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Segreteria virtuale: come funziona?

5 Febbraio 2020 | Autore:
Segreteria virtuale: come funziona?

Uno strumento per essere sempre reperibile e gestire agenda e telefonate anche quando il tuo ufficio è chiuso. Ecco i vantaggi per aziende e professionisti.

Hai un’azienda ed hai bisogno di ottimizzare la tua reperibilità. Naturalmente, non puoi permetterti di pagare delle persone 24 ore su 24 e sette giorni alla settimana perché stiano attaccate al centralino, ricevano ed inoltrino i messaggi e fissino degli appuntamenti. L’unica soluzione per coprire ogni ora del giorno e dell’anno, compresi Natale, Pasqua e Capodanno, è la segreteria virtuale: come funziona?

Questo servizio non serve soltanto quando non ci sei, ma anche quando ti trovi in ufficio. Pensa a quando sei in riunione o al telefono e la tua segretaria è impegnata in altri compiti. Il telefono squilla, il cliente vuole avere un contatto con te, ma è impossibile in quel momento alzare la cornetta e dedicargli il tempo che merita. La segreteria virtuale è in grado di gestire qualsiasi attività, compresa l’interazione con chi è iscritto ad una tua pagina sui social network. Vediamo come funziona.

Segreteria virtuale: che cos’è?

La segreteria virtuale è un servizio attivo ad ogni ora del giorno e per tutto l’anno che, come accennato poco fa, riesce a risolverti dei problemi pratici quando non sei in ufficio oppure quando sei presente, ma impegnato con un altro cliente.

Ad esempio, la segreteria virtuale può:

  • rispondere alle telefonate;
  • rispondere a messaggi sulle tue pagine social o sulle app di messaggistica;
  • ricevere e rispondere alle e-mail normali o certificate (Pec);
  • organizzare l’agenda;
  • compilare dei moduli per il Fisco o per la Pubblica Amministrazione.

Segreteria virtuale: quali vantaggi?

Il vantaggio principale di una segreteria virtuale è quello di gestire il tuo ufficio e la tua agenda quando tu o il tuo personale siete impossibilitati a farlo. Le aziende che hanno adottato questa soluzione stanno scoprendo la sua utilità anche grazie allo sviluppo della tecnologia. In pratica, grazie a questo servizio, oggi possono:

  • essere sgravati dalla burocrazia;
  • evitare di perdere messaggi di posta elettronica, contatti con nuovi clienti, messaggi importanti, ecc.;
  • essere sempre al corrente di quello che avviene in azienda;
  • essere reperibile in ogni momento, anche quando i tuoi uffici sono chiusi.

Segreteria virtuale: a chi serve?

Ecco alcuni esempi di chi e perché può utilizzare la segreteria virtuale:

  • un medico che ha la necessità di spostare gli appuntamenti dei suoi pazienti;
  • un agente immobiliare che deve comunicare ai clienti delle nuove opportunità sul mercato e fissare l’appuntamento per un sopralluogo;
  • un amministratore di condominio che ha bisogno di effettuare delle comunicazioni ai vicini;
  • un professionista che deve inviare delle comunicazioni ai suoi clienti e fissare con loro degli incontri.

Segreteria virtuale: come funziona?

Per accedere ad una segreteria virtuale, bisogna collegarsi via Internet ad una delle società che offrono questo servizio. In Italia, ad esempio, una delle migliori segreterie virtuali è Segretaria.me.

Una volta entrati nella home page del sito, occorre procedere alla configurazione per impostare quello che la segreteria virtuale dovrà fare, le notifiche, l’anagrafica, le sedi dell’azienda, ecc. Nel dettaglio, in questo passaggio si dovrà definire come deve rispondere la segreteria, come deve gestire le telefonate e gli appuntamenti, che cosa deve dire la voce pre-registrata al momento della risposta, a chi deve notificare i messaggi, ecc.

Ovviamente, puoi restare sempre in contatto con la tua segreteria virtuale attraverso diversi canali, ovvero via e-mail tramite un’app dedicata o entrando nel tuo pannello di controllo sul sito della società che ti fornisce il servizio.



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