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Come evitare che le mail vadano in spam

17 Aprile 2020
Come evitare che le mail vadano in spam

Se ti stai chiedendo come evitare che una mail finisca nella casella spam, sei nel posto giusto. In questa nostra guida ti daremo utili indicazioni per scongiurare questo spiacevole inconveniente.

Nonostante la diffusione negli ultimi anni dei social network e delle più disparate applicazioni di messaggistica istantanea, le mail rimangono uno strumento di comunicazione fondamentale, soprattutto in ambito lavorativo. Più sintetica di una conversazione telefonica, più professionale e distaccata di un messaggio su WhatsApp, una mail scritta con le dovute accortezze può semplificare di molto la nostra vita, aggiornando singoli o gruppi di persone in maniera rapida e intuitiva e diventando allo stesso tempo un utilissimo modo per presentarsi agli sconosciuti. Spesso possono però presentarsi alcuni inconvenienti.

A causa del continuo ricorso allo strumento della mail da parte di malintenzionati per scopi fraudolenti, i provider di posta elettronica hanno progressivamente ristretto i loro filtri di sicurezza, con la spiacevole conseguenza di incanalare alcuni messaggi di posta totalmente limpidi e legittimi nelle cartelle destinate allo spam. Non tutti hanno la buona abitudine di controllare quotidianamente questa cartella, per cui un tuo messaggio inserito erroneamente nella casella riservata allo spam potrebbe non essere letto dal destinatario.

Sorge quindi spontanea una domanda: come evitare che le mail vadano in spam? Nel proseguimento dell’articolo ti forniremo alcune utili linee guida, che ti assicureranno di arrivare sempre a destinazione con i tuoi messaggi di posta elettronica, evitando di perdere buone occasioni a causa dei filtri anti spam. Per completezza, non ci concentreremo soltanto sulle mail da te inviate, ma anche su quelle da te ricevute, che potrebbero involontariamente subire la stessa malaugurata sorte, impedendoti di leggere preziose comunicazioni.

Come impedire che le mail da te inviate finiscano nello spam

Anche se i filtri anti spam sono spesso imperscrutabili e soggetti a continui cambiamenti, non sempre positivi, esistono alcune linee guida da seguire per limitare al minimo il rischio che le mail da te inviate finiscano nella cartella riservata allo spam del destinatario.

Uno degli aspetti su cui devi maggiormente concentrarti è quello in apparenza più banale, cioè il testo del tuo messaggio di posta elettronica. Anche se sei solito utilizzare parti scritte in codice HTML nelle tue mail, devi ricordarti di includere sempre del testo puro nel tuo messaggio.

L’HTML non è sempre visualizzabile da tutti, e un corpo della mail scritto esclusivamente con questo codice può fare insospettire i filtri anti spam, impedendo di conseguenza la corretta ricezione del tuo messaggio. Sia per quanto riguarda il corpo del messaggio di posta elettronica, sia per l’oggetto vero e proprio della mail, è inoltre opportuno evitare l’utilizzo di parole ambigue, che spesso fanno insospettire i filtri anti spam.

Quando possibile, evita dunque di inserire nei vari campi del messaggio di posta elettronica parole che abbiano a che fare col sesso, con la droga e con qualsiasi tipo di attività illegale o fraudolente. In questo modo ridurrai considerevolmente il rischio che le tue comunicazioni siano ingiustamente considerate pericolose per il destinatario.

Un altro aspetto di una mail su cui devi assolutamente concentrarti è l’eventuale presenza di allegati o di immagini che accompagnano il testo. Come regola generale, non esagerare mai con il numero e la dimensione degli allegati a un messaggio di posta elettronica. Grazie alla diffusione di servizi come Dropbox, Google Drive o WeTransfer, in maniera del tutto gratuita è ormai possibile evitare l’invio di allegati pesanti dal punto di vista della dimensione, mandando al loro posto un più agile e snello link per farli scaricare autonomamente al destinatario. Questa semplice accortezza non serve solo a evitare che le tue comunicazioni vengano catturate dai filtri anti spam, ma anche e soprattutto per agevolare il compito del destinatario di un messaggio di posta elettronica e, in ultima analisi, per dimostrare la tua professionalità e la tua efficienza ai tuoi interlocutori. Parallelamente a tutto ciò, è importante anche limitare al minimo indispensabile il numero di immagini contenute all’interno di un messaggio di posta elettronica.

Non inviare mai mail contenenti solo un’immagine senza testo, e più in generale cerca di fare in modo che il testo occupi la maggior parte del tuo messaggio. Le mail che contengono molte immagini e una quantità limitata di testo insospettiscono i filtri anti spam, vanificando potenzialmente i tuoi sforzi nell’amalgamare delle utili immagini con del testo esplicativo a proposito di esse.

Soprattutto nel caso in cui tu gestisca una newsletter, potresti essere catturato dai filtri anti spam a causa dell’invio massivo di messaggi di posta elettronica a diversi destinatari. Purtroppo, chi utilizza lo spam per scopi fraudolenti è solito inviare un imponente numero di mail in brevi lassi di tempo per ottimizzare i suoi sforzi. Di conseguenza, i filtri anti spam agiscono in modo da limitare questa pratica.

Per aggirare questo pericolo, se hai la necessità di inviare messaggi di posta elettronica a molti destinatari devi prendere in considerazione l’idea di utilizzare un server SMTP professionale, capace di superare grazie alla sua autorevolezza ogni possibile limitazione. Un servizio che ci sentiamo di consigliarti in questo senso è MailChimp, che a prezzi decisamente ragionevoli mette a disposizione dei propri clienti un’efficace suite di servizi e funzionalità volta proprio a gestire l’invio massivo di mail.

Se nonostante le tue buone intenzioni hai ancora dei dubbi sull’affidabilità dei messaggi di posta elettronica da te inviati dalla prospettiva dei filtri anti spam, puoi prendere in considerazione l’idea di rivolgerti a uno dei tanti servizi che si occupano di verificare al posto tuo l’efficacia delle mail da te inviate, senza compromettere la tua privacy.

Seguendo i suggerimenti di questi servizi sarai in grado di capire cosa modificare in modo da superare le barriere del provider di posta elettronica del destinatario di una tua comunicazione. Uno dei migliori servizi per questo tipo di problematica è quello fornito da SendBlaster, che a prezzi ridotti mette a disposizione dei propri clienti anche gli strumenti per un’efficace gestione delle newsletter, che abbiamo affrontato nel precedente paragrafo.

Come impedire che le mail da te ricevute finiscano nello spam

Dopo esserci concentrati sulle accortezze da seguire per fare in modo che le mail da noi inviate non finiscano nelle cartelle riservate allo spam dei destinatari, ci occupiamo adesso delle azioni da compiere per evitare che le mail che riceviamo, da noi considerate utili o necessarie, non subiscano lo stesso infelice destino.

Un primo strumento a tua disposizione per questa necessità è fornito dalla stragrande maggioranza dei provider di posta elettronica, ed è assolutamente intuitivo. Recandoti nella cartella riservata allo spam della tua casella di posta elettronica, che ti consigliamo di consultare in ogni caso con regolarità, puoi facilmente trovare un’opzione o un pulsante volto a comunicare al provider che un determinato messaggio proviene da un mittente attendibile. Ricorrendo a questa semplice funzione, il provider “imparerà” dalle tue direttive, inserendo nella cartella dedicata alla posta in arrivo non soltanto il messaggio in questione, ma anche ogni eventuale mail futura ricevuta dal medesimo mittente.

Sfortunatamente, non siamo in grado di fornirti una procedura univoca per mettere in pratica tutto ciò, perché ogni provider di posta elettronica ha un’interfaccia diversa e un differente approccio all’esperienza utente. In ogni caso, aprendo una mail finita ingiustamente nella cartella spam dovresti trovare facilmente, sia nella versione web, sia nelle applicazioni mobile o desktop, un pulsante destinato a questo scopo, che solitamente riporta diciture come Attendibile, No spamNon spam o Non è spam. Selezionando la dicitura che fa al caso tuo riporterai un messaggio da te ricevuto nel posto giusto, cioè la cartella posta in arrivo, e impedirai che si verifichi nuovamente un’erronea attribuzione di spam a un mittente del tutto affidabile.

Un’ulteriore opzione a tua disposizione per fare in modo che i messaggi di posta elettronica ricevuti da un mittente fidato non vengano classificati come spam consiste nello sfruttare la tua personale rubrica, che ogni provider mette a disposizione dei propri utenti. Per mettere in pratica questa semplicissima operazione, vai nella cartella dedicata allo spam del tuo account di posta e seleziona una mail finita erroneamente in questa locazione.

Nel campo destinato al mittente, all’interno dell’interfaccia generale dell’applicazione o del sito web della tua casella di posta elettronica, hai la possibilità di aggiungere un mittente alla tua rubrica, attraverso un pulsante che solitamente reca una dicitura esplicita come Aggiungi alla rubrica. I filtri anti spam sono spesso impostati in modo da consentire la ricezione di messaggi provenienti da contatti all’interno della rubrica del destinatario, considerati evidentemente affidabili. Con questa piccola ed elementare procedura dovresti quindi evitare sgradite sorprese e non perdere nessuna comunicazione importante a te inviata.

Dal momento che attraverso la lettura di questo nostro articolo hai appreso importanti nozioni a proposito della gestione della tua casella di posta elettronica, ti consigliamo un altro approfondimento sullo strumento delle mail, che prima o poi potrebbe tornarti utile nel corso della tua esperienza privata o lavorativa. L’articolo si intitola “Recupero password email” e contiene al suo interno tutte le indicazioni necessarie per un rapido ed efficace recupero delle credenziali smarrite della nostra casella di posta elettronica.


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