Diritto e Fisco | Articoli

La fattura elettronica: si comincia con la Pubblica Amministrazione

13 Novembre 2013
La fattura elettronica: si comincia con la Pubblica Amministrazione

Nel rispetto delle linee introdotte dalla UE e con l’obbiettivo di ottenere risparmi e trasparenza, a partire dal 6 giugno 2014 la Pubblica amministrazione comincerà a ricevere dai propri fornitori solamente fatture in formato elettronico.

 

Già da alcuni anni l’UE ha dettato le prime linee guida per l’emissione, la trasmissione e la conservazione della cosiddetta fattura elettronica e nel 2010 è tornata sull’argomento per modificare ed in parte semplificare le modalità di utilizzo della stessa.

Lo scopo è quello di ottenere risparmi consistenti nella creazione, gestione, registrazione, trasmissione e conservazione delle stesse nonché una maggiore trasparenza e velocità di elaborazione.

Conseguentemente, la Pubblica Amministrazione –per prima- sarà obbligata a ricevere solamente questo formato al fine di limitare gli errori di elaborazione e registrazione, di ridurre i tempi necessari per le suddette operazioni e di ottenere in tempo “reale” un maggiore controllo della spesa pubblica.

I primi ad adottare questo sistema saranno i Ministeri, le Agenzie Fiscali (Entrate, Dogane, Territorio e demanio), INPS, INAIL, INPDAP etc.; successivamente, seguiranno gli altri Enti che fanno parte della Pubblica amministrazione.

Ma cos’è, in concreto, questo documento e quali le differenze con la nostra cara abituale fattura cartacea?

La fattura elettronica, in generale, è quel documento che imprese e professionisti emettono a fronte di una cessione di beni o di una prestazione di servizi (e fin qui .. niente di nuovo); tuttavia questo documento viene emesso e ricevuto in “formato” elettronico.

 

In pratica, quindi, una fattura elettronica potrebbe essere rappresentata da un file (es. pdf) ed allegata ad una mail, anche se, in questo caso, i risparmi sperati sarebbero molto ridotti. Tuttavia, nel caso delle fatture inviate alla Pubblica Amministrazione – a differenza di quelle scambiate e prodotte tra privati – deve essere in file Xml (Extensible Markup Lenguage) secondo un formato definito. Questo formato è l’unico accettato dal “Sistema di interscambio”, un sistema informatico in grado di ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della fatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti e inoltrare le fatture alle amministrazioni destinatarie.

Il vero vantaggio che consegue l’utilizzo di questo nuovo strumento, infatti, è rappresentato dalla possibilità di trasmettere, ricevere ed elaborare i dati in modo praticamente automatico.

Se la struttura ed il formato del documento sono precedentemente concordati tra le parti e inseriti in appositi programmi, tutti i dati trasmessi con la fattura potranno essere recepiti, letti e registrati in automatico con un evidente risparmio di tempo e costi nonché con un margine d’errore drasticamente ridotto.

Non vi sarebbe più la necessità di stampare ed archiviare sempre nuovi documenti cartacei con grande risparmio di tempi e spazi.

Anche le foreste ne sarebbero grate.

Tuttavia, per ottenere questi risultati è necessario che le parti si strutturino con mezzi hardware e software adatti a gestire questo nuovo tipo di comunicazione di dati e che creino delle procedure adatte alla corretta gestione dei flussi informativi.

Tutto ciò comporta la necessità di nuovi investimenti in tempo e denaro ma, soprattutto, il vantaggio sarà reale nel momento in cui tutti (o quasi) saranno in grado di utilizzare queste nuove tecnologie; in caso contrario, ci si troverà a dover gestire contemporaneamente i due formati – cartaceo e elettronico – vanificando in parte i vantaggi sperati.

A differenza della normale fattura elettronica, inoltre, la cosiddetta “fattura PA”, cioè la fattura emessa nei confronti della Pubblica amministrazione, deve rispettare alcune precise caratteristiche, più stringenti rispetto al normale [1].

Tra le altre caratteristiche, in particolare viene definito:

–  il tipo di formato elettronico utilizzabile (file XML),

– le modalità necessarie per garantire l’autenticità (identità del fornitore) e l’integrità del suo contenuto (firma elettronica qualificata o digitale),

– l’obbligo di utilizzare un codice identificativo univoco per il destinatario, riportato nell’Indice delle pubbliche Amministrazioni (Ipa),

– il sistema informatico di interscambio (Sdi) da adottare che sarà gestito dall’Agenzia delle Entrate. Questo sistema riceverà le fatture elettroniche, effettuerà alcuni controlli sui file ricevuti e provvederà a inoltrare gli stessi al destinatario, sulla base del codice identificativo univoco,

– le modalità consentite per la trasmissione della fattura PA.

Tornando alla fattura elettronica, in generale, è necessario sottolineare che la stessa, per essere tale, deve rispettare alcuni requisiti essenziali.

Vediamoli molto sinteticamente:

la fattura elettronica, per essere tale, ha bisogno della “accettazione” da parte del destinatario e deve rispondere a requisiti di “autenticità”, “integrità” e “leggibilità”.

 

L’autenticità garantisce l’identità del fornitore. Per questo possono essere utilizzati specifici sistemi e protocolli di trasmissione dei dati oppure può essere utilizzata la firma elettronica.

 

L’integrità garantisce l’immodificabilità del suo contenuto.

 

La leggibilità garantisce la possibilità che il documento elettronico sia consultabile anche a distanza di tempo.

Conservazione: non essendo stampata su carta, è necessario che la fattura elettronica venga conservata elettronicamente, al fine di poter essere successivamente consultata ed utilizzata.

A tale scopo, per garantire la persistenza dei requisiti sopraindicati, la nostra fattura elettronica dovrà essere conservata rispettando le norme disposte per la conservazione elettronica dei documenti fiscali, che prevede una specifica procedura di memorizzazione dei file e si conclude con l’applicazione di una firma elettronica e l’apposizione di una marca temporale da parte di un soggetto designato come responsabile della conservazione.

Per operare utilizzando la fattura elettronica quindi, sia essa fattura PA o fattura elettronica tra soggetti privati, appare evidente la necessità di dotarsi di apposite procedure e strumenti informatici che siano in grado di garantire il rispetto delle normative attualmente in vigore.

di MARCO SABELLA


note

[1] Definite in alcuni allegati tecnici del D.M. 55/2013.


Sostieni LaLeggepertutti.it

La pandemia ha colpito duramente anche il settore giornalistico. La pubblicità, di cui si nutre l’informazione online, è in forte calo, con perdite di oltre il 70%. Ma, a differenza degli altri comparti, i giornali online non hanno ricevuto alcun sostegno da parte dello Stato. Per salvare l'informazione libera e gratuita, ti chiediamo un sostegno, una piccola donazione che ci consenta di mantenere in vita il nostro giornale. Questo ci permetterà di esistere anche dopo la pandemia, per offrirti un servizio sempre aggiornato e professionale. Diventa sostenitore clicca qui

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema (max 1000 caratteri). Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 


NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI

CERCA SENTENZA

Canale video Questa è La Legge

Segui il nostro direttore su Youtube