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Verbale assemblea condominiale

16 Maggio 2020 | Autore:
Verbale assemblea condominiale

Il condominio è l’unità immobiliare composta da più appartamenti, ciascuno dei quali appartiene a un soggetto diverso. Alcuni elementi strutturali sono in comune a tutti. Per l’amministrazione accurata del bene è necessario ricorrere ad alcuni organi di gestione.

Il condominio, piccolo o grande che sia, ha bisogno di precise regole che ne definiscano l’organizzazione. In alcuni casi, per le realtà più piccole, è sufficiente il buon senso di proprietari e inquilini; in altri, è indispensabile ricorrere a figure professionali che si occupino dell’ordinaria e della straordinaria amministrazione. A tal fine, vengono in aiuto le disposizioni del codice civile attraverso le quali è possibile conoscere tutti gli adempimenti cui bisogna sottostare.

È possibile intervenire sui problemi che sorgono all’interno dell’edificio in maniera diversa, ma, in linea di massima, il soggetto che si fa carico della prevenzione e della soluzione dei conflitti è l’amministratore di condominio. Egli, tra le altre funzioni, ha il compito di redigere il verbale dell’assemblea condominiale. In queste brevi righe, proveremo, dunque, a capirne di più. In particolare, ci soffermeremo sulla figura dell’amministratore e sul ruolo svolto dall’assemblea di condominio.

Chi è l’amministratore di condominio

Quella dell’amministratore è una figura professionale prevista dal codice civile e dalla normativa vigente in materia: può essere considerato l’organo esecutivo del condominio.

Le funzioni svolte da tale soggetto sono molte, alcune delle quali indicate espressamente dalla legge. Infatti, a differenza di quanto si pensa, il nostro legislatore ha preso in seria considerazione tale figura e si è preoccupato di indicare i requisiti minimi che bisogna avere per poter ricoprire tale ruolo.

Inizialmente, il codice civile non conteneva delle indicazioni precise: nulla era stabilito nel dettaglio e la scelta dell’amministratore veniva demandata alla libertà dei condomini; tutt’al più, era possibile prevedere delle condizioni essenziali all’interno del regolamento.

Requisiti minimi della figura amministrativa

A partire dal 2012, la situazione è parzialmente cambiata. Per espressa disposizione di legge, infatti, se si seleziona un soggetto diverso dal proprietario di un appartamento, l’amministratore deve possedere i seguenti requisiti di onorabilità:

  • deve avere il godimento dei diritti civili;
  • non deve aver subito condanne penali o essere stato sottoposto a misure di prevenzione;
  • non deve essere stato interdetto, inabilitato o protestato;
  • deve aver conseguito il diploma di scuola superiore di secondo grado;
  • deve aver frequentato un corso di formazione professionale della durata minima di 72 ore;
  • deve frequentare corsi di aggiornamento periodico.

Non è necessaria l’iscrizione dell’amministratore in un apposito albo (che non esiste), ma è consigliabile la sua appartenenza ad associazioni di categoria.

Infine, se inizialmente si riteneva che soltanto una persona fisica potesse assumere tale ruolo, oggi si sta lentamente aprendo verso l’ammissibilità anche delle persone giuridiche (ossia enti no profit o con fine di lucro).

Le condizioni previste dalla legge sono molto dettagliate e assolvono alla funzione di garantire all’intero condominio la qualità dei servizi resi dal professionista. Le funzioni che egli svolge sono, infatti, particolarmente delicate e hanno una finalità collettiva: l’amministratore entra in contatto con gli interessi personali e patrimoniali di ogni singolo condomino e del condominio nella sua interezza.

Vediamo nel dettaglio quali attività svolge.

Le funzioni dell’amministratore di condominio

L’amministratore deve essere obbligatoriamente nominato negli edifici con più di otto condomini. Nel caso in cui ciò non avvenga, secondo le norme del codice civile, uno o più condomini oppure l’amministratore dimissionario possono rivolgersi al tribunale per ottenere l’affidamento coatto dell’incarico.

Ovviamente, la nomina giudiziale è l’eccezione alla regola. La prassi ordinaria è quella della selezione all’interno dell’assemblea di condominio; è sempre tale organo decisionale, peraltro, che può disporre la revoca del mandato.

L’incarico viene affidato per un anno ed è rinnovabile laddove ne sussistano le condizioni. Per tutto il periodo di svolgimento della mansione deve essere prevista una retribuzione definita nel suo ammontare dalle parti o rapportata alle tariffe professionali.

Per quanto riguarda le attività da svolgere, sono tantissime: in via di estrema sintesi, possiamo dire che l’amministratore svolge funzioni contabili, di gestione (es. manutenzione delle parti comuni), di mediazione e conciliazione (in caso di tensioni più o meno serie tra condomini), fiscali (nel rapporto con gli enti tributari) e giuridiche.

Esiste uno strettissimo vincolo di fiducia tra le due figure condominiali: l’amministratore e l’assemblea. Il primo, come abbiamo detto, è l’organo esecutivo; la seconda, invece, è l’organo decisionale. Assemblea e amministratore sono tra loro legati da un rapporto di reciproco rispetto.

Ecco allora che dobbiamo capire come funziona l’assemblea dei condomini.

Assemblea condominiale: che cosa è

All’interno dell’assemblea i condomini assumono le decisioni sull’ordinaria e sulla straordinaria gestione dell’edificio e delle sue parti in comune. Essa viene convocata e presieduta dall’amministratore, ma le scelte adottate hanno valore legale e sono considerate valide soltanto se vengono rispettate le procedure indicate dal codice civile. In particolare, l’assemblea deve essere convocata almeno cinque giorni prima della data fissata con un mezzo rintracciabile (preferibilmente raccomandata a/r). La chiamata alla partecipazione deve specificare il luogo in cui si terrà la riunione, la data di prima e seconda convocazione e l’ordine degli argomenti sottoposti alla valutazione dei condomini.

Le decisioni assunte devono essere adottate, a seconda dei casi, all’unanimità o a maggioranza: si parla, in tal caso, di quorum deliberativo.

Lo svolgimento della discussione, i partecipanti all’assemblea, le soluzioni proposte vengono riportati in un apposito processo verbale, ossia in un documento essenziale per la vita di tale organo.

Analizziamo nel dettaglio le caratteristiche che tale atto deve avere.

Verbale condominiale: caratteristiche e requisiti

Secondo le disposizioni di legge, il verbale di assemblea è un documento obbligatorio: la sua mancanza comporta la nullità di tutte le deliberazioni assunte.

Il verbale deve essere redatto per iscritto in quanto assolve a una fondamentale funzione probatoria e deve avere un contenuto minimo per legge. Nel dettaglio, esso deve indicare:

  1. data, ora (iniziale e finale) e luogo in cui si è tenuta l’assemblea;
  2. indicazione delle modalità con cui è avvenuta la convocazione;
  3. indicazione dei partecipanti, di eventuali delegati e del raggiungimento del quorum dei presenti;
  4. nomina del presidente dell’assemblea e del segretario;
  5. descrizione sintetica dell’attività svolta;
  6. elencazione dettagliata e completa delle decisioni assunte;
  7. sottoscrizione del presidente e del segretario.

Tale documento, dopo essere stato elaborato, letto e sottoscritto deve essere trascritto nel registro delle deliberazioni assembleari tenuto dall’amministratore di condominio.

La mancanza di alcuni dei requisiti indicati comporta la nullità del verbale; in altri casi, si configura soltanto l’annullabilità; in altri ancora, ci si trova di fronte a errori materiali del tutto sanabili.

Prima di appurare quando si verifica l’una o l’altra ipotesi, dobbiamo ricordarti che vi sono delle situazioni limite che non sono state ancora definite dalla giurisprudenza. Per tali casi occorre attendere degli orientamenti più certi e consolidati. Con riferimento a tutto il resto, invece, possiamo tranquillamente scomodare le disposizioni contenute nel codice civile.

Partiamo, però, da una differenza fondamentale: quando si parla di nullità del verbale si fa riferimento a un vizio imprescrittibile che rende l’atto del tutto inesistente; quando si richiama l’istituto dell’annullabilità, invece, si intende indicare un difetto meno importante che rende illegittimo il documento soltanto su richiesta delle parti interessate. In entrambi i casi, è necessario che il verbale di assemblea sia impugnato dinanzi al tribunale dall’amministratore o da uno o più condomini interessati alla dichiarazione di illegittimità.

In linea di massima, il verbale si ritiene nullo ogni volta che manca di uno degli elementi essenziali del suo contenuto per come sopra indicati; per converso, si considera annullabile quando non sono state accuratamente rispettate alcune procedure assembleari (ad esempio, si è compiuta una convocazione oltre i limiti consentiti dalla legge) oppure sono state violate disposizioni di legge o di regolamento.

Il termine per adire l’autorità giudiziaria è quello di trenta giorni dal momento dell’adozione delle deliberazioni o della loro comunicazione agli assenti. In tutti gli altri casi, il verbale e il suo contenuto sono obbligatori anche per gli astenuti e i dissenzienti. Quanto detto vale ancor di più quando il documento contiene al suo interno la nomina, la revoca o il rinnovo della carica di amministratore di condominio.



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