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Come rendere meglio al lavoro senza perdere tempo

6 Dicembre 2020
Come rendere meglio al lavoro senza perdere tempo

Per aumentare la produttività non servono né la precisione maniacale, né lo stacanovismo: basta darsi qualche regola ferrea per mantenersi concentrati.  

Ci sono giorni in cui ti senti a mille, hai energie da vendere e resti sbalordito dalla tua alta produttività. Altri, invece, in cui ti sembra di non riuscire a combinare nulla, complice il telefono che squilla ogni dieci minuti e, puntualmente, ti interrompe. Ci vorrebbe un manuale d’istruzioni su come rendere meglio al lavoro senza perdere tempo.

Se ti stai chiedendo se c’è un metodo per mantenere alta la concentrazione e migliorare le tue prestazioni professionali, sappi che la risposta è affermativa. In psicologia, si dice che esistano i «vampiri emotivi»: persone che riescono a succhiare il tuo tempo e le tue energie intromettendosi nella tua esistenza, generalmente perché incapaci di viverne una propria. Nell’ambito professionale, in una certa misura, è un po’ la stessa cosa.

Non parliamo necessariamente di persone, anzi intendiamo più che altro abitudini sedimentate e incancrenite nella pratica lavorativa: abitudini «succhiatempo». Se riuscissi a cambiarle, risparmieresti una preziosa quantità di ore che finirebbe per incidere positivamente anche sulla tua efficienza. Bastano alcuni semplici tips, come dicono gli anglisti: consigli estremamente concreti che puoi iniziare a mettere in atto da subito.

Alcuni probabilmente non saranno una novità per te: spesso, è più difficile mettere in pratica un suggerimento piuttosto che darselo. Con calma. Iniziamo intanto ad elencarli uno a uno per capire come rendere meglio al lavoro senza perdere tempo.

Trova il tuo ordine

Quello di ordine è un concetto relativo, o almeno così ci sentiamo di considerarlo. Certo, è ovvio che una scrivania può essere a prima vista più o meno sgombra/ingombra, sporca/pulita e così via, ma è anche vero che ognuno deve ricavarsi una sua dimensione, sia in ufficio, sia a casa propria in smart working. In tal caso, potrai sentirti ancora più libero di attrezzare a tuo piacimento il tuo ambiente lavorativo, senza la preoccupazione che possa distrarre per qualche motivo qualche collega.

Quello che ti consigliamo a questo proposito, comunque, è: sii te stesso. Non ti imporre un ordine maniacale a tutti i costi; c’è chi sostiene che una scrivania ordinata sproni a lavorare meglio e ad aumentare la concentrazione. Ci sentiamo di dubitarne, ritenendo che ognuno possa sentirsi più «ispirato» in un ambiente che sente suo e dove riesce a trascorrere molte ore a proprio agio.

La tua scrivania può essere anche disordinata, l’importante è che nel tuo disordine tu riesca ad orientarti e a trovare sempre quello che ti serve, senza perdere inutilmente tempo ogni volta che cerchi qualcosa.

Semplifica e pianifica

Ogni lavoro ha delle procedure standardizzate, a volte ingolfate da inutili passaggi burocratici: cerca di farne a meno. Se sei il capo o comunque hai una posizione apicale vale la pena perdere, o meglio investire, anche un po’ di tempo sulla revisione di alcune prassi. Se sei un semplice collaboratore magari non potrai suggerire radicali modifiche all’impostazione aziendale, ma anche nello svolgimento del tuo incarico cerca di fare quanto ti è possibile per non caricarti di pesi che non servono.

Ci riferiamo a qualunque tipo di azione che possa rallentarti e che sia inessenziale allo svolgimento dei tuoi compiti. È possibile che la tua attività non possa fare a meno di una certa quota fisiologica di burocrazia. Cerca allora di non perderti in una giungla di carte: pianifica il lavoro, agisci per priorità e non deviare mai dall’obiettivo.

Se in una sola giornata devi compilare 10 note, 20 verbali, 30 relazioni, non avranno tutti lo stesso grado di importanza. Comincia da quelli più cruciali e procedi in ordine decrescente, dosando le energie in modo da destinarne di più ai compiti più gravosi. Sembra scontato, ma semplificare e rinunciare al perfezionismo ti aiuta anche ad evitare inutili sprechi di forze preziose.

Aggiornarsi non è perdere tempo 

Siamo spesso portati a pensare all’aggiornamento e alla formazione professionale come a una scocciatura. Cerca di non vederla così: un corso può essere una buona occasione per perfezionarti, specie se hai la possibilità di sceglierlo e decidere tu su cosa specializzarti.

Lo stesso vale per l’aggiornamento nel campo della tecnologia. È un’opportunità che vale la pena cogliere, senza farsi scoraggiare dai tempi tecnici di adeguamento al cambiamento, a nuovi programmi o apparecchiature.

Anche in tal caso, vale quanto dicevamo sopra per la burocrazia: fermarsi un attimo a reimpostare il lavoro, per oliare meglio la macchina organizzativa e anche le proprie attrezzature, non sarà mai una perdita di tempo ma un investimento che punta al potenziamento. Quindi, ben venga tutto ciò che possa rendere te stesso e i tuoi strumenti di lavoro più efficienti.

Definire ciascun ruolo 

La definizione dei ruoli e dei compiti è determinante per far funzionare a dovere la macchina. Anche questo, naturalmente, dipende più dalle gerarchie che da te, ma quello che puoi fare tu è capire cosa ti si richiede nello specifico e cercare di svolgere al meglio la tua mansione. Significa non perdere mai di vista «la palla», il risultato da raggiungere. Sarà importante capire che ci sono obiettivi prioritari e secondari, di conseguenza compiti che meritano più abnegazione e altri meno.

Soprattutto ci sono sicuramente attività che non ti competono: non invadere il campo dei colleghi per dimostrarti/dimostrare chissà che. Finiresti solo per caricarti di pesi inutili o addirittura nocivi e comunque non richiesti. Pensa più a fare bene quello che devi, piuttosto che a strafare.

Ai fini di una buona gestione del personale e delle mansioni del team, è bene fare delle riunioni periodiche, per confrontarsi su cosa non va. Bisogna verificare che i carichi di lavoro siano correttamente distribuiti: qualunque ridondanza o sovrapposizione può creare disguidi e incomprensioni che si ripercuotono sulla produttività. Un grande classico è che siate in due a fare due volte lo stesso lavoro, l’uno all’insaputa dell’altro. A testimonianza che il coordinamento è fondamentale.

Vietato accentrare

Se rivesti una posizione di vertice nella tua azienda, sentirai certamente più di altri il peso delle responsabilità. Appunto: ricoprire un ruolo gerarchico è già complesso di per sé, non aggiungere un carico da dodici.

Se sei il capo puoi permetterti di delegare. Non solo è bene farlo per non caricarti di ogni singolo compito, ma dovresti farlo per responsabilizzare i tuoi sottoposti e collaboratori. Certo, serve fiducia ed è un processo graduale: specie per gli incarichi più importanti si tende ad accentrare per evitare sorprese e, nel caso in cui le cose non vadano come speriamo, almeno potremo prendercela con noi stessi.

Accentramento, però, fa rima con logoramento. Peraltro, se non deleghi ti privi della possibilità di mettere alla prova il tuo personale e avere una visione chiara su chi puoi davvero contare e sul livello di preparazione del tuo team.

Decisionismo, senza fretta

Un problema alla volta. Piano piano, ma non troppo. Assumere un atteggiamento decisionista sul posto di lavoro è importante, se non altro perché lasciarsi dietro un campo minato di faccende lasciate in sospeso non ti conviene: prima o poi si riproporranno, ricordandoti che devi affrontarle e chiuderle.

Decidi, quindi, ma senza sentirti pressato. Quella del problem solving è una competenza specifica, per la quale c’è chi è più e chi meno portato, ma tutti possono affinarla ed è bene farlo per velocizzare i processi lavorativi.

Una volta individuata la questione da affrontare, prenditi il tempo giusto per valutare tutte le alternative e poi scegli quale ti sembra la più proficua. È tutto qui.

Evita l’evitabile 

Ogni interruzione può essere nociva, specie se sei impegnato in qualcosa che ti assorbe molto. Impara a dire di no: se un collega ti chiede di fare una pausa caffè insieme in un momento per te sbagliato perché sai che ti deconcentrerebbe, non sarà scortese declinare l’invito. Vale lo stesso per visite inopportune, il che può capitarti facilmente se sei in smart working. Non tutti i tuoi conoscenti sanno qual è il tuo orario di lavoro: se passano a trovarti e non puoi dedicargli del tempo, semplicemente dillo con gentilezza senza farti problemi. Recupererete appena possibile.

Anche per quanto riguarda il telefono, serve un po’ di rigore e inflessibilità per evitare perdite di tempo inutili. La messaggistica istantanea ha introdotto un nuovo galateo della comunicazione per cui essere online su WhatsApp e non rispondere a chi ti invia un messaggio è percepito come scortese. Peccato che possono esserci molti motivi, anche lavorativi, per essere online: la chat dei colleghi, per esempio, utile a coordinarvi se siete tutti in smart working e lavorate delocalizzati.

Non fartene un cruccio: se chi ti scrive è un amico, capirà; se non lo è, potrai spiegargli perché hai impiegato tanto tempo a rispondere appena potrai; se si offenderà, pazienza. Il refrain è sempre lo stesso: selezione e priorità. In questo modo, manterrai la concentrazione.



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