Convocazione condominio inviata da pec a email ordinaria è valida?

L’avviso con la riunione condominiale dell’assemblea si può spedire solo con posta elettronica certificata, ma che succede se il destinatario non ne dispone una?

L’amministratore del tuo condominio invia spesso, a tutti i condomini, le convocazioni per le riunioni dalla propria Pec (posta elettronica certificata). Le ricevi regolarmente al tuo indirizzo di posta elettronica ordinaria (non sei infatti dotato di una pec). Così avvisato, partecipi regolarmente alle varie assemblee indette di volta in volta. Senonché è successo, di recente, che tu abbia distrattamente cestinato la mail senza leggerla. Non hai così potuto partecipare alla riunione ed esprimere il tuo importante voto. Mediti ora di contestare l’avviso di convocazione perché irregolare. Difatti, a tuo avviso, una Pec può essere inoltrata solo a un altro indirizzo Pec. Cosa prevede la legge in proposito, visto che la riforma entrata in vigore nel 2012 ha disciplinato questo nuovo strumento di comunicazione elettronica? È valida la convocazione di condominio inviata da Pec a email ordinaria? 

La questione, seppur da un punto di vista tecnico non è affatto nuova, sotto l’aspetto giuridico invece è stata oggetto di due sole pronunce. Cerchiamo allora di fare il punto della situazione e di comprendere che valore ha una email di posta elettronica certificata indirizzato a un indirizzo di posta elettronica semplice.

Convocazione assemblea di condominio: come?

La riforma del condominio ha ridisciplinato le modalità di convocazione dell’assemblea di condominio stabilendo che, oltre alla raccomandata a.r. e alla comunicazioni a mano (controfirmata per accettazione), l’avviso può essere spedito anche tramite fax o posta elettronica certificata (appunto la cosiddetta pec).

L’amministratore è libero di scegliere la forma di comunicazione che più gli aggrada, tenendo sempre in primo conto l’intera del condominio (il che significa evitare le costose raccomandate laddove non ve ne sia bisogno). Egli può anche adottare metodi diversi a seconda dei condomini, con alcuni provvedendo ad esempio all’avviso diretto, ad altri con la raccomandata, ad altri ancora con la Pec. In ogni caso, i costi postali devono essere sempre ripartiti per millesimi e non possono essere imputati solo a chi chiede di ricevere la raccomandata e non accetta altri mezzi di comunicazione. Quindi, in un condominio cui partecipino A, B, C, D ed E, le spese per la raccomandata spedita solo a D ed E vanno imputati, pro quota, anche ad A, B e C.

Si può inviare una Pec a un indirizzo email ordinario?

Veniamo ora al lato tecnico della questione ossia la certificazione ufficiale dell’invio e della ricezione di una email di posta elettronica certificata. Per come è strutturata la Pec, questa consente la “prova certa” di tale spedizione solo quando sia il mittente che il destinatario siano entrambi muniti di Pec. Non ha quindi valore legale una Pec inviata a un indirizzo email ordinario. Difatti, in questo caso, il gestore del servizio di posta certificata non invia al mittente le due ulteriori Pec con cui attesta tanto l’inoltro dell’email, quanto il deposito della stessa presso la casella di posta del destinatario. In assenza di tale certificazione, dunque, il mittente – nel nostro caso l’amministratore di condominio – non potrà dimostrare di aver regolarmente convocato il condomino non munito, a sua volta, di Pec. Sicché, nei confronti di quest’ultimo, dovranno essere adottati altri metodi di comunicazione (raccomandata, avviso a mani, fax).

Senonché, da un punto di vista giuridico, viene in rilievo la recente apertura, da parte della giurisprudenza, nei confronti dell’email ordinaria, a cui si sta gradatamente riconoscendo un valore di prova quando si possa dimostrare l’effettiva ricezione. Il caso è stato spesso sollevato con riferimento alle sanzioni disciplinari nell’ambito lavorativo o allo stesso licenziamento: se il dipendente, impugnando il provvedimento del datore di lavoro, dimostra di aver preso visione dell’email semplice con cui gli viene comunicato l’avvio del procedimento interno di irrogazione della sanzione, anche l’email ordinaria può essere considerata come prova documentale scritta. 

Di qui il dubbio: se la Pec viene inviata all’email ordinaria e vi è prova della ricezione, la convocazione all’assemblea di condominio può essere considerata comunque valida? 

C’è poi un altro aspetto da tenere in considerazione: che succede se è lo stesso condomino ad autorizzare l’amministratore all’invio di comunicazioni tramite email semplice? È in suo potere – anche al fine di sollevare il condominio dai costi del servizio postale – di accettare avvisi di convocazione in una modalità più “informale”, in deroga quindi alle disposizioni di legge (art. 66 disposizioni di attuazione del codice civile)? Ecco qual è stata la risposta della giurisprudenza.

Convocazione condominiale all’email ordinaria: è valida?

La questione è stata affrontata da due pronunce in modo però opposto. La prima fa capo al tribunale di Genova [1]; secondo il giudice ligure, in un caso del genere, l’avviso di convocazione deve ritenersi non soddisfare i requisiti di forma richiesti dalla legge. Ciò per via del fatto che, non essendo entrambi i soggetti in questione (amministratore da un lato e condomino dall’altro) titolari di una casella di posta elettronica certificata, non è possibile avere attestazione dell’avvenuta ricezione della comunicazione; attestazione, quest’ultima, che, insieme a quella di avvenuto invio, costituisce il presupposto su cui si basa la stessa definizione, come abbiamo visto, di Pec. 

Ne deriva l’annullabilità della delibera assembleare, che però deve essere impugnata entro 30 giorni dalla sua adozione (per i presenti) o dalla comunicazione del relativo verbale (per gli assenti). Nel caso in cui il termine spiri, l’assemblea diventa invece definitiva e non più contestabile.

La seconda pronuncia è invece a firma della Corte di appello di Brescia [2]. Quest’ultima è stata, invece, meno rigorosa. Pur evidenziando infatti, in tema di convocazione dell’assemblea, l’importanza della comunicazione via Pec, «posto che solo con tale modalità perviene al notificante un messaggio di accettazione e consegna dell’avviso», il Collegio ha tuttavia ritenuto che la convocazione fosse stata eseguita correttamente, essendo stato lo stesso condòmino, nella circostanza, ad aver richiesto la comunicazione attraverso un mezzo informale quale la e-mail e non avendo egli indicato un indirizzo Pec. Un’interpretazione, questa, che legittimerebbe, quindi, l’utilizzo della Pec da parte dell’amministratore a condizione che i condòmini interessati lo autorizzino ad inviare l’avviso di convocazione al loro indirizzo di posta elettronica semplice.