Come correggere una fattura elettronica sbagliata

Come rimediare agli errori nella fatturazione elettronica: regolarizzazione, nota di credito, rettifica, rinuncia alla detrazione.

La gestione della fatturazione elettronica risulta assai più complessa rispetto alla fatturazione ordinaria. La fattura elettronica deve infatti garantire integrità, autenticità e leggibilità, per questo deve essere redatta in un particolare formato e transitare, da fornitore a cliente, attraverso il sistema d’interscambio Sdi delle Entrate.

La gestione si complica ulteriormente in caso di fattura errata, specie se i dati sono già stati inviati tramite il sistema Sdi: in questo caso, la sola correzione delle registrazioni contabili non basta più, ma è necessario effettuare ulteriori operazioni, alcune delle quali devono “passare” attraverso il sistema d’interscambio.

Ma come correggere una fattura elettronica sbagliata?

La risposta dipende dal tipo di errore presente in fattura, che può essere meramente formale, può investire aspetti sostanziali del documento, può richiedere la rettifica dell’imposta, cioè dell’Iva, oppure può addirittura rendere la fattura inesistente.

Gli adempimenti da svolgere dipendono anche dal fornitore: se non corregge l’errore, deve provvedere il cliente che la riceve.

Infine, le possibilità di correzione dipendono dal momento in cui ci si accorge dell’errore: se la fattura non è stata ancora inviata allo Sdi, la rettifica è molto più semplice.

Osserviamo ora le ipotesi di errore più frequenti e le procedure di correzione, rinviando alla nostra Guida alla fattura elettronica ed alla Guida all’annullamento della fattura elettronica per maggiori approfondimenti.

Fattura elettronica sbagliata prima dell’invio a Sdi

Se ti accorgi che nella tua fattura elettronica ci sono degli errori, ma non l’hai ancora inviata al sistema di interscambio, ti è sufficiente correggerla ed inviarla; puoi inviarla con lo stesso numero.

Fattura elettronica sbagliata e scartata

Hai inviato la fattura elettronica al sistema Sdi, non ti sei accorto che era sbagliata e il sistema te l’ha scartata. In questo caso, hai 5 giorni di tempo per rettificarla e reinviarla a Sdi con lo stesso numero e la stessa data.

Non puoi inviare una fattura con lo stesso numero e la stessa data? Puoi allora:

• emettere una fattura con numero e data differenti, ma devi farlo in modo che risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi; ricorda che la precedente fattura va stornata con variazione contabile interna;
• emettere una fattura per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi, ma con una specifica numerazione, dalla quale risulti evidente che si tratta di un documento rettificativo di quello scartato; ricorda che la precedente fattura va sempre stornata con variazione contabile interna.

Fattura elettronica sbagliata accettata da Sdi

Ti sei accorto che la tua fattura elettronica presenta degli errori, ma hai già inviato tutto al sistema Sdi, che l’ha accettata? In questo caso, la fattura si considera emessa e non più modificabile; per correggerla, non ti resta dunque altro da fare che emettere una nota di variazione.

Se l’errore è sostanziale, ad esempio riguarda l’imponibile o l’imposta, puoi emettere una nota di credito a storno totale della fattura sbagliata; successivamente puoi emettere una nuova fattura corretta.

Codice destinatario o indirizzo pec sbagliato

La fattura è sostanzialmente corretta, ma tu hai sbagliato la pec del cliente o il suo codice destinatario? In questo caso non hai bisogno di emettere una nota di variazione, ma ti basta contattare il cliente e avvertirlo che la fattura è disponibile nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi; ricorda di conservare la documentazione inviata e ricevuta relativa alla fattura sbagliata.

Fattura elettronica sbagliata non consegnata

La fattura non è stata scartata da Sdi ma non è stata consegnata? Non puoi annullarla, in quanto la fattura si considera esistente. Anche in questo caso, come nell’ipotesi precedente, devi contattare il cliente e avvertirlo che la fattura è disponibile nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi. Procederai poi alla correzione con nota di variazione.

Fattura elettronica duplicata

Di solito, il Sistema Sdi non consente l’invio della fattura duplicata, cioè con gli stessi numeri identificativi, lo stesso anno di emissione, oppure lo stesso numero di protocollo.

Il sistema ti ha fatto comunque inviare una fattura duplicata? In questo caso, non puoi annullarla, ma devi emettere una nota di credito a storno della fattura, indicando come causale la duplicazione del documento.

Iban sbagliato

E se hai sbagliato l’Iban fornito al cliente in fattura? In questo caso non sei obbligato a emettere una nota di variazione, ma ti basta contattare il cliente e avvertirlo dell’errore, fornendogli l’iban corretto.

Fattura sbagliata ricevuta

Se non sei tu ad avere emesso una fattura errata, ma il tuo fornitore, fagli subito presente l’errore, come raccomandano le Entrate [1]. Se, difatti, entrambi correggete l’errore, rischiate di pagare due volte.

Il tuo fornitore fa “orecchie da mercante” e non corregge la fattura?

Puoi regolarizzare nei 30 giorni dalla registrazione con un documento integrativo. Non hai necessità di regolarizzare se la fattura riguarda un’operazione inesistente, anche se il sistema di interscambio l’ha accettata e consegnata.

Fattura esente o con aliquota ridotta sbagliata

Un’operazione è stata fatturata come esente da Iva ma in realtà è imponibile? È stata applicata in fattura un’aliquota ridotta non spettante?

In questi casi, per regolarizzare si deve anche versare la differenza d’imposta.

Fattura sbagliata in reverse charge

Anche per le operazioni in reverse charge, cioè in regime d’inversione contabile,  si può regolarizzare la fattura errata per non incorrere in sanzioni. Se si tratta di un acquisto di beni o di servizi da un fornitore che appartiene all’Unione Europea, per il quale non hai ricevuto la fattura entro il secondo mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, devi, entro il giorno 15 del mese successivo:

• emettere un’autofattura;
• in un unico esemplare;
• evidenziando il numero di identificazione Iva del fornitore.

Fattura sbagliata con Iva in più

Che fare se l’Iva indicata in fattura dal fornitore è maggiore di quella dovuta? Basta rinunciare alla detrazione della maggior imposta ed emettere un’autofattura che evidenzi il minor tributo.

Come evitare gli errori nella fatturazione elettronica?

Come abbiamo osservato, non sempre gli errori nella fatturazione elettronica son semplici da gestire. Ti do comunque un suggerimento per evitarli, perché “è meglio prevenire che curare”.

Prima di inviare la fattura tramite Sdi, stampala in formato pdf e inviala tramite mail al cliente, chiedendo di controllarla. In questo modo, eventuali errori si evidenziano molto più facilmente e soprattutto si correggono in modo semplice.