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10 regole dello smart working

13 Luglio 2020 | Autore:
10 regole dello smart working

Contratto di lavoro agile: quali sono gli obblighi e gli adempimenti per il datore di lavoro e per il lavoratore.

Da opzione limitatamente considerata, lo smart working, o lavoro agile, è diventato una necessità: questo strumento, a causa dell’emergenza epidemiologica da coronavirus, è stato difatti semplificato e potenziato, in alcuni casi è diventato addirittura un obbligo.

È vero che non sempre è possibile lavorare a distanza, dato che la natura di diverse attività non lo consente (pensiamo agli operai che si occupano della costruzione di una casa: è assai difficile che possano riuscirci “a domicilio”): tuttavia, nelle ipotesi in cui lo smart working risulta un’opzione facilmente percorribile, è da preferire rispetto al lavoro in sede. Per il datore di lavoro, è preferibile in quanto si rispettano le norme di distanziamento sociale e si riducono i costi; per il lavoratore, si azzerano le spese relative agli spostamenti ed è possibile gestire gli orari in modo più autonomo.

Per poter fruire del lavoro agile, però, ci sono delle precise disposizioni alle quali datori di lavoro e dipendenti devono attenersi: ecco allora le 10 regole dello smart working.

È innanzitutto fondamentale considerare che il lavoratore in modalità agile non deve essere discriminato rispetto ai colleghi che lavorano in azienda, ma deve godere degli stessi diritti, della stessa retribuzione e dei riposi. Particolare importanza riveste, in questo senso, il diritto alla disconnessione: il dipendente, solo perché lavora da casa, non deve per forza essere connesso tutto il giorno o disponibile indefinitamente.

Predisporre l’accordo di smart working

La legge [1] obbliga a predisporre un accordo con cui sono stabilite le modalità di lavoro agile. Questo accordo deve essere stipulato per iscritto, ai fini della regolarità amministrativa e della prova. Ecco quali sono i contenuti minimi dell’accordo:

  • disciplina dell’esecuzione dell’attività lavorativa all’esterno della sede dell’azienda (luogo di svolgimento dell’attività, modalità di svolgimento, privacy);
  • forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
  • indicazione degli strumenti che il lavoratore deve utilizzare (attrezzature di lavoro, connessione di rete);
  • individuazione dei tempi di riposo del lavoratore (orario di lavoro, fasce di disponibilità);
  • indicazione delle misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro (diritto alla disconnessione).

Nel contratto possono essere poi indicate le modalità per recedere dagli accordi di smart working, le specifiche sulla tutela della salute e della sicurezza del lavoratore, ulteriori specifiche sul trattamento retributivo.

Per il periodo di emergenza Covid 19, è possibile ricorrere allo smart working anche in assenza dell’accordo individuale. Bisogna comunque inviare una lettera al lavoratore recante le informazioni fondamentali.

Predisporre la lettera per il lavoratore

Qualora si rientri nelle ipotesi in cui l’accordo non è obbligatorio, il datore di lavoro deve predisporre una lettera, per il lavoratore, recante i seguenti contenuti:

  • mansioni, orario di lavoro, pause, riposi giornalieri e settimanali e, in generale, il trattamento legale, contrattuale, economico e retributivo;
  • luogo di lavoro, che non deve essere individuato in un luogo pubblico o aperto al pubblico;
  • persona di riferimento: ad esempio, manager, team leader, etc.;
  • momenti di interazione diretta con l’azienda;
  • modalità di esercizio, da parte del datore di lavoro, del potere direttivo, organizzativo e disciplinare;
  • elenco degli strumenti forniti ed informativa sul loro utilizzo e sulle eventuali modalità di controllo a distanza;
  • modalità e tempistiche di disconnessione dagli strumenti informatici;
  • requisiti minimi di idoneità dei locali adibiti ad attività lavorativa in regime di lavoro agile;
  • modalità di richiesta all’azienda di ferie, permessi ed ulteriori istanze riguardo all’orario di lavoro ed alle assenze.

Obblighi in materia di salute e sicurezza

Il datore di lavoro, oltre a valutare tutti i possibili rischi per la salute e la sicurezza del lavoratore, ad adottare tutte le misure possibili per la sua tutela psicofisica ed a mettere tutto “nero su bianco” nel Dvr, il documento per la valutazione dei rischi, è obbligato a inviare al lavoratore e al Rls (Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza), con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta.

Nella relazione sono indicati i rischi per la salute e per la sicurezza del lavoratore, generali e specifici, connessi alla particolare modalità di esecuzione dell’attività.

Ricordiamo che, se il dipendente lavora per più di 20 ore a settimana davanti a un monitor (pc, tablet, smartphone…) devono essergli applicate le tutele riservate ai videoterminalisti.

Per il periodo di emergenza Covid, gli obblighi di informativa in materia di sicurezza sul lavoro possono essere assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito web dell’Inail, indicata nel comunicato Inail del 26 febbraio 2020.

Comunicazione al ministero del Lavoro

Gli accordi di lavoro agile devono essere comunicati dal datore al ministero del Lavoro, attraverso il portale ministeriale. Non deve essere comunicato, però, tutto il contenuto del contratto, ma devono essere inviate soltanto le seguenti informazioni:

  • dati anagrafici del datore di lavoro e del lavoratore;
  • rapporto di lavoro: tipologia (a tempo indeterminato, determinato, apprendistato), data assunzione, posizione Inail (Pat), voci di tariffa Inail;
  • riguardo agli accordi di smart working: data di sottoscrizione, tipologia (a tempo indeterminato o determinato), durata in mesi;
  • dati di chi trasmette la comunicazione.

L’apposito modello di comunicazione è disponibile sul sito ClicLavoro, tramite l’applicativo Smart Working.

Deposito massivo

Per il periodo di emergenza, il datore di lavoro può depositare la comunicazione obbligatoria semplificata inoltrando al portale ministeriale un file massivo Excel, senza bisogno di allegare l’accordo di smart working o l’autocertificazione.

L’elenco massivo deve essere redatto in formato .xls ed attestare i dati anagrafici e assicurativi dei lavoratori coinvolti nello smart working, indicando nel campo “data di sottoscrizione dell’accordo” la data di inizio dell’attività di lavoro agile.

Il file deve contenere le informazioni obbligatorie:

  • dati anagrafici del dipendente e del datore di lavoro: codice fiscale del datore di lavoro, codice fiscale del lavoratore insieme al relativo nome, cognome, data e comune di nascita;
  • Pat Inail, voce di tariffa applicata;
  • tipologia del rapporto di lavoro;
  • data di inizio ed eventuale fine del lavoro agile.

La procedura massiva non consente di inviare modifiche o annullamenti e non esiste la proroga.

Diritto alla disconnessione

Abbiamo osservato che il lavoratore in modalità agile ha il diritto alla disconnessione dagli strumenti tecnologici. Ma come funziona il diritto alla disconnessione? Una sorta di diritto alla disconnessione, per i videoterminalisti, è disciplinata dal Testo unico sulla salute e la sicurezza sul lavoro [2]. In pratica, il videoterminalista ha il diritto a una pausa dal lavoro al videoterminale di 15 minuti ogni 2 ore di applicazione continuativa.

Ma per gli addetti al lavoro agile esiste una regolamentazione più precisa del diritto alla disconnessione?

Per il dipendente in smart working, la legge [1] prevede espressamente il diritto alla disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme informatiche di lavoro, nel rispetto degli obiettivi concordati e delle modalità di esecuzione dell’attività autorizzate dal medico del lavoro, nonché delle eventuali fasce di reperibilità.

Nelle ipotesi in cui è previsto il diritto alla disconnessione, il lavoratore non può essere sanzionato per il mancato collegamento, né questo può comportare, di per sé, sanzioni disciplinari o riduzione dello stipendio.

In altre parole, la legge prevede degli archi di tempo nei quali il lavoratore non è tenuto a essere collegato con l’azienda: queste fasce di disconnessione non sono però definite dalla normativa, ma devono essere concordate col datore di lavoro e devono tener conto dell’obbligo di reperibilità.

Rispetto dei limiti di orario

Il lavoro agile consiste solo in una variazione del luogo di adempimento della prestazione lavorativa, non dell’orario di lavoro. Il dipendente deve dunque restare a disposizione durante l’arco di tempo corrispondente al normale orario di lavoro, previsto dal decreto in materia [3]: non oltre 40 ore di lavoro alla settimana, almeno 11 ore di riposo giornaliero, rispetto del riposo settimanale di 24 ore.

Diritto alla formazione

Alla pari dei dipendenti che svolgono la propria attività in azienda, anche il lavoratore in smart working ha diritto, se sussistono appositi accordi, all’apprendimento permanente e alla periodica certificazione delle relative competenze.

Assicurazione contro gli infortuni e le malattie professionali

Il lavoratore agile, alla pari degli altri lavoratori, deve essere obbligatoriamente assicurato presso l’Inail contro gli infortuni e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali.

Inoltre, l’assicurazione copre il lavoratore agile anche per gli infortuni “in itinere”: si tratta degli infortuni occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, se diverso dall’abitazione.

Lo smart working, difatti, può non essere svolto all’interno dell’abitazione del lavoratore, ma in un luogo diverso, se la sua scelta:

  • è connessa ad esigenze collegate alla prestazione lavorativa;
  • è legata alla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative;
  • risponde a criteri di ragionevolezza.

Controlli a distanza

Pur avendo una maggiore libertà, il dipendente in smart working è comunque vincolato al potere disciplinare e di controllo del datore di lavoro.

Per il lavoratore agile, l’esercizio del potere disciplinare e di controllo a distanza presenta delle particolarità: le modalità di esercizio del controllo da parte del datore di lavoro devono essere disciplinate nell’accordo di smart working.

Le modalità di controllo a distanza devono inoltre rispettare le previsioni dello Statuto dei lavoratori [4]: l’attività lavorativa deve essere esercitata senza controlli occulti, continuativi e pervasivi, stante il diritto di sorveglianza del datore di lavoro per verificarne l’esatto adempimento.

È infine necessario che siano specificamente individuati i comportamenti, connessi all’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari.


note

[1] D.lgs. 81/2017.

[2] D.lgs. 81/2008.

[3] D.lgs. 66/2003.

[4] Art. 4. L. 300/1970.


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