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Cos’è una fattura e come si fa?

23 Agosto 2020 | Autore:
Cos’è una fattura e come si fa?

Fatturazione per chi ha la partita Iva: compilazione, calcolo dell’imposta, della ritenuta e della contribuzione alla cassa professionale.

Fatture, ricevute, note di credito, proforma, documenti di trasporto, preventivi, scontrini: hai un’idea soltanto vaga e confusa di questi documenti? Purtroppo, si tratta del “pane quotidiano” per chi ha una partita Iva aperta.

Hai deciso di aprire la partita Iva e vorresti capire qualcosa in più sugli obblighi contabili e fiscali? Non sai da che parte cominciare? Ti consiglio di cominciare dalla fattura.

Cos’è una fattura e come si fa? La fattura è un documento contabile che ha valenza fiscale: certifica la vendita di un bene o l’effettuazione di un servizio. La fattura contiene il prezzo e l’oggetto del servizio reso o del bene venduto, le imposte e i contributi dovuti, le ritenute da applicare e ulteriori dati, come le condizioni di pagamento.

Devi sapere che non sempre in fattura è applicata un’imposta, così come non sempre è applicata una ritenuta o sono addebitati contributi aggiuntivi: questi sono elementi eventuali della fattura, che dipendono dal regime fiscale e contributivo adottato.

Questo documento deve essere trasmesso da chi vende il bene o presta il servizio (lavoratore autonomo, imprenditore o commerciante, professionista…) al cliente, al momento della consegna della merce o al momento in cui il servizio viene fornito: si fa normalmente riferimento al momento in cui l’operazione (vendita o prestazione di servizio) risulta compiuta. In casi specifici, chi riceve il bene o il servizio può emettere un’autofattura.

Ma procediamo con ordine e facciamo chiarezza sulla fattura: come si compila, quali dati indicare, che cosa cambia in base al regime fiscale adottato dal contribuente.

Quando devo emettere fattura?

Devi emettere la fattura se effettui un’operazione, come la vendita di un bene o la prestazione di un servizio, che rientra nel campo di applicazione dell’Iva, l’imposta sul valore aggiunto. Vuoi capire come funziona l’Iva? Leggi la nostra guida: “Iva, come funziona“.

La fattura va emessa per le operazioni imponibili, non imponibili ed esenti e riguarda la cessione di beni o la prestazione di servizi.

Perché un’operazione rientri nel campo di applicazione dell’Iva devono essere verificati i seguenti tre presupposti:

  • presupposto oggettivo: deve trattarsi di una cessione di beni o di una prestazione di servizi;
  • presupposto soggettivo: deve essere effettuata da imprese, artisti o professionisti, nell’esercizio dell’attività;
  • presupposto territoriale: deve essere effettuata nel territorio italiano.

Se manca anche un solo presupposto, l’operazione è esclusa dall’Iva, a meno che non si tratti di un’importazione, per la quale non rileva il presupposto soggettivo: le importazioni sono infatti tassate anche quando sono effettuate da un privato.

Per approfondire: “Quali sono le operazioni soggette a Iva?“.

Attenzione, poi, ai regimi fiscali, come quello forfettario e dei minimi, che non prevedono l’applicazione dell’Iva: nonostante le imprese ed i professionisti che rientrano in questo regime non siano assoggettati agli obblighi connessi all’Iva e quest’imposta non debba dunque essere addebitata al cliente, la fattura va emessa comunque. Viene emessa senza l’addebito dell’imposta, ma viene comunque emessa, in quanto sussistono i requisiti che obbligano- in questo caso “astrattamente” – all’applicazione dell’Iva.

Quando non devo emettere la fattura?

D’altra parte, anche se non sei esonerato dall’applicazione dell’Iva, potresti essere esonerato dall’emissione della fattura.

Non devi emettere fattura, ad esempio, se svolgi un’attività di commercio al minuto (come venditore ambulante, tassista, albergatore, ristoratore, se effettui prestazioni di trasporto di persone con o senza bagagli, etc.), a meno che l’emissione della fattura ti sia richiesta espressamente dall’acquirente, non oltre il compimento dell’operazione.

Il fatto che tu non emetta fattura non vuol dire che l’operazione sia priva di certificazione: puoi essere obbligato a certificarla, a seconda della categoria a cui appartieni, con una ricevuta fiscale o con uno scontrino, senza dimenticare che per molti imprenditori- lavoratori autonomi sussiste l’obbligo di comunicazione dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.

Se svolgi un’attività di lavoro autonomo occasionale e non hai la partita Iva aperta, non devi emettere fattura ma una ricevuta, alla quale potranno essere applicate, a seconda delle ipotesi, una ritenuta fiscale, una ritenuta contributiva e una marca da bollo.

Se invece hai aderito al regime fiscale dei minimi o forfettari, come appena osservato, devi emettere la fattura, ma non devi applicare l’Iva: devi eventualmente applicare una marca da bollo, se l’importo supera 77,47 euro.

Quali dati devo indicare nella fattura?

La fattura deve contenere necessariamente alcuni dati:

  • dati relativi all’identificazione della fattura:
  • numero progressivo della fattura, ad esempio 1/2020 per la prima fattura, 2/2020 per la seconda e così via;
  • data di emissione: data in cui hai emesso il documento;
  • dati di chi emette la fattura (quindi i tuoi dati, in quanto emittente): devi indicare il tuo numero di partita Iva, il tuo codice fiscale e il tuo indirizzo (solitamente si indica quello della sede legale);
  • dati del cliente: ragione sociale, codice fiscale/partita Iva, residenza o domicilio;
  • devi poi specificare la natura, la quantità e la qualità dei beni o dei servizi;
  • se in fattura applichi l’Iva, devi indicare l’aliquota Iva applicata (quindi la percentuale che, applicata all’imponibile relativo ai beni o ai servizi, determina l’imposta sul valore aggiunto addebitata in fattura), o le aliquote se ne hai applicate diverse (ad esempio se hai venduto alcuni beni che sono assoggettati all’aliquota del 10% ed altri all’aliquota del 22%);
  • devi inoltre indicare i corrispettivi per i beni o i servizi, con l’aliquota Iva applicata a ciascun bene e a ciascun servizio;
  • devi indicare, poi, l’ammontare dell’Iva, distinto per aliquota;
  • se sei un professionista e devi applicare all’ammontare dei tuoi compensi in fattura un importo aggiuntivo destinato alla cassa di previdenza, che devi addebitare al cliente, devi indicarlo specificamente (parliamo della cosiddetta rivalsa 4%);
  • devi anche indicare, a seconda del tuo regime fiscale, l’eventuale ritenuta d’acconto applicata; questo importo viene trattenuto dal cliente che è anche sostituto d’imposta (ad esempio un professionista o un imprenditore, una società…): il cliente è obbligato a versarlo all’Agenzia delle entrate; in parole semplici, con la ritenuta d’acconto stai anticipando il pagamento dell’Irpef; se sei un forfettario o nel regime dei minimi non subisci alcuna ritenuta d’acconto;
  • se hai anticipato delle spese per conto del cliente, puoi indicare l’eventuale importo dovuto a titolo di rimborso spese addebitato;
  • infine, devi indicare nella fattura il netto a pagare, assieme al metodo di pagamento (ad esempio bonifico, con indicazione dell’Iban); puoi anche specificare che il cliente ha già pagato;
  • se aderisci a un regime di vantaggio, devi indicarlo in fattura; ad esempio, se aderisci al forfettario, devi scrivere: “Operazione effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 così come modificato dalla Legge numero 208/2015 e dalla Legge n. 145/2018 e 160/2019. Si richiede la non applicazione della ritenuta alla fonte a titolo d’acconto ai sensi dell’articolo 1 comma 67 della Legge numero 190/2014.”

Vuoi analizzare gli elementi della fattura nel dettaglio? Vai alla nostra guida alla fattura.

Come si calcola la fattura?

Vediamo ora i passaggi fondamentali per determinare l’imponibile da indicare in fattura, l’imposta, gli eventuali contributi previdenziali dovuti, la ritenuta d’acconto e il corrispettivo che il cliente ti deve corrispondere.

Ipotizziamo che tu sia un professionista soggetto al regime Iva semplificato (con questo regime sei tenuto ad applicare l’Iva sui tuoi compensi) e che debba applicare la rivalsa del 4% a favore della tua cassa di previdenza.

Ecco i passaggi da seguire per compilare la fattura ed effettuare correttamente il calcolo di imponibile, imposte, contributi, ritenuta e corrispettivo da versare:

  • indica innanzitutto il compenso per la tua prestazione, ad escluse delle eventuali “spese vive” che il cliente ti deve rimborsare; ipotizziamo che sia pari a 500 euro;
  • applica, a titolo di rivalsa, il 4% a titolo di contribuzione da accreditare alla cassa di previdenza; avremo quindi 500 + 4%, cioè 520 euro;
  • è a questa somma (compenso +4%) che devi applicare l’Iva, in base all’aliquota prevista per la prestazione erogata (di solito si applica un’aliquota del 22%); avremo dunque 520 + 22%, ossia 634,40 euro;
  • calcola ora il 20% sul compenso da te indicato: nel nostro caso, calcola il 20% su 500 euro, cioè 100 euro; questo ammontare rappresenta la ritenuta d’acconto, un importo che il cliente trattiene e riversa poi all’erario con modello F24; la ritenuta può essere applicata solo se il cliente è sostituto d’imposta (in sostanza, se ha la partita Iva);
  • sottrai dunque questo 20% all’importo ottenuto applicando rivalsa e Iva al compenso (634,40 – 100 euro, nel nostro caso);
  • somma a quest’ultimo importo (534,40 euro, nel caso di specie) eventuali spese non imponibili; ipotizziamo che tu abbia diritto al rimborso di 50 euro;
  • ottieni così il netto a pagare (nell’ipotesi di specie, 584,40 euro, ossia 534,40 + 50).

Facsimile fattura professionista con Iva

Vediamo il modello fattura relativo all’esempio precedente:

  • Totale onorario: 500 euro;
  • Rivalsa Cassa Professionale 4%: 20 euro;
  • Imponibile Iva 520 euro;
  • Totale Iva 22%: 114,40 euro;
  • Totale fattura: 634,40 euro;
  • R.A. del 20% su 500 euro= 100 euro;
  • Rimborso spese esente: 50 euro;
  • Netto a pagare: 584,40 euro.

Quando devo applicare l’imposta di bollo sulla fattura?

Come avrai sicuramente osservato, nella fattura del professionista in regime semplificato non abbiamo applicato alcuna imposta di bollo. Come mai? Perché le fatture in cui si applica l’Iva sono esenti da imposta di bollo in modo assoluto.

Se invece non devi assoggettare ad Iva i tuoi corrispettivi, sei obbligato ad applicare una marca da bollo (o imposta di bollo assolta in modo virtuale) di 2 euro se il documento supera il valore di 77,47 euro.

Sono comunque esenti dall’imposta di bollo:

  • le fatture che riguardano cessioni all’esportazione, dirette o in triangolazione;
  • le fatture relative ad operazioni intracomunitarie;
  • le fatture emesse nei confronti di cessionari o committenti soggetti passivi IVA in applicazione del meccanismo dell’inversione contabile, o reverse charge;
  • le fatture scambiate fra organi della Pubblica amministrazione.

Sei assoggettato all’imposta di bollo se hai aderito al regime forfettario e il tuo compenso supera 77,47 euro.

Come si calcola la fattura nel regime forfettario?

Se sei un professionista soggetto al regime forfettario (con questo regime non devi applicare l’Iva sui tuoi compensi) e devi applicare la rivalsa del 4% a favore della tua cassa di previdenza, devi procedere in questo modo:

  • indica innanzitutto il compenso per la tua prestazione, ad escluse delle eventuali “spese vive” che il cliente ti deve rimborsare; ipotizziamo che sia pari a 500 euro;
  • applica, a titolo di rivalsa, il 4% a titolo di contribuzione da accreditare alla cassa di previdenza; avremo quindi 500 + 4%, cioè 520 euro;
  • non devi applicare l’Iva;
  • non devi applicare la ritenuta d’acconto;
  • somma a quest’ultimo importo (520 euro, nel caso di specie) eventuali spese non imponibili; ipotizziamo che tu abbia diritto al rimborso di 50 euro;
  • applica l’imposta di bollo pari a 2 euro;
  • ottieni così il netto a pagare (nell’ipotesi di specie, 572 euro, ossia 520 + 50 + 2).

Facsimile fattura professionista forfettario

Vediamo il modello fattura relativo all’esempio precedente, inerente il regime fiscale forfettario:

  • Totale onorario: 500 euro;
  • Rivalsa Cassa Professionale 4%: 20 euro;
  • Imponibile: 520 euro;
  • Rimborso spese esente: 50 euro;
  • Imposta di bollo: 2 euro;
  • Netto a pagare: 572 euro.

Specifica poi che la fattura non è soggetta a Iva ed a ritenuta d’acconto. Utilizza la dicitura:” “Operazione effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 così come modificato dalla Legge numero 208/2015 e dalla Legge n. 145/2018 e 160/2019. Si richiede la non applicazione della ritenuta alla fonte a titolo d’acconto ai sensi dell’articolo 1 comma 67 della Legge numero 190/2014.”

Se emetti una fattura elettronica, puoi assolvere l’imposta di bollo in modo virtuale, indicando specificamente in fattura: “Imposta di bollo assolta in modo virtuale”.

Come si fa la fattura elettronica?

Se sei un professionista o un imprenditore e non aderisci al regime forfettario sei obbligato all’invio della fattura in forma elettronica.

La fattura elettronica è una fattura e risponde alle regole di compilazione che abbiamo osservato. Tuttavia, deve obbligatoriamente possedere ulteriori caratteristiche, tra cui le più importanti sono:

  • l’integrità: perché la fattura sia considerata integra, il destinatario deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati; il documento deve quindi essere redatto e inviato con particolari standards;
  • l’autenticità: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa; anche questo requisito può essere soddisfatto se la fattura è emessa e redatta secondo precisi standards;
  • la leggibilità: il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma leggibile per l’uomo su di uno schermo.

Per rispondere ai requisiti di integrità, leggibilità ed autenticità la fattura elettronica deve essere redatta in formato xml e inviata attraverso un apposito sistema d’interscambio, messo a disposizione dalle Entrate, il sistema Sdi.

Vuoi sapere come compilare e inviare la fattura elettronica? Leggi la nostra guida alla fatturazione elettronica.



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