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Obbligo di rendiconto dell’amministratore di condominio

13 Aprile 2020
Obbligo di rendiconto dell’amministratore di condominio

Bilancio consuntivo, convocazione dell’assemblea e approvazione: le responsabilità dell’amministratore di condominio. 

Come ogni mandatario di interessi altrui, anche l’amministratore di condomino ha l’obbligo di rendere, al mandante, il conto dell’attività da lui svolta. Deve cioè fornire una corretta e analitica informazione sulle spese assunte nell’interesse comune e della gestione del denaro dei vari proprietari. 

Così l’obbligo di rendimento dell’amministratore di condominio assume un valore essenziale per verificare il rispetto delle sue attribuzioni ed eventualmente esercitare azioni di responsabilità professionale.

In questo articolo affronteremo tale argomento, cercando di rispondere alle domande più frequenti che, di solito, si pongono in tema di rendiconto e documentazione contabile condominiale. 

Obblighi dell’amministratore di condominio 

L’amministratore deve tenere una corretta e chiara contabilità condominiale, al fine di adempiere all’obbligo, previsto dalla legge, di predisporre un rendiconto annuale del suo operato, destinato a far conoscere ai condomini la situazione economica del condominio.

L’amministratore, inoltre, al termine dell’anno di gestione, e quindi all’inizio di ogni nuovo anno, deve predisporre un preventivo delle spese (il cosiddetto bilancio preventivo).

Il rendiconto deve essere quindi periodico e non può limitarsi solo alla fine dell’esercizio del mandato. Trattandosi peraltro di un documento da sottoporre all’esame dell’assemblea, ne deriva che la stessa deve essere convocata almeno una volta all’anno per l’approvazione appunto del rendiconto. 

L’anno gestionale corrisponde all’anno di carica dell’amministratore, e non quindi all’anno solare (non cioè 1° gennaio-31 dicembre).

Nessuna norma obbliga l’amministratore a far coincidere l’anno gestionale (che corrisponde al suo anno di carica) all’anno solare per esigenze fiscali.

L’amministratore che non indice la riunione di condominio almeno una volta all’anno per l’approvazione del rendiconto è responsabile personalmente e può essere destituito per giusta causa dall’incarico.

Cos’è il rendiconto dell’amministratore di condominio?

Il rendiconto viene comunemente chiamato consuntivo o anche bilancio consuntivo.

Come detto, tra le attribuzioni assegnate all’amministratore v’è quella di rendere il conto del suo operato e di restituire tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato.

In particolare, «l’obbligo di rendiconto è legittimamente adempiuto quando chi vi sia tenuto fornisca la prova, attraverso i necessari documenti giustificativi, non soltanto delle somme incassate e dell’entità causale degli esborsi, ma anche di tutti gli elementi di fatto funzionali alla individuazione e al vaglio delle modalità di esecuzione dell’incarico, onde stabilire se il suo operato si sia adeguato a criteri di buona amministrazione» [1]. 

Il rendiconto è un documento contabile dettagliato della gestione amministrativa che espone, in forme di facile comprensione, le spese e le entrate raggruppate per motivazioni omogenee secondo le disposizioni di legge e/o del regolamento condominiale [2].

Il rendiconto deve essere impostato in modo da distinguere spese ordinarie e spese straordinarie.

Esso deve essere composto da:

  • un registro della contabilità;
  • un riepilogo finanziario;
  • una nota sintetica esplicativa della gestione con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti 

Il rendiconto, funge, al contempo, da atto riepilogativo della situazione finanziaria del condominio. 

Approvazione del rendiconto dell’amministratore di condomino 

Il rendiconto, da presentare almeno una volta all’anno all’assemblea ordinaria, deve essere da quest’ultima approvata.

A tal fine la convocazione dell’assemblea dev’essere fatta entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio annuale.

Onde consentire a ogni condomino di conoscere in anticipo il rendiconto e di poterlo consapevolmente discutere, esso deve essere inviato ai condomini prima della data fissata per l’assemblea; di solito ciò avviene allegandolo all’avviso di convocazione.

Chi approva il rendiconto non può più impugnare il bilancio condominiale, avendo accettato il suo contenuto per come definito dall’amministratore nel documento stesso. 

In tal modo, si intende diminuire le impugnazioni di “mero disturbo” o quelle cosiddette strumentali.

L’approvazione del rendiconto permette regolarmente anche l’approvazione delle spese di manutenzione ordinaria e di quelle relative ai servizi comuni essenziali, le quali non richiedono la preventiva approvazione dell’assemblea dei condomini, in quanto trattasi di esborsi ai quali l’amministratore provvede in base ai suoi poteri e non come esecutore delle delibere dell’assemblea (si pensi alla nomina di un avvocato per la riscossione delle quote condominiali o al mandato conferito al giardiniere o alla ditta di pulizie).

La relativa approvazione, in tal caso, comporta che il conseguente regolamento negoziale «acquisti valore ed effetto di esclusiva disciplina definitoria di tutti i rapporti derivanti dall’esecuzione del mandato» [3], salvo il caso in cui, i condòmini in sede assembleare, abbiano formulato delle espresse riserve per quei diritti non attinenti alle partite contabili enucleate nel conto.

Rendiconto amministratore di condominio: ultime sentenze

Sul diritto del condomino ad ottenere dall’amministratore l’esibizione dei documenti contabili

In tema di comunione dei diritti reali, ciascun comproprietario ha la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea) e senza l’onere di specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), purché l’esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all’attività di amministrazione, non sia contrario ai principi di correttezza, e non si risolva in un onere economico per il condominio (dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti).

Cassazione civile sez. II, 20/02/2020, n.4445

Amministratore condominiale e rendicontazione

L’amministratore del condominio, nella tenuta della contabilità e nella redazione del bilancio, non è tenuto al rispetto rigoroso delle regole formali vigenti per le imprese, essendo invero sufficiente che il medesimo si attenga, nella tenuta della contabilità, a principi di ordine e di correttezza e che, nel redigere il bilancio, appronti un documento chiaro ed intellegibile, con corretta appostazione delle voci dell’attivo e del passivo, che siano corrispondenti e congrue rispetto alla documentazione relativa alle entrare ed alle uscite. Tra l’altro, l’obbligo dell’amministratore di provvedere alla redazione del rendiconto annuale sulla gestione, non vincola lo stesso a depositare la documentazione giustificativa, potendo i condomini intervenuti prendere visione o estrarre copia a loro spese. La mancata disponibilità della documentazione contabile in sede di approvazione del consuntivo da parte dei condomini implica la violazione, da parte dell’amministratore dell’obbligo di rendiconto e la conseguente invalidità della delibera di approvazione; ciò non si verifica quando la disponibilità della documentazione manchi in sede di approvazione del preventivo dove, normalmente, l’approvazione della previsione di spesa viene fatta sulla base della gestione dell’anno precedente, e dove, soprattutto, la documentazione sulle spese potrà essere conseguita una volta che esse siano state effettuate, e non in via preventiva.

Tribunale Napoli sez. IV, 05/12/2019, n.10867

Amministratore condominiale e rimborso delle spese anticipate

Considerato che il credito per il recupero delle somme anticipate nell’interesse del condominio si fonda, ex art. 1720 c.c., sul contratto di mandato con rappresentanza che intercorre con i condomini, spetta all’amministratore fornire la prova degli esborsi effettuati e chiesti in ripetizione. Al fine di assolvere a tale onere, l’amministratore deve presentare un rendiconto del proprio operato che deve necessariamente comprendere la specificazione dei dati contabili delle entrate, delle uscite e del saldo finale. All’uopo, si precisa che solo un rendiconto validamente approvato dall’assemblea dei condomini e non successivamente impugnato rende incontestabile la registrazione tra i debiti di bilancio della voce relativa alle somme eventualmente indicate a titolo di restituzione delle anticipazioni eseguite dall’amministratore del condominio. Del resto, l’amministratore di condominio non ha, salvo quanto previsto dagli artt. 1130 e 1135 c.c. in tema di lavori urgenti, un generale potere di spesa, spettando all’assemblea condominiale il compito generale non solo di approvare il conto consuntivo, ma anche di valutare l’opportunità delle spese sostenute dall’amministratore. Il credito dell’amministratore non può, infatti, considerarsi liquido né esigibile senza un preventivo controllo da parte dell’assemblea. Di talché, l’amministratore deve provare gli esborsi effettuati, mentre i condomini (e quindi il condominio) – che sono tenuti, quali mandanti, a rimborsargli le anticipazioni da lui effettuate, con gli interessi legali dal giorno in cui sono state fatte, ed a pagargli il compenso oltre al risarcimento dell’eventuale danno – devono dimostrare di avere adempiuto all’obbligo di tenere indenne l’amministratore di ogni diminuzione patrimoniale in proposito subita.

Corte appello Napoli sez. II, 23/10/2019, n.5148

Il termine di prescrizione delle quote condominiali si rinnova ad ogni approvazione dello stato di riparto

Il termine di prescrizione delle quote condominiali si rinnova ad ogni approvazione dello stato di riparto da parte dell’assemblea condominiale, con la conseguenza che i saldi dovuti dai condomini si cristallizzano nel tempo, incluse le morosità pregresse, e diventando esigibili in ogni tempo. In tal senso, invero, sebbene l’amministratore, ai sensi dell’art. 1130 c.c., è tenuto a convocare l’assemblea annualmente per l’approvazione del rendiconto condominiale, tant’è che l’omessa convocazione dell’assemblea, ai sensi dell’art. 1129 c.c., configura motivo di revoca del mandato, ove i condòmini non chiedono la revoca dell’amministratore, tacitamente approvano il suo operato e consentono al medesimo di continuare ad esercitare la sua attività. In tale contesto, nulla vieta all’amministratore, entro il termine di prescrizione delle spese condominiali, di convocare l’assemblea per l’approvazione di un nuovo stato di riparto, comprensivo di tutte le quote scadute pregresse dovute dai condomini, tale che anche i saldi degli esercizi precedenti entrano a far parte di un unico rendiconto che, se contestato dal singolo condomino, va impugnato nei termini di cui all’art. 1137 c.c.

Tribunale Napoli sez. IV, 03/10/2019, n.8712

Accesso del singolo condomino ai documenti condominiali ed addebito della relativa spesa al condominio richiedente

Il diritto dei condomini di accedere ai documenti condominiali può essere esercitato dagli stessi sia in sede di approvazione del rendiconto condominiale, sia durante il corso della gestione; tale accesso non deve mai costituire un intralcio all’amministrazione e non può essere contrario alla correttezza ed alla buona fede. La copia dei documenti contabili richiesta dal singolo non può determinare un onere economico per il condominio per cui i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale e non invece costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell’amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico per tutta l’attività amministrativa di durata annuale. Pertanto, la spesa relativa alle copie non può essere fatturata dall’amministratore al condomino, ma deve essere inserita quale spesa personale nel bilancio.

Tribunale Napoli sez. XII, 16/05/2019, n.5113

Onere della prova in materia condominiale

Il rendimento del conto, sotto forma di “bilancio consuntivo condominiale” funge contemporaneamente da atto riepilogativo della situazione finanziaria del condominio e da elemento di un vero e proprio “negozio con funzione ricognitiva della situazione preesistente, cioè dell’esecuzione del mandato, e costitutiva di un’attuale obbligazione diretta a definire un regolamento d’interessi” collegato con il preesistente rapporto gestorio. Sotto il primo aspetto, la deliberazione assembleare di approvazione ha un valore ricognitivo e conformativo, mentre, sotto il secondo aspetto, costituisce approvazione del rendiconto, reso dal mandatario amministratore, del proprio operato gestorio.

Tribunale Roma sez. V, 30/04/2019, n.9011

I condomini hanno il diritto di prendere visione della documentazione contabile in qualsiasi momento

L’amministratore del condominio, nell’esercizio delle sue funzioni, ha il compito di organizzare la documentazione contabile in modo tale da consentirne l’accesso e favorirne la consultazione, da parte di ciascun condomino. Lo scopo risiede nel garantire un’adeguata informazione dei condomini, soprattutto affinché la loro partecipazione all’assemblea condominiale sia consapevole. Nello specifico, ciascun condomino gode del diritto di chiedere e di ottenere l’esibizione dei documenti contabili, senza l’obbligo di motivare la richiesta. Pertanto, la richiesta potrà essere avanzata in qualsiasi momento e non soltanto in occasione del rendiconto annuale, ovvero dell’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea. Unico limite ostativo a tale facoltà risiede nell’ipotesi in cui la richiesta avanzata dal condomino risulti di intralcio per l’attività di amministrazione dell’edificio, sia contraria ai principi di correttezza, ovvero non si risolva in un onere economico gravante sul condominio.

Tribunale Roma sez. V, 26/04/2019, n.8798

La delibera dell’assemblea di approvazione del rendiconto consuntivo ha valore di riconoscimento di debito.

La deliberazione dell’assemblea che procede all’approvazione del rendiconto consuntivo ha valore di riconoscimento di debito (per eventuali anticipi) opponibile dall’amministratore solo in relazione a poste passive specificamente indicate ed approvate a tale stregua poiché è richiesto un atto di volizione da parte dell’assemblea su di un oggetto specifico posto all’esame dell’organo collegiale non essendo fra l’altro sufficiente, invece, l’esistenza di un mero disavanzo di cassa fra entrate ed uscite per lasciar presumere in via deduttiva che, per conseguire il pareggio di bilancio, le minor entrate siano state colmate da anticipi versati dall’amministratore all’ente di gestione.

Tribunale Roma sez. V, 05/02/2019, n.2534

Responsabilità dell’amministratore cessato dalla carica: per accertare quanto va restituito deve farsi capo al rendiconto

Costituendo il rendiconto la principale fonte di prova di ogni rapporto di mandato, a esso deve farsi essenzialmente capo per accertare quanto l’amministratore abbia incassato e debba perciò restituire alla cessazione dell’incarico, dovendosi intendere l’obbligo di rendiconto comunque legittimamente adempiuto quando il mandatario abbia fornito la relativa prova attraverso i necessari documenti giustificativi non soltanto delle somme incassate e dell’entità e causale degli esborsi, ma anche di tutti gli elementi di fatto funzionali all’individuazione e al vaglio delle modalità di esecuzione dell’incarico, onde stabilire se il suo operato si sia adeguato, o meno, a criteri di buona amministrazione.

L’obbligo di rendiconto che, quale mandatario con rappresentanza dei condomini, l’amministratore è tenuto a osservare con riferimento alle somme detenute per conto del condominio, può dirsi adempiuto quando egli abbia fornito la prova, attraverso i necessari documenti giustificativi, non soltanto della somma incassata e dell’entità e causale degli esborsi, ma anche di tutti gli elementi funzionali all’individuazione e al vaglio delle modalità di esecuzione dell’incarico, onde stabilire se il suo operato si sia adeguato, o meno, a criteri di buona amministrazione (nella specie, la S.C., in una fattispecie anteriore all’entrata in vigore della l. n. 220 del 2012, ha confermato la decisione di merito che, sulla base delle prove raccolte nel processo, aveva ritenuto raggiunta la dimostrazione del versamento di una somma di pertinenza del condominio su un conto corrente di gestione intestato all’amministratore e del suo successivo impiego per coprire passività condominiali).

Cassazione civile sez. VI, 17/01/2019, n.1186

Costituisce grave irregolarità per l’amministratore depositare sul proprio conto le somme ricevute dal condominio a titolo di presunto anticipo

Tra le gravi irregolarità che comportano la revoca giudiziale dell’amministratore di condominio vi sono la mancata redazione del rendiconto annuale e l’indebito utilizzo del conto corrente condominiale, che deve essere separato da quello dell’amministratore. A queste irregolarità segue la necessaria revoca dell’amministratore per avere agito in modo contrario alla trasparenza e al buon andamento del condominio.

Corte appello Firenze sez. I, 05/12/2018, n.2090


note

[1] Cassazione civile, 14 novembre 2012, n. 19991

[2] Norma UNI 10801.

[3] Cassazione civile 27 aprile 1982, n. 2634.


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