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Condominio: è obbligatorio avere una pec?

2 Novembre 2020 | Autore:
Condominio: è obbligatorio avere una pec?

Pec condominiale: è un obbligo? L’amministratore di condominio deve avere la pec? L’assemblea può decidere che il condominio si munisca di pec?

Le lettere scritte romanticamente a lume di candela oppure al chiaro di luna sono oramai acqua passata. Le comunicazioni viaggiano veloci con i sistemi di messaggistica istantanea (le chat, in pratica) oppure con le email. Quando si intende effettuare una comunicazione formale, si predilige il servizio postale e, nello specifico, la raccomandata con avviso di ricevimento. Quest’ultimo strumento consente di avere la prova legale non solo dell’invio, ma anche della ricezione della lettera. Un mezzo alternativo alla raccomandata è la posta elettronica certificata, di cui sono muniti oggi praticamente tutte le imprese e i professionisti. Per il condominio è obbligatorio avere una pec?

È indubbio che la posta elettronica certificata, a fronte di un costo esiguo, offre un servizio di tutto rilievo. Anche per il condominio è così: basti pensare alla comodità, per i terzi, di poter inviare una comunicazione formale al condominio senza inviare una raccomandata con avviso di ricevimento. Ad esempio, la società creditrice può mettere in mora tutti i condòmini inviando una semplice pec alla casella di posta elettronica certificata condominiale. Ma il condominio è obbligato ad avere una pec? Da un certo punto di vista, il condominio è un entità separata dai singoli condòmini, e pertanto potrebbe essere titolare di una propria casella di posta elettronica, proprio come una società o un’impresa. Ma è proprio così? Vediamo cosa dice la legge.

Posta elettronica certificata: cos’è?

Prima di vedere se per il condominio è obbligatorio avere una pec, è bene chiarire cos’è e come funziona la posta elettronica certificata.

La posta elettronica certificata (pec) è il sistema che consente di inviare e-mail aventi valore legale equiparato ad una raccomandata con avviso di ricevimento [1].

Rispetto alla posta elettronica ordinaria, la pec garantisce agli utenti la certezza dell’invio e della consegna (o mancata consegna) delle e-mail al destinatario.

Vantaggi della pec

I vantaggi della posta elettronica certificata sono i seguenti:

  • ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell’orario esatto di spedizione;
  • grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati;
  • è economica: pagato il costo del servizio annuale, è possibile inviare e ricevere un numero illimitato di pec.

Pec: come funziona?

Affinché una pec vada a buon fine è necessario che sia mittente che destinatario siano in possesso di una casella di posta elettronica certificata presso uno dei gestori autorizzati iscritti all’elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Per fare in modo che integrità del contenuto, data e ora di invio siano garantiti, una volta che il mittente ha compilato il suo messaggio entra in gioco il suo gestore di pec che, al momento dell’invio, crea un messaggio esterno, denominato busta di trasporto, nel quale vengono inseriti il messaggio del mittente e tutti gli eventuali documenti allegati.

Il gestore pec del mittente invia una ricevuta di accettazione al mittente; allo stesso tempo, invia la busta di trasporto al gestore pec del destinatario che verifica l’attendibilità della comunicazione pec, consegna il messaggio nella casella destinataria ed invia al mittente la ricevuta di consegna, o, in caso di problemi, la ricevuta di mancata consegna.

In caso di esito positivo, il destinatario trova nella sua casella pec il messaggio inviato dal mittente completo di tutti i documenti allegati in completa sicurezza ed efficienza.

Il mittente, invece, riceve la notifica che attesta che il suo messaggio è stato ricevuto o preso in carico dal gestore di pec del destinatario.

Come accade per la raccomandata con avviso di ricevimento, chi invia un messaggio di posta elettronica certificata ha quindi sia il modo di attestare la data dell’invio della comunicazione, che la possibilità di sapere se il suo messaggio è arrivato o meno a destinazione tramite la ricevuta di ritorno.

Condominio: la pec è obbligatoria?

In Italia, non esiste una legge che impone al condominio di essere titolare di una pec.

La legge [2] stabilisce l’obbligo per le società di capitali, per le società di persone, per i professionisti iscritti in albi o elenchi, le pubbliche amministrazioni e le ditte individuali (compresi gli artigiani) di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata.

Dunque, sono obbligati ad avere una pec tutti i professionisti iscritti in un albo (avvocati, commercialisti, architetti, ecc.), le società e le pubbliche amministrazioni, ma non i condomìni.

Il condominio, non essendo una società ma un semplice ente di gestione sprovvisto di personalità giuridica distinta da quella dei condomini, non è obbligato a possedere una casella di posta elettronica certificata.

Anche da un punto di vista fiscale il condominio non è equiparato a una società. Ad esempio, ai fini della fatturazione elettronica il condominio viene considerato un privato consumatore e quindi non obbligato ad avere una casella di posta elettronica certificata.

L’assenza di quest’obbligo è giustificata dal fatto che il condominio è rappresentato all’esterno dall’amministratore. Pertanto, ogni comunicazione formale potrà essere inviata a lui direttamente, senza necessità che il condominio abbia una pec propria.

Quanto appena detto comporta la necessità di rispondere a un’altra domanda: l’amministratore di condominio deve avere la pec?

Amministratore di condominio: la pec è obbligatoria?

Il condominio, in quanto mero ente di gestione, non è tenuto ad avere una pec propria. Lo stesso vale per l’amministratore? In altre parole: per l’amministratore di condominio la pec è obbligatoria?

Anche in questo caso la risposta è negativa. Gli unici soggetti che hanno l’obbligo per legge di munirsi di posta elettronica certificata sono quelli indicati qualche paragrafo di sopra, e cioè società (indifferentemente di capitali e di persone), i professionisti iscritti in albi o elenchi, le pubbliche amministrazioni e le ditte individuali.

Dunque, la persona che fa l’amministratore di condominio non è tenuta a dotarsi di una pec. Tuttavia, se l’amministratore rientra in una delle categorie per cui vige l’obbligo di avere la posta elettronica certificata, allora potrà utilizzare la medesima pec anche per le comunicazioni inerenti l’amministrazione del condominio.

Ad esempio, se l’amministratore di condominio è un avvocato, per legge dovrà avere una pec, ma non perché fa l’amministratore, ma perché è un avvocato. La casella di posta elettronica certificata in suo possesso potrà essere utilizzata per inviare e ricevere comunicazioni riguardanti al vita del condominio.

In sintesi, se l’amministratore di condominio non esercita la propria attività in forma d’impresa o non è un professionista iscritto in appositi albi, non ha alcun obbligo di attivare una casella di posta elettronica certificata.

La pec per l’amministratore di condominio può essere davvero utile, se solo si pensa che è consentito notificare ai singoli condòmini l’avviso di convocazione dell’assemblea anche a mezzo pec.

Secondo la legge [3], l’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione.

Dunque, l’amministratore munito di pec potrà validamente convocare l’assemblea inviando ai condòmini una pec. Bisogna però ricordare che la pec costituisce prova legale dell’invio solamente se indirizzata ad altra casella di posta elettronica certificata.

Dunque, se l’amministratore invia una pec all’indirizzo di posta elettronica ordinaria del condomino, la comunicazione non sarà equiparabile a una raccomandata con avviso di ricevimento.

Il condominio può deliberare di avere una pec?

Il condominio non è obbligato ad avere una pec. Tuttavia, l’assemblea può deliberare in tal senso, cioè può decidere che il condominio si munisca di una casella di posta elettronica certificata.

La scelta potrebbe servire a facilitare le comunicazioni tra condominio e inquilini e condominio e terze persone. Insomma: è come se si dotasse l’intero edificio di un indirizzo digitale univoco.

Ma non solo: l’assemblea potrebbe anche chiedere all’amministratore di dotarsi di una propria pec, così da rendere più agevole lo scambio di comunicazioni formali (avvisi di convocazione, ecc.).

Pec condominio: a cosa serve?

Una pec condominiale potrebbe essere davvero molto utile e snellire notevolmente il lavoro dell’amministratore.

Una pec di condominio potrà ad esempio utilizzata per le comunicazioni nei confronti di assicurazioni, banche, pubblica amministrazione, Agenzia delle Entrate, professionisti. Ma non solo.

La pec condominiale potrà essere utilizzata anche per: la convocazione dell’assemblea di condominio; l’invio di preventivi e rendiconti; solleciti pagamento; ecc. Tutto con lo stesso valore legale della raccomandata con avviso di ricevimento.

I vantaggi di una pec condominiale sarebbero evidenti: eliminazione delle spese postali; riduzione drastica della carta e della cancelleria addebitata dall’amministratore di condominio; eliminazione di ritiro delle raccomandate presso l’ufficio postale nel caso di assenza alla consegna.

Pec condominio: come trovarla?

Se intendi inviare una pec a un condominio ma non sai se ne è fornito, puoi effettuare una ricerca all’interno dei pubblici registri che conservano gli indirizzi di posta elettronica certificata.

Si tratta di elenchi spesso liberamente consultabili (uno dei più noti è Ini-pec). Per ottenere risultati, però, occorre inserire il codice fiscale o la partita iva del condominio. Solo possedendo queste informazioni sarà possibile effettuare la ricerca.


note

[1] D.P.R. n. 68 dell’11 Febbraio 2005.

[2] D. l. n. 185 del 29 novembre 2008, convertito con modificazioni in l. n. 2 del 28 gennaio 2009, n. 2; d. l. n. 176 del 18 ottobre 2012, convertito con modificazioni in l. n. 221 del 17 dicembre 2012.

[3] Art. 66 disp. att. cod. proc. civ.

Autore immagine: Depositphotos.com


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