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Si può modificare la fattura elettronica?

30 Agosto 2020 | Autore:
Si può modificare la fattura elettronica?

Invio della fattura elettronica al sistema d’interscambio Sdi: una volta effettuato, il documento può essere variato?

Gli errori nella fatturazione sono una problematica che si presenta di frequente per imprese e professionisti: prima dell’obbligatorietà dell’invio delle fatture elettroniche, la correzione dei documenti errati poteva avvenire, nella maggior parte dei casi, senza particolari difficoltà.

Da quando la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria, invece, gestire gli errori presenti nei documenti è diventato più complesso, specie nei casi in cui la fattura risulta già inviata telematicamente al sistema d’interscambio Sdi.

In questi casi quali adempimenti bisogna effettuare per correggere il documento elettronico? Si può modificare la fattura elettronica?

Se hai commesso un errore nella creazione o nell’invio della fattura elettronica, devi innanzitutto tener presente questa regola fondamentale: una volta inviata al sistema d’interscambio Sdi e non scartata, la fattura elettronica si considera emessa e non può più essere modificata. Questo vuol dire che non posso più correggerla? La fattura elettronica inviata al Sdi si può correggere, ma non agendo direttamente sul documento elettronico: si deve inviare, difatti, una nota di variazione (nota di credito o nota di debito, perché una fattura non consegnata, ma inviata al sistema d’interscambio, è comunque valida.

Devi agire in maniera differente, però, se non hai ancora inviato la fattura al sistema d’interscambio, o se la fattura viene scartata dal sistema. Ma procediamo con ordine.

Come funziona la fattura elettronica?

La fattura elettronica, oltre a dover soddisfare tutti i requisiti richiesti per la fattura ordinaria (qui la guida Come si compila una fattura), deve rispondere a precisi standard e soddisfare le caratteristiche fondamentali dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità.

Per questo, non puoi modificare la fattura come ti pare e piace, ma devi seguire delle precise regole, perché il documento resti integro ed autentico.

Tra l’altro, non puoi stampare e inviare o consegnare la fattura, né inoltrarla tramite mail, ma devi inviarla e consegnarla al destinatario tramite un apposito sistema d’interscambio: si tratta del sistema d’interscambio Sdi. Per maggiori approfondimenti, qui la guida “Come fare fattura elettronica“.

Si può modificare la fattura elettronica non inviata al sistema d’interscambio?

Se ti accorgi di aver sbagliato nella compilazione della fattura elettronica, ma non hai ancora inviato il documento al sistema d’interscambio, non ci sono particolari problemi. Puoi, infatti, modificare liberamente la fattura, sia se utilizzi il servizio dell’Agenzia delle Entrate, che se utilizzi un software differente: naturalmente, devi inviare allo Sdi la fattura dopo averla corretta.

Anche se hai corretto la fattura, puoi contrassegnare il documento con lo stesso numero.

Si può modificare la fattura elettronica errata scartata dal sistema d’interscambio?

Se hai inviato una fattura elettronica sbagliata e questa viene scartata dai controlli, il sistema d’interscambio Sdi ti invia una notifica che riporta un codice: ogni codice indica la natura dell’errore, ma non ti indica nel dettaglio di che cosa si tratta e che cosa devi fare per rimediare all’errore.

Se disponi di un valido software gestionale di fatturazione, il programma è in grado di gestire le notifiche, e di fornire le indicazioni per procedere alla correzione della fattura errata.

Scopri l’elenco dei principali codici di errore della fattura elettronica.

Se la tua fattura è stata scartata dallo Sdi a causa di un errore, puoi modificare il file e inviarlo corretto con lo stesso numero. Per la precisione, hai 5 giorni di tempo (effettivi- di calendario, non lavorativi) per ritrasmettere la fattura corretta, mantenendo lo stesso numero della fattura e la data originale di emissione, per non violare le disposizioni sul momento dell’effettuazione dell’operazione.

Se non ti è possibile emettere la fattura con lo stesso numero e data (a causa del sistema contabile utilizzato), puoi emettere [1], in alternativa:

  • una fattura con nuovo numero e data, che risulti però collegata alla precedente fattura scartata dal sistema d’interscambio e successivamente stornata, con variazione contabile interna;
  • una fattura che risulti collegata alla precedente fattura scartata dal sistema d’interscambio, ma con una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, evidenzi che si tratta di un documento rettificativo di quello scartato (ad esempio fattura 10/R, dove R sta per rettifica), successivamente stornato con variazione contabile interna.

In ogni caso, devi procedere alla corretta liquidazione dell’Iva in base all’operazione che hai effettuato.

Si può modificare la fattura elettronica errata inviata allo Sdi e non scartata?

Se hai inviato la fattura elettronica al sistema d’interscambio e il documento non è stato scartato dai controlli (l’accettazione o lo scarto della fattura elettronica da parte dello SdI risulta entro 5 giorni), questo si considera emesso e non può dunque più essere modificato, né annullato.

Come rimediare agli errori, allora, se non posso modificare e annullare la fattura? Puoi emettere una nota di variazione, cioè una nota di credito o di debito; in caso di nota di credito, devi indicare nella causale l’errore commesso e lo storno della fattura. (es. “storno totale fattura emessa per prova/errore”).

La nota viene inviata dallo Sdi, come la fattura, anche all’indirizzo pec del cliente ed è visionabile nell’apposita sezione nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Si può modificare la fattura elettronica inviata al consumatore tramite Sdi?

Se hai emesso una fattura elettronica verso un privato senza partita Iva, ad esempio verso un consumatore finale o condominio, devi innanzitutto tener presente che il cliente consumatore può non avere il codice destinatario o la Pec; in questo caso, specificando il codice destinatario 0000000 (sette zeri), il cliente riceve la fattura elettronica nel proprio cassetto fiscale; su richiesta, devi comunque fornire al cliente una copia cartacea o Pdf del documento.

Se la fattura verso il consumatore finale non viene scartata dallo SdI, questa si considera emessa e non la puoi più modificare; per correggerla, devi dunque emettere una nota di variazione.

Il più delle volte, è preferibile emettere una nota di credito a storno totale della fattura errata, ed emettere successivamente una nuova fattura corretta.

Quando posso evitare di emettere una nota di credito?

Puoi evitare l’emissione di note di credito:

  • se l’errore, in fattura, è la sola indicazione di un codice iban errato (relativamente al conto sul quale vuoi ricevere il pagamento);
  • se ci sono errori nei soli campi facoltativi della fattura elettronica (ad esempio, i dati della consegna richiesti dal cliente per la registrazione automatica del documento sui propri sistemi gestionali);
  • se ad essere sbagliato è l’indirizzo Pec o il codice destinatario; la fattura, una volta ricevuta e accettata dal Sistema di Interscambio, è comunque considerata emessa e valida; è dunque sufficiente che tu avverta il cliente che può trovare la fattura nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, conservando la documentazione inviata e ricevuta relativa alla fattura errata.

Ho inviato due volte la stessa fattura elettronica: che faccio?

Se hai duplicato l’invio della fattura elettronica, solitamente il sistema Sdi blocca il secondo invio, perché rileva gli stessi numeri identificativi, lo stesso anno di emissione e lo stesso numero di protocollo.

Se il sistema non scarta la fattura duplicata, non puoi annullarla, ma devi emettere una nota di credito a storno della fattura, indicando nella causale la duplicazione del documento.

Il sistema Sdi non ha inviato la fattura: devo inviarla di nuovo?

Se la fattura non è stata consegnata dal sistema Sdi (ad esempio per problemi tecnici), il documento si considera ugualmente emesso: il cliente può difatti scaricarlo accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

In questo caso, non devi fare nulla, devi solo informare il cliente che la fattura elettronica è disponibile nel cassetto fiscale.

Se vuoi saperne di più sulla fatturazione elettronica, leggi l’articolo “Come annullare la fattura elettronica“.


note

[1] Circ. AE n. 13/E/2018.


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