Coronavirus, le regole per una perfetta conference call

Il galateo della videochiamata di lavoro a cura dell’agenzia di comunicazione Fluendo.

A casa come in ufficio. Un’altra delle rivoluzioni imposte dal coronavirus, che ci sta costringendo a un uso abbondante delle conference call, finora rimaste escluse da qualunque tipo di galateo, ma visto il ricorso sempre più frequente a questa modalità di interazione bisognerà pensare anche a questo. L’agenzia di comunicazione Fluendo si è posta il problema. Un lancio dell’Adnkronos ci mette al corrente di un decalogo pensato dall’azienda per evitare “scivoloni”, in questa nuova iniezione digitale sul vivere civile. Quali sono le regole da seguire per una perfetta ed educata conference call? Ce lo dice Fluendo.

“In comunicazione l’improvvisazione è ammessa e apprezzata ma non sempre è la strada migliore – dichiara Paola Picilli, Ceo di Fluendo -. Se prepariamo generalmente il tavolo riunioni con tanto di fogli, carta, ordine del giorno, materiali di presentazione, brochure ecc. lo stesso va fatto e adattato al nostro spazio virtuale”. Tanto per cominciare, si parte dalla tecnologia. Che piattaforma useremo? Ce ne sono di svariate e ognuna ha metodi di interazione differenti per poter condividere presentazioni, slide, materiali audio video. “Dobbiamo conoscerla e utilizzarla con destrezza. L’intoppo tecnico è fastidioso e modifica il ritmo di uno speech efficace”, dice Fluendo.

Poi, c’è il timing. “Come ogni tipo di riunione la puntualità è data per scontata. Anche nello spazio virtuale avremo una sala d’attesa. 120 secondi pre riunione sono utili per posizionarsi e cambiare il mood: non sono più a casa da solo ma in uno spazio di lavoro con altre persone”, suggeriscono gli esperti.

Importanza fondamentale ha l’immagine. “Come in tutti gli incontri anche qui va richiesto un abbigliamento consono ai partecipanti. Casual con i colleghi di lavoro, formale con clienti o persone con i quali va richiesta formalità. Come nella vita di tutti i giorni avere un aspetto curato è utile per sé e per gli altri. Sì a trucco, parrucco, barba curata, rasatura purché nulla dia l’idea di sciatto e di trasandato“, avverte l’agenzia di comunicazione.

Anche la location è decisiva. “Dedicare attenzione a inquadratura e luce è esattamente corrispondente all’operazione che facciamo nell’illuminare il tavolo della sala riunioni e assegnare i posti – spiega Fluendo -. Con la differenza che in questo caso il mio posto è quello sul quale porre maggiore attenzione. Tre semplici accenti: luci, inquadratura e sfondo”. La luce la scegliamo “secondo il modello selfie, inquadrandoci e secondo l’illuminazione migliore. L’inquadratura più adatta è quella frontale per non apparire deformi o evidenziare inestetici doppi menti“, mentre “lo sfondo consigliato è minimalista. Con la parete bianca è difficile sbagliare. Assolutamente banditi improbabili sfondi digitali con palme esotiche o cascate del Niagara”.

Tra le altre regole: la registrazione dell’incontro solo se c’è il consenso degli altri interlocutori, il rigore nell’uso del cellulare, che “va silenziato e neutralizzato. Capitolo a parte per postura corretta e mimica facciale: aiuta moltissimo la comunicazione soprattutto in call, assicurano gli esperti. Va quindi enfatizzata ed accentuata: “Un sorriso è sempre gradito ma al momento giusto”.

Fluendo consiglia anche di evitare il passaggio di mamma, marito, moglie, figli, durante una riunione. Non proprio il massimo della serietà, in effetti, certo. Ma su questo, e solo su quest’ultimo punto, ci permettiamo parzialmente di dissentire, ricordando la tenerezza che ci fece l’irruzione dei figli piccoli dell’analista  Robert E. Kelly nella sua stanza, durante un suo collegamento con la Bbc. Il video è di una dolcezza tale da perdonare qualsiasi brutta figura istituzionale. Era il marzo 2017 e non avevamo la più pallida idea di cosa fosse il coronavirus. Se possibile, ovviamente, evitate scene simili in caso di riunione virtuale importante. Ma se capitano, siamo certi che, dall’altra parte dello schermo, un margine di umana e bonaria comprensione ci sarà.