli errori riguardano i soli campi facoltativi della fattura elettronica (ad esempio, se riguardano i dati della consegna richiesti dal cliente per la registrazione automatica del documento sui propri sistemi gestionali);
  • se ad essere sbagliato è l’indirizzo Pec o il codice destinatario del cliente; la fattura, una volta ricevuta e accettata dal sistema di Interscambio, è comunque considerata emessa e valida; in questi casi, ti basta avvertire il cliente che la fattura è reperibile nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi; devi conservare la documentazione inviata e ricevuta relativa alla fattura errata.

Posso annullare la fattura PA scartata?

Per quanto riguarda la fattura PA, cioè la fattura elettronica inviata a una pubblica amministrazione (per la quale sono previsti degli standard aggiuntivi rispetto alla “semplice” fattura elettronica), può capitare che, nonostante il superamento dei controlli del sistema d’interscambio, l’ente pubblico scarti il documento.

L’ufficio della pubblica amministrazione destinataria può comunicarti lo scarto con modalità differenti:

  • notifica di esito negativa: in questo caso a comunicare lo scarto, da parte della PA, è direttamente il sistema Sdi, con il dettaglio dell’errore che ha determinato il rifiuto del documento; in quest’ipotesi, devi procedere alla correzione ed al reinvio della fattura elettronica errata, mantenendo la stessa data e lo stesso numero;
  • rifiuto successivo all’accettazione o alla decorrenza dei termini (trascorsi 15 giorni senza alcuna comunicazione di esito positivo o negativo): in queste ipotesi, se l’amministrazione si rende conto dell’errore, ti contatta in modo diretto, richiedendo di emettere una nota di variazione; dovrai dunque emettere una nota di credito (sempre in formato fattura elettronica PA) a storno totale della fattura elettronica PA errata, ed emettere un nuovo documento elettronico con le correzioni richieste.

Posso annullare la fattura elettronica duplicata?

Se hai inviato la stessa fattura elettronica due volte, il sistema Sdi, nella generalità dei casi, rileva l’errore, e rifiuta l’invio; in particolare, il sistema d’interscambio scarta il documento se rileva gli stessi numeri identificativi, lo stesso anno di emissione, oppure lo stesso numero di protocollo.

Nel caso in cui la doppia fattura non risulti scartata, non puoi annullarla, ma devi emettere una nota di credito a storno della fattura, indicando come causale la duplicazione del documento.

Posso annullare la fattura elettronica non consegnata?

Se il sistema d’interscambio non consegna la tua fattura elettronica (ad esempio, perché ci sono dei problemi relativi alla consegna telematica), il documento si considera ugualmente emesso: il tuo cliente ha comunque la possibilità di scaricarlo accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

In queste ipotesi, sei obbligato ad informare il cliente che la fattura elettronica è disponibile nel cassetto fiscale.

Non ho ricevuto una fattura elettronica: posso rimediare?

Se non hai ricevuto una fattura elettronica da un tuo fornitore, relativa a un’operazione effettuata, devi regolarizzare per conto tuo l’operazione con l’emissione di un’autofattura elettronica, e devi versare l’eventuale imposta o maggior imposta dovuta.

Si tratta della cosiddetta autofattura per regolarizzazione.

In particolare, se si tratta di un acquisto interno, devi emettere un’autofattura sia per regolarizzare l’operazione dal punto di vista documentale, sia per versare l’imposta corretta.

Se si tratta di un acquisto intracomunitario di beni o di servizi, per il quale non hai ricevuto la fattura entro il secondo mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, devi, entro il giorno 15 del mese successivo, emettere l’autofattura in unico esemplare evidenziando anche il numero di identificazione Iva del fornitore.

Ho ricevuto una fattura elettronica errata: posso correggerla?

Se hai ricevuto una fattura elettronica errata da un tuo fornitore, relativa a un’operazione effettuata, devi regolarizzare per conto tuo l’operazione con l’emissione di un’autofattura elettronica, e devi versare l’eventuale imposta o maggior imposta dovuta.

Anche in questo caso parliamo di autofattura per regolarizzazione.

In particolare, se si tratta di un acquisto interno, devi emettere un’autofattura sia per regolarizzare l’operazione dal punto di vista documentale, sia per versare l’imposta corretta.

Se si tratta di un acquisto intracomunitario di beni o di servizi, per il quale hai ricevuto una fattura irregolare, cioè con importo inferiore al reale, devi emettere una fattura integrativa entro il giorno 15 del mese successivo alla registrazione della fattura originaria.

Posso annullare una fattura elettronica ricevuta per errore?

Che cosa puoi fare se ricevi per errore una fattura per beni o servizi non ordinati o non ricevuti? In questo caso, non puoi rifiutare la fattura elettronica inoltrata tramite il sistema d’interscambio, ma devi contattare il fornitore emittente (via mail, pec, telefono etc.) e richiedere l’emissione di una nota di variazione elettronica per azzerare la fattura errata.


note

[1] Circ. AE n. 13/E/2018.

Autore immagine: 123rf.com


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3 Commenti

  1. Mancherebbe anche questa opzione che mi è capitata ossia quella di fare per sbaglio una nota di accredito per una fattura elettronica non inviata. Cosa fare? fare una nota di debito in riferimento alla nota di accredito.

  2. E se invece ti accorgi, molto a posteriori, di non aver inviato una FE ma di aver versato Iva? ( ad esempio… a Marzo mancato invio ma è stata registrata la copia di cortesia – con la convinzione dell’invio – e versata IVA dovuta )
    In questo caso, come ci si comporta?

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