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Informativa sulla privacy: cosa inserire?

4 Agosto 2020
Informativa sulla privacy: cosa inserire?

Il contenuto del documento avente ad oggetto le modalità di trattamento dei dati personali.

Devi creare un sito web per avviare la tua attività di vendita online di prodotti di bellezza. Un amico ti ha detto che devi prestare molta attenzione al documento sul trattamento dei dati personali. Tu, però, non ne capisci assolutamente nulla. Non preoccuparti, in questa breve guida ti parlo dell’informativa della privacy: cosa inserire? È necessario rivolgersi ad un legale? Devi sapere che da quando è entrato in vigore il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (GDPR) è necessario prestare massima attenzione alle modalità di trattamento dei dati personali di utenti e clienti.

Ogni giorno, infatti, tantissime aziende raccolgono informazioni riservate che riguardano l’età, il lavoro, il luogo di nascita, gli studi effettuati, ecc. Ma sappiamo davvero che fine fanno queste informazioni e per quale scopo vengono raccolte? Scopriamolo insieme.

Cos’è l’informativa sulla privacy?

Partiamo subito da qualche esempio.

Tizio è laureato in fisica e ha intenzione di sostenere il concorso per frequentare il corso di dottorato e conseguire un ulteriore titolo accademico. Al momento dell’iscrizione, deve firmare un documento in cui gli vengono illustrate le modalità di trattamento dei suoi dati personali.

Caio è stato assunto in un’azienda farmaceutica. Il giorno della firma del contratto, riceve un’informativa sulla privacy in cui sono spiegati che i suoi dati personali verranno usati per l’avvio del rapporto di lavoro, per la gestione dei dati fiscali e previdenziali, ecc.

In entrambi gli esempi riportati, Tizio e Caio devono firmare l’informativa sulla privacy, ossia quel documento in cui sono riportate, in modo chiaro e coinciso, le modalità di trattamento dei dati personali, lo scopo e i diritti del soggetto interessato. Per dati personali si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica (ad esempio, il nome, il cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza, la cittadinanza, il codice fiscale, ecc.). Ormai, l’informativa sulla privacy è diventata una prassi costante ed è richiesta molte volte, ad esempio quando scarichi un’applicazione da internet, se intendi aprire un conto corrente online, ecc..

Trattandosi di dati personali, tuttavia, il consiglio è sempre quello di leggere attentamente prima di prestare il consenso per la raccolta e l’eventuale divulgazione a terzi delle notizie che ti riguardano da vicino.

Informativa sulla privacy: cosa inserire?

Mettiamo il caso che tu debba inserire l’informativa sulla privacy all’interno del tuo sito web dedicato alla vendita di attrezzi sportivi. Da dove cominciare? Innanzitutto, il documento in questione deve essere scritto in modo comprensibile a tutti. Quindi, bisogna usare un linguaggio breve, chiaro e semplice. Inoltre, l’informativa deve essere ben visibile sul sito internet, affinché ogni utente possa facilmente prenderne visione in ogni momento.

A questo punto, è lecito domandarsi cosa deve contenere l’informativa sulla privacy. Ebbene, le informazioni obbligatorie da inserire riguardano:

  • quali dati personali sono oggetto del trattamento;
  • la finalità del trattamento;
  • quali sono i diritti dell’interessato (il titolare dei dati): ad esempio, il diritto alla cancellazione o alla correzione dei propri dati; 
  • il titolare del trattamento;
  • la base giuridica: ossia il motivo che giustifica il trattamento. Se la base giuridica è il consenso, allora è necessario inserire un modulo per il consenso informato;
  • se i dati vengono trasferiti a soggetti terzi o in Paesi fuori dall’Unione Europea;
  • le tempistiche e le modalità di conservazione dei dati;
  • il Data Protection Officer (DPO) se nominato: si tratta di un professionista che ha il compito di garantire che i dati personali di migliaia di utenti e clienti siano trattati nel rispetto della normativa italiana e straniera;
  • se il trattamento comporta operazioni come la profilazione, ossia la raccolta di informazioni personali per studiare le caratteristiche e farne delle valutazioni o previsioni.

Informativa sulla privacy: è uguale per tutti?

Molto spesso, si commette l’errore di pensare che l’informativa sulla privacy sia uguale per tutti e che ci sia un modello standard da utilizzare ogni volta. In realtà, non è così. Il documento in questione deve essere personalizzato, altrimenti si rischia di offrire un’informativa inesatta e incompleta per poi incorrere nelle sanzioni previste per illegittimità del trattamento dei dati personali. Per fartela breve, l’informativa sulla privacy cambia a seconda della tipologia di trattamento, dell’origine dei dati o del soggetto interessato dal trattamento (cliente, dipendente, ecc.). 

Ciò detto, chi scrive l’informativa sulla privacy? Il soggetto titolare del trattamento dei dati. In ogni caso, è buona norma affidarsi ad un bravo avvocato specializzato in materia, in modo da avere un’informativa chiara, trasparente e completa. In alternativa, è possibile utilizzare i servizi online offerti dai vari siti internet che generano il documento rapidamente ad un costo molto contenuto.

Informativa sulla privacy: tipologie

Come già spiegato poc’anzi, l’informativa sulla privacy cambia a seconda delle esigenze dell’azienda, cioè in base alle modalità e alle finalità di raccolta dei dati degli utenti. Possiamo, infatti, distinguere le seguenti tipologie:

  • la privacy policy: informativa per il sito web necessaria soprattutto quando sono trattati i dati personali dei navigatori. Il link deve essere presente in ogni pagina del sito internet;
  • l’informativa privacy videosorveglianza: obbligatoria quando sono installate delle telecamere allo scopo di tutelare il patrimonio aziendale. In tal caso, è necessario posizionare un cartello ben visibile che avvisi i dipendenti e i visitatori della presenza della videocamera;
  • l’informativa privacy visitatori: in pratica, tutti gli estranei che hanno accesso in un’azienda devono essere prima registrati per ragioni di sicurezza. Nella prassi, accade che, dopo la registrazione, si consegna al visitatore un badge che lo identifica e gli viene fatta firmare l’informativa.


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