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Documenti per assunzione

14 Agosto 2020 | Autore:
Documenti per assunzione

Qual è la documentazione occorrente al datore di lavoro per poter assumere in piena regola un lavoratore subordinato?

Assumere un lavoratore richiede diverse pratiche e adempimenti: la procedura da seguire e la documentazione necessaria possono differire notevolmente, in base alla tipologia di rapporto lavorativo che si vuole attivare.

Tra i rapporti per i quali la procedura di assunzione risulta più semplice vi sono senza dubbio i rapporti di lavoro domestico (qui la Guida all’assunzione di colf e badanti) ed i cosiddetti nuovi voucher (contratto di prestazione occasionale e libretto famiglia). Tra le procedure più complesse vi sono senza dubbio quelle che riguardano l’assunzione di lavoratori stranieri extracomunitari.

Ma, per quanto riguarda un “ordinario” rapporto subordinato, ad esempio per l’inserimento di un commesso o di un cameriere, quali sono i documenti per assunzione?

I documenti che devono essere richiesti al lavoratore all’atto dell’assunzione non si limitano alla carta d’identità e al codice fiscale: a seconda della tipologia del rapporto di lavoro e della categoria a cui appartiene il lavoratore, difatti, devono essere presentati numerosi documenti e dichiarazioni, da quelli relativi alla corresponsione degli assegni familiari, alle informazioni previdenziali, ai certificati di abilitazione. Vediamo un elenco dei principali documenti necessari.

Documenti per l’identificazione del lavoratore

Innanzitutto, per procedere alla redazione della lettera di assunzione e alla compilazione ed inoltro della comunicazione di assunzione Unilav ai servizi per l’impiego, è indispensabile identificare correttamente il lavoratore mediante:

  • carta d’identità o un documento di riconoscimento equivalente;
  • codice fiscale.

Se il lavoratore è extracomunitario, è necessario un permesso di soggiorno in corso di validità. Per l’assunzione di lavoratori extracomunitari è comunque necessaria una procedura particolare, che si trova riassunta qui nella Guida all’assunzione di lavoratori stranieri.

Documenti per fruire di incentivi all’assunzione

Se il lavoratore appartiene a una particolare categoria che può beneficiare di specifici incentivi all’assunzione, ad esempio si tratta di un giovane under 35 o di una donna o un over 50 disoccupato, è indispensabile essere in possesso della scheda anagrafica del centro per l’impiego.

La scheda, rilasciata dal centro per l’impiego, contiene tutte le informazioni relative alla carriera e alla formazione del lavoratore e serve anche per stabilire l’anzianità di disoccupazione.

Il lavoratore è tenuto a firmare una dichiarazione di responsabilità sul possesso dei requisiti che danno diritto all’agevolazione.

Documenti per conduttori di generatori a vapore

Se il lavoratore è addetto alla conduzione di generatori a vapore, deve essere in possesso dell’apposito certificato di abilitazione.

Documenti per conducenti di veicoli

Se il lavoratore deve condurre un veicolo nell’ambito della sua mansione, deve presentare la patente o un valido certificato equivalente.

Dichiarazione relativa alla pensione

Se il lavoratore è titolare di una pensione di reversibilità o di invalidità, o di un altro trattamento per il quale sono ancora operativi i limiti di cumulo col reddito da lavoro, deve presentare la dichiarazione relativa alla titolarità e alla tipologia di pensione. In questo modo, il datore di lavoro può effettuare le trattenute giornaliere sullo stipendio a favore dell’Inps ed effettuare all’istituto le dovute dichiarazioni.

Cu del precedente datore di lavoro

Se il lavoratore, nell’anno, ha svolto un altro rapporto lavorativo, o più rapporti, può essere di fondamentale importanza la consegna della Cu, cioè della certificazione unica, da parte del precedente datore di lavoro:

  • per sottoporre la retribuzione al corretto prelievo previdenziale; oltre alla Cu, può risultare utile una dichiarazione del precedente datore di nella quale indichi l’eventuale contributo Ivs (invalidità vecchiaia superstiti) aggiuntivo dell’1% trattenuto e l’ammontare della retribuzione assoggetta al contributo Ivs stesso;
  • per stabilire le retribuzioni corrisposte dai precedenti datori di lavoro ai fini dell’applicazione del massimale contributivo sulla contribuzione Ivs (in quanto lo stipendio può essere assoggettato a contributi sino a un determinato limite massimo annuo, in base alla categoria di appartenenza del lavoratore, ad esempio se assoggettato al calcolo integralmente contributivo della pensione);
  • ai fini del conguaglio fiscale.

Ulteriore documentazione che può essere richiesta al lavoratore

Il datore di lavoro può richiedere al dipendente, a seconda dell’inquadramento, delle mansioni del lavoratore e del settore di attività:

  • il certificato penale, se previsto dal contratto collettivo nazionale di riferimento;
  • i certificati di servizio;
  • la documentazione relativa agli studi compiuti;
  • i documenti di abilitazione all’esercizio di particolari attività;
  • il documento attestante la posizione militare agli effetti della qualifica di reduce e dell’anzianità convenzionale per benemerenze.

Documenti da fornire al lavoratore

Non è solo il lavoratore a dover fornire dei documenti per l’assunzione, ma anche il datore di lavoro ha numerosi obblighi in tal senso. Vi sono diversi documenti che il datore deve premurarsi di fornire al dipendente perché questi li compili e li consegni, ai fini della corretta gestione del rapporto.

Precedentemente o contestualmente all’assunzione, il datore di lavoro deve fornire al lavoratore i seguenti documenti, oltre alla copia della lettera di assunzione o del contratto di lavoro debitamente firmata e alla copia della comunicazione di assunzione Unilav inviata al centro per l’impiego:

  • l’informativa e il modello Tfr 2 per la scelta della destinazione del trattamento di fine rapporto;
  • l’informativa privacy per il trattamento dei dati personali (informativa per la raccolta dei dati personali e consenso al trattamento dei dati personali);
  • i moduli per la richiesta delle detrazioni d’imposta e del bonus Irpef (imposta sul reddito delle persone fisiche), o di applicazione della maggiore aliquota d’imposta.

Possono poi essere forniti questi ulteriori documenti eventuali:

  • la copia del regolamento aziendale;
  • il questionario per i dati preassunzione.

Questionario dei dati preassunzione

Il questionario dati preassunzione è un documento di cui il datore di lavoro può richiedere la compilazione al futuro dipendente. Contiene i dati del lavoratore necessari per effettuare correttamente gli adempimenti legali, contrattuali, fiscali e previdenziali connessi all’assunzione.

I dati che devono essere indicati dal lavoratore devono essere attinenti allo svolgimento del rapporto lavorativo o connessi agli adempimenti che deve effettuare il datore: non è lecito acquisire informazioni afferenti alle caratteristiche morali, psicologiche, comportamentali, alla sfera sessuale, alla vita intima, sentimentale e familiare o sociale del lavoratore, o dei suoi familiari.

I dati sensibili (idonei, ad esempio, a rivelare l’origine etnica o razziale, le convinzioni religiose e filosofiche, le opinioni politiche e sindacali del lavoratore, o lo stato di salute) possono essere trattati, ma solo per l’adempimento di obblighi legali o contrattuali, e non se contribuiscono a discriminare il lavoratore durante il rapporto di lavoro.

Informativa sul trattamento dei dati personali

Il datore di lavoro, dalla fase di selezione sino alla fine del rapporto, entra in possesso di una serie di informazioni sulla sfera personale e professionale del lavoratore. Questi dati devono essere raccolti e trattati secondo precise disposizioni, permettendo al lavoratore di accedervi.

A tal fine, il datore di lavoro deve innanzitutto fornire al lavoratore l’informativa privacy, una dichiarazione nella quale devono essere indicati:

  • il titolare o l’incaricato al trattamento dei dati;
  • le modalità con le quali sono trattati i dati;
  • i diritti dell’interessato.

L’informativa è indispensabile affinché il consenso dell’interessato al trattamento dei dati sia valido.

Nell’informativa vanno indicati, nello specifico:

  • i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati, o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati;
  • le finalità e le modalità del trattamento dei dati;
  • la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
  • le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;
  • i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati;
  • il diritto di accesso dell’interessato e i diritti connessi;
  • le generalità del titolare ed eventualmente del responsabile del trattamento;
  • la possibilità di revocare il consenso in qualsiasi momento;
  • il tempo entro il quale i dati sensibili sono trattati, scaduto il quale il trattamento diventa illegittimo.

Le regole in materia di trattamento dati per finalità d’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro sono state recentemente oggetto di revisione e sono ora contenute nel Provvedimento del Garante privacy del 5 giugno 2019 n. 146.

Particolari disposizioni devono essere seguite in relazione al trattamento dei dati sensibili e preassuntivi.

Dichiarazione per detrazioni d’imposta e bonus Irpef

Il lavoratore, attraverso la compilazione di un’apposita dichiarazione, deve informare il datore di lavoro riguardo ai seguenti aspetti fiscali:

  • se residente fiscalmente in Italia o meno;
  • se intende fruire o rinunciare alle detrazioni fiscali per la produzione di reddito di lavoro dipendente;
  • se intende fruire delle detrazioni fiscali per coniuge/figli/altri familiari a carico (in caso positivo, deve indicare le specifiche dei familiari a carico), e del bonus famiglie numerose;
  • se intende applicare una maggiore aliquota d’imposta rispetto a quella risultante in sede di conguaglio;
  • se intende fruire o rinunciare al c.d. Bonus Renzi.

Informativa sulla scelta della destinazione del Tfr

L’informativa sulla scelta della destinazione del Tfr, o modulo Tfr 2, il lavoratore dichiara se sceglie di lasciare il trattamento di fine rapporto in azienda, oppure di conferirlo a un fondo di previdenza complementare [1].

I fondi ai quali è possibile aderire sono:

  • fondi preesistenti alla riforma della previdenza complementare;
  • fondi negoziali: chiusi, categoriali, aziendali o regionali;
  • fondi aperti: banche, Sim, Sgr, compagnie di assicurazione;
  • piani individuali di previdenza (PIP): compagnie di assicurazione.

La scelta deve essere compiuta entro 6 mesi dalla data di assunzione.

Se il lavoratore non effettua alcuna scelta entro la scadenza, è applicata la regola del “silenzio-assenso” e il Tfr viene conferito alla forma di previdenza complementare prevista dagli accordi o contratti collettivi, anche territoriali. Qualora esistano più fondi di riferimento, il Tfr viene conferito al fondo pensione al quale ha aderito il maggior numero di lavoratori dell’azienda.

La scelta di conferire il Tfr a un fondo pensione, una volta effettuata, non è più revocabile, mentre è modificabile in qualsiasi momento la scelta di non conferire il Tfr a una forma previdenziale complementare.


note

[1] D.lgs. 252/2005.


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