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Fattura elettronica: la guida

29 maggio 2014


Fattura elettronica: la guida

> Business Pubblicato il 29 maggio 2014



P.A., ecco cosa cambia per uffici e fornitori: l’obbligo scatta per ministeri, agenzie fiscali e previdenza; stop definitivo ai documenti cartacei; la conservazione è solo elettronica.

Tra una settimana, e precisamente il prossimo 6 giugno, scatta l’obbligo per i fornitori della Pubblica Amministrazione di emettere la cosiddetta fattura elettronica ogni volta che viene effettuata una cessione di beni o una prestazione di servizio realizzata nei confronti di ministeri, agenzie fiscali ed enti di previdenza solo con modalità elettroniche.

Si passerà da una prima fase transitoria che coinvolgerà 38 amministrazioni (tra cui tutte le scuole di ogni ordine e grado, tutte le forze di polizie disseminate su tutto il territorio dello Stato, ecc.) per arrivare, al 31 marzo 2015, all’estensione a tutte le altre pubbliche amministrazioni.

Il nuovo obbligo comporta l’emissione, la trasmissione e la conservazione elettronica dei documenti. Ciò sarà, per i fornitori della Pa, l’unico modo per far valere i propri crediti e ottenere il pagamento dalle amministrazioni.

Gli adempimenti richiesti sia ai fornitori che alle pubbliche amministrazioni sono molteplici e pieni di vincoli organizzativi, informatici e di processo e vanno conosciuti e affrontati per tempo per essere pronti all’appuntamento.

Abbiamo cercato di sintetizzare in questa scheda i principali aspetti di questa rivoluzione digitale.

 

Fattura verso la P.A.

La fattura elettronica nei confronti delle pubbliche amministrazioni risulta caratterizzata dalla sua obbligatorietà secondo la prevista calendarizzazione del 6 giugno per i ministeri e gli enti previdenziali e poi dal 31 marzo 2015 per la totalità degli uffici pubblici. La FatturaPA, da trasmettere elettronicamente attraverso il Sistema di interscambio, è un documento informatico in formato strutturato Xml – extensible Markup language, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale.

Oltre alle informazioni fiscali, nel tracciato vanno ricomprese le indicazioni sul soggetto trasmittente, con identificativo fiscale, progressivo di invio e numero di trasmissione, nonché sull’amministrazione destinataria, identificata con il codice identificativo univoco, oltre a Cig e Cup.

 

Fattura tra operatori economici

A differenza della fatturaPA, l’adozione della fattura elettronica tra privati non è ancora obbligatoria anche se la Commissione Europea ha fissato al 2020 il termine entro cui rendere la fatturazione elettronica il principale modo di fatturazione in Europa.

La fattura elettronica tra operatori commerciali (B2B) può essere emessa, previa accettazione del destinatario, in alternativa con apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, mediante utilizzo di sistemi Edi o con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile.

Per la pubblica amministrazione invece l’obbligo sta per divenire cogente.

Il calendario

Dal prossimo 6 giugno 2014, i fornitori di ministeri e loro articolazioni, Agenzie fiscali ed enti di previdenza sono obbligati ad emettere, trasmettere e conservare fatture in formato elettronico nei confronti di tali clienti-destinatari.

Quanto invece alle altre amministrazioni pubbliche operanti sul territorio, ivi comprese quelle locali, il relativo obbligo decorrerà soltanto a partire dal 31 marzo 2015.

Tra le pubbliche amministrazioni destinatarie di fatturePA sono infatti ricompresi tutti i soggetti anche autonomi che concorrono al perseguimento degli obiettivi di finanza pubblica definiti in ambito nazionale e che sono inseriti nel conto economico consolidato ed individuati entro il 30 settembre di ciascun anno nell’apposito elenco pubblicato dall’Istat.

Adempimenti per i fornitori

I fornitori delle amministrazioni pubbliche sono chiamati a gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione. I fornitori possono avvalersi di intermediari per interagire con il Sistema di Interscambio, sia nelle fasi di generazione delle fatture in formato xml e loro sottoscrizione digitale, sia per la trasmissione che per la successiva gestione delle varie ricevute generate dal Sdi. Fondamentale è la corretta individuazione del codice identificativo dell’ufficio destinatario del documento che presuppone l’associazione delle proprie anagrafiche clienti ai codici ufficio comunicati dalle Pa o reperiti sull’Indice Ia.

Obblighi per la P.A.

Per prepararsi all’avvio dell’obbligo di fatturaPA, ciascuna amministrazione pubblica deve realizzare una serie di attività di mappatura e riorganizzazione dei propri Uffici, censendo quelli destinatari delle fatture, preoccupandosi inoltre di interagire con il Sistema di interscambio attraverso l’accreditamento del soggetto ricevente.

Con l’avvio dell’obbligo di fatturaPa, tutte le amministrazioni destinatarie non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all’invio del documento in forma elettronica.

Inoltre ricevuta la fatturaPa, occorrerà esplicitare l’esito per la stessa e monitorare costantemente i files ricevuti.

La trasmissione

La fattura elettronica destinata a una P.A. può essere veicolata a quest’ultima transitando obbligatoriamente attraverso il sistema di interscambio.

Deve essere a tal fine scelto uno dei canali di invio a disposizione, e cioè:

– PEC (posta elettronica certificata);

– Invio via web

– web service

– protocollo Ftp

– porta di dominio (solo per soggetti attestati sul Sistema pubblico di connettività).

Il Sistema di interscambio, ricevuta la fatturaPa, la controlla, “legge” il codice ufficio destinatario e la inoltra all’Amministrazione destinataria, utilizzando il canale di ricezione scelto.

La scelta del canale di ricezione viene operata da ogni amministrazione, associandolo sull’indice Pa al codice dell’ufficio.

Conservazione elettronica

Sia il soggetto emittente che l’amministrazione pubblica destinataria, in caso di fatturaPa sono obbligati alla conservazione elettronica delle fatture trasmesse e ricevute.

Il Decreto ministeriale 23.01.2004 stabilisce una serie di specifiche regole quali una tempistica di conservazione delle fatture di 15 giorni e degli altri documenti di un anno.

Il documento cartaceo non potrà essere pagato

La fattura elettronica obbligatoria nei confronti delle pubbliche amministrazioni si sta rapidamente spogliando delle vesti esclusive di mero documento di costo, assumendo invece i contorni anche di strumento in grado di fornire tutta una serie di informazioni strutturate, autonomamente utilizzabili ai fini del controllo della formazione della spesa pubblica e della certificazione dei crediti vantati dai fornitori nei confronti di Pubbliche amministrazioni.

Il cosiddetto decreto Irpef, oltre all’anticipazione dell’obbligo per tutte le pubbliche amministrazioni, comprese quelle locali, al 31 marzo 2015, ha ampliato il contenuto informativo obbligatorio della fattura Pa, integrandolo con l’inclusione dei codici Cig (Codice identificativo di gara) e Cup (Codice unico di progetto).

Questa novità ha un effetto immediato riguardando tutte le fatture, comprese quelle che saranno trasmesse dal 6 giugno 2014. Inoltre i dati delle fatture comprensivi delle informazioni di invio, ricezione e del Cig saranno acquisiti dalla piattaforma elettronica per la gestione telematica del rilascio, in modalità automatica, delle certificazioni dei crediti verso le Pubbliche amministrazioni.

I nuovi obblighi

Con l’avvio dell’obbligo, tutte le amministrazioni destinatarie non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e neanche procedere al pagamento, neppure parziale, sino all’invio del documento in forma elettronica. I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno invece gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione.

Identikit della fattura

Più nel dettaglio, la fattura Pa è un documento informatico in formato xml-eXtensible Markup Language, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale. A differenza quindi della fattura elettronica nei rapporti B2B, per la cui emissione si possono utilizzare anche sistemi di controllo di gestione, la trasmissione Edi, ovvero analoghe modalità tecniche, l’unica fattura Pa validamente emessa è quella che rispetta il tracciato xml individuato e che viene sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale dal mittente, ovvero di un terzo delegato.

La firma qualificata o digitale è necessaria per garantire l’integrità delle informazioni e l’autenticità dell’emittente. Oltre alle informazioni fiscali obbligatorie per legge, sulla fattura Pa dovranno comparire le indicazioni sul soggetto trasmittente, con identificativo fiscale, progressivo di invio e numero di trasmissione, nonché sull’amministrazione destinataria, identificata con un apposito codice. Con le modifiche apportate dal decreto n. 66 del 2014, risulta ora obbligatoria anche l’indicazione dei codici Cig e Cup.

La trasmissione del documento

La trasmissione, anche per il tramite di intermediari, delle fatture in formato xml, avverrà attraverso il sistema di interscambio – Sdi, in grado di ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della fattura Pa, inoltrarle alle amministrazioni destinatarie ed effettuare controlli sui file trasmessi dai fornitori.

In particolare il sistema di interscambio fornisce i servizi di accreditamento al sistema e riceve le fatture trasmesse in formato elettronico, validando e gestendo i relativi flussi. A tal fine, il sistema effettua le opportune verifiche sui dati trasmessi, controllandone integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori della fattura Pa. Terminati tali controlli, procede all’inoltro delle fatture alle amministrazioni destinatarie, notificando l’esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta. Questo momento è fondamentale per gli operatori, in quanto la fattura Pa si considera emessa nel momento in cui viene loro recapitata dal sistema la ricevuta di consegna, se l’inoltro all’amministrazione destinataria ha avuto esito positivo.

Una volta emessa e ricevuta, la fattura Pa va conservata elettronicamente. I termini per la conservazione elettronica della fattura trasmessa, così come quelli per calcolare gli interessi di mora, decorrono dalla data della ricevuta di consegna.

 

 

note

Autore immagine: 123rf . com


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