La Pec garantisce il valore legale delle comunicazioni

Se hai dei dubbi sul valore legale della Pec, sei nel posto giusto. In questo articolo, ti spieghiamo in maniera esaustiva se puoi fare affidamento su questo tipo di comunicazione a livello legale.

Il progresso della tecnologia ha indubbiamente rivoluzionato le nostre vite, consentendoci di comunicare istantaneamente con i nostri affetti, in modo totalmente imprevedibile fino a pochi decenni fa. Anche la posta ha seguito il medesimo percorso, diventando sempre meno fisica e sempre più elettronica, grazie alla diffusione esponenziale dello strumento delle e-mail. Nel nostro Paese, si è dunque sollevato il problema di trovare un corrispettivo telematico a uno strumento storico e largamente diffuso come la posta raccomandata, con cui i cittadini italiani ricevono e inviano da decenni comunicazioni dal valore legale. La soluzione al dilemma è arrivata dalla cosiddetta Pec (acronimo di Posta elettronica certificata), servizio di posta simile a una normale casella e-mail che tutti i cittadini italiani possono sottoscrivere, in modo da avere una valida alternativa alla posta raccomandata con ricevuta di ritorno. Ma la Pec garantisce il valore legale delle comunicazioni?

A differenza di una e-mail tradizionale, la posta elettronica certificata assicura due caratteristiche fondamentali:

• l’inalterabilità del messaggio originale;
• la certezza di invio e ricezione.

Come avrai avuto modo di verificare, il messaggio di una e-mail normale è facilmente modificabile, anche attraverso la funzione di inoltro. Con la Pec questa possibilità è esclusa, perché il messaggio originale vien:

• inserito in una sorta di busta elettronica;
• firmata digitalmente dal gestore della casella;
• consegnato in un file non modificabile, che contiene l’intero testo.

Grazie a questo sistema, le comunicazioni effettuate attraverso la posta elettronica certificata hanno la certezza di arrivare a destinazione integre e non modificate.

I gestori di posta elettronica certificata devono rispettare dei rigidi standard qualitativi, in modo da assicurare ai loro clienti un servizio efficiente, sicuro e affidabile. Fra i parametri da rispettare, c’è l’obbligo di notifica dell’invio e della ricezione di una Pec. Tutti gli utilizzatori di questo servizio possono così conoscere con precisione la data e l’ora dell’invio e della ricezione di ogni loro comunicazione.

I gestori di una casella di posta elettronica certificata sono inoltre tenuti a conservare sui loro server tutti i dati relativi alle e-mail inviate dai loro clienti per almeno 30 mesi, in modo da garantire l’utilizzo di queste informazioni in caso di contenzioso.

Tutto ciò conferisce alla posta elettronica certificata un valore legale. In caso di contenzioso, è infatti possibile dimostrare l’invio e la ricezione di diffide, comunicazioni, disdette e altre tipologie di comunicazione. Di conseguenza, la Pec è uno strumento indispensabile per:

• le aziende (per fatture e contratti);
• la Pubblica amministrazione (comunicazioni a proposito di concorsi, Agenzia delle Entrate, Inps);
• professionisti iscritti ad albi come avvocati, giornalisti, architetti;
• privati cittadini che desiderano munirsi di uno strumento con cui dare valore legale alle proprie comunicazioni.

Proprio per l’importanza di mantenere sempre un altissimo livello di sicurezza ed efficienza nelle comunicazioni fra Pec, di default le caselle di posta elettronica certificata rendono impossibile la ricezione di e-mail da caselle tradizionali.

Esattamente come avviene per una raccomandata con ricevuta di ritorno, un messaggio di posta elettronica certificata mantiene inalterato il suo valore anche nel caso in cui il destinatario dichiari di non averla mai letta, a prescindere dalle ragioni che egli darà. Non gli sarà infatti possibile contestarne in nessun modo la valenza giuridica, né provare i più disparati disguidi tecnici.

A proposito del valore legale di un messaggio di posta elettronica certificata, la Pec certifica l’integrità, l’avvenuto invio e la corretta ricezione di un messaggio di posta elettronica ma da sola non garantisce nulla a proposito del contenuto di eventuali documenti inviati in allegato. In sostanza, la sola trasmissione via Pec di una semplice scansione dello stesso non sostituisce la consegna del documento cartaceo firmato originale.

Per rendere valido il file della scansione trasmesso in allegato alla posta elettronica certificata, è quindi necessario firmarlo digitalmente, eventualmente avvalendosi degli strumenti messi a disposizione dagli stessi gestori di una Pec. Solo i documenti informatici convalidati con la tua firma digitale hanno piena efficacia giuridica e sono in grado di soddisfare il requisito della forma scritta previsto dalle leggi vigenti.

Utilizzare la posta elettronica certificata

Anche se quanto ti abbiamo appena spiegato potrebbe indurti a pensare il contrario, utilizzare una casella di posta elettronica certificata è molto semplice e non dissimile dall’utilizzo di una casella e-mail normale. Una volta acquistata la Pec, ti basterà infatti configurarla su un client come Outlook di Microsoft, Thunderbird o Mail di Apple, utilizzando i parametri relativi alla porta e al server in entrata e in uscita che ti verranno forniti direttamente dal gestore della casella di posta elettronica certificata.

Sia sul computer Desktop che sui dispositivi mobile, avrai così la possibilità di gestire, organizzare e archiviare tutte le comunicazioni ricevute sulla Pec, per un utilizzo più rapido ed efficiente delle tue e-mail.

Come attivare una casella Pec

I costi per avere una casella di posta elettronica certificata si sono notevolmente ridotti, come del resto le pratiche burocratiche per attivarla. Solitamente è possibile attivare una Pec direttamente online, inviando al gestore prescelto qualche modulo compilato e firmato, insieme a una scansione di un documento di identità e del codice fiscale.

La procedura di attivazione richiede solitamente pochissimi giorni, al termine dei quali si avrà a disposizione una casella di posta elettronica certificata completamente funzionante. Il passaggio più difficile, a questo punto, è sicuramente quello di scegliere un provider per la Pec e l’offerta più adeguata alle nostre esigenze. Vediamone insieme qualcuna.

Poste Italiane mette a disposizione dei propri utenti tre piani tariffari per la posta elettronica certificata. Quello più conveniente è il piano pec base privati, che per un costo annuo di 5,50 euro + Iva mette a disposizione 100 MB di spazio e un invio massimo giornaliero di 200 messaggi, con la possibilità di estendere lo spazio con ulteriori pacchetti di 100 MB a un costo di 1 euro l’uno più Iva. Sono, inoltre, disponibili sconti per l’acquisto del servizio per un periodo di tempo di due anni o più.

Un altro servizio a cui ti consigliamo di dare un’occhiata è quello di Aruba. Il piano più conveniente è il Pec standard, che per una cifra di 5 euro + Iva all’anno fornisce:

• ben 1 Gb di spazio;
• la notifica su un indirizzo e-mail secondario dei messaggi ricevuti;
• filtro antivirus e antispam;
• 100 Mb di spazio per singolo messaggio;
• un massimo di 500 destinatari:
• la possibilità di attivare la ricezione di e-mail non certificate.

Il piano Pec pro ha invece un costo di 25 euro + Iva all’anno, e in aggiunta a quanto garantito dal piano precedente, concede 2 Gb di spazio (più altri 3 Gb di solo archivio) e la notifica sms della ricezione di messaggi.

Infine, il piano Pec premium per una cifra di 40 euro + Iva all’anno assicura tutto ciò che abbiamo detto in precedenza, con l’aggiunta di 2 GB di spazio più altri 8 dedicati all’archivio, per un totale di 10 Gb.

Chiudiamo il nostro excursus sulle migliori offerte per l’attivazione di una casella di posta elettronica certificata con i piani proposti da Legalmail, di Infocert. Il piano base proposto è il Bronze, che per 18,90 euro + Iva all’anno assicura:

• 5 GB di spazio (suddivisi in 2GB di Inbox e 3GB di archivio);
• la versione dedicata ai dispositivi mobile.

Il piano Silver prevede invece 8 GB di spazio (2 GB di Inbox e 6 GB di archivio) per una cifra di 29,90 euro + Iva all’anno.

Se tutto questo non ti basta, puoi usufruire del piano Gold, che ti costerà 49 euro + Iva all’anno, mettendo però a tua disposizione ben 15 GB di spazio, suddivisi in 2 GB di Inbox e 13 GB di solo archivio.

Posta elettronica certificata: conclusioni e consigli

Come avrai capito, la posta elettronica certificata è uno strumento ormai indispensabile per tutti i professionisti iscritti a un albo e per tutte le imprese, che a un costo di pochi euro all’anno può farti risparmiare burocrazia e tempo, fornendoti al tempo stesso le più ampie garanzie legali sulle tue comunicazioni.

Se desideri avere ulteriori approfondimenti su questo strumento, ti raccomandiamo di attingere a tutto il materiale presente sul nostro sito a proposito di questo importante tema. In particolare, ti consigliamo di leggere l’articolo Un professionista può avere due Pec?, nel quale troverai analisi e le riflessioni sull’opportunità di attivare due caselle di posta elettronica certificata contemporaneamente.