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Regole per l’account email dell’ex dipendente

5 Dicembre 2020
Regole per l’account email dell’ex dipendente

La legge il diritto europeo tutelano la riservatezza dei dati personali anche nell’ambito del rapporto di lavoro.

Sei un lavoratore subordinato. Tre anni fa, ti sei dimesso dal rapporto di lavoro per andare a lavorare presso un’altra azienda. A distanza di ben tre anni, il vecchio datore di lavoro ti ha contestato un comportamento di cui è venuto a conoscenza leggendo le email relative al tuo vecchio account aziendale. Vuoi sapere se l’uso dei tuoi dati personali da parte dell’ex datore di lavoro è legittimo.

Con l’avvento della tecnologia sono milioni i lavoratori che eseguono la propria prestazione di lavoro utilizzando degli strumenti informatici come pc, cellulare, email aziendale, internet.

L’uso massiccio degli strumenti informatici per l’esecuzione della prestazione di lavoro presenta dei profili delicati sotto il profilo della privacy. In particolare, quando un rapporto di lavoro cessa, ci si può chiedere quali sono le regole che il datore deve seguire per l’account email dell’ex dipendente. Infatti, è evidente che, durante lo svolgimento del rapporto di lavoro, l’account email svolge una funzione organizzativa e rende possibile l’esecuzione della prestazione stessa. Quando il rapporto di lavoro cessa, tuttavia, il Garante privacy ha fornito precise istruzioni su cosa deve essere fatto dal datore di lavoro.

Cosa si intende per privacy del dipendente?

Sin dai tempi dello Statuto dei lavoratori il legislatore ha manifestato l’esigenza di proteggere la riservatezza e la sfera personale del lavoratore dal rischio di eccessive intrusioni da parte del datore di lavoro. Sono da leggere in questa ottica le norme come quella [1] che vieta al datore di lavoro di effettuare indagini, sia prima dell’assunzione che durante il rapporto di lavoro, sulle opinioni politiche, religiose, sindacali del lavoratore e, in ogni caso, su circostanze che non ineriscono al rapporto di lavoro stesso.

Con l’uso degli strumenti informatici da parte dei lavoratori il rischio di una eccessiva ingerenza del datore di lavoro nei dati personali del dipendente assume dei connotati ancora più delicati.

Il datore di lavoro, in particolare, secondo la legge [2], non deve effettuare il controllo a distanza sull’attività lavorativa dei dipendenti. Infatti, la legge prevede che l’installazione di impianti di videosorveglianza dai quali può accidentalmente anche derivare un controllo a distanza dell’attività lavorativa del lavoratore può essere realizzata solo per:

  • esigenze tecniche, organizzative e produttive aziendali;
  • tutela del patrimonio aziendale;
  • tutela della salute e sicurezza dei lavoratori.

In ogni caso, l’installazione deve essere preceduta da un accordo con il sindacato o, in mancanza, dall’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro.

Privacy del lavoratore e strumenti informatici

In linea teorica anche gli strumenti informatici con cui il lavoratore esegue la prestazione lavorativa possono trasformarsi in degli strumenti di controllo a distanza del dipendente.

Il datore di lavoro, ad esempio, potrebbe controllare sistematicamente tutte le email inviate e ricevute da un lavoratore, oppure, con gli strumenti di controllo da remoto, potrebbe controllare in tempo reale l’attività che il lavoratore svolge con il proprio pc.

La legge prevede che l’uso degli strumenti informatici non rientra nella normativa sui controlli a distanza e, dunque, non deve essere preceduto dall’accordo sindacale o dall’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. Ciò non significa, tuttavia, che questi strumenti possono essere utilizzati per controllare a distanza l’attività lavorativa dei dipendenti. Tale comportamento sarebbe, infatti, illecito e costituisce anche un reato.

Account email dipendente: cosa fare dopo la cessazione del rapporto di lavoro?

Il Garante privacy  ha affrontato [3], in particolare, il tema della gestione dell’account email dell’ex dipendente dopo la cessazione del rapporto di lavoro. In particolare, secondo il Garante, commette un illecito il datore di lavoro che mantiene attivo l’account mail aziendale dell’ex dipendente, dopo la fine del rapporto di lavoro, e accede alle email ivi contenute. Quando cessa il rapporto di lavoro, l’account aziendale dell’ex dipendente deve essere disattivato nei tempi tecnici necessari.

Inoltre l’azienda deve adottare dei sistemi automatici con indirizzi alternativi per coloro che contattano la casella mail dell’ex dipendente e adottare accorgimenti che impediscano di visualizzare i messaggi in arrivo.

Inoltre, la legge [4] rende obbligatoria la consegna al dipendente di una informativa che illustri ai dipendenti:

  • le modalità di utilizzo degli strumenti informatici con cui rendono la prestazione di lavoro;
  • l’eventualità che, sull’utilizzo degli stessi, vengano realizzati dei controlli e informazioni circa le caratteristiche dei controlli stessi;
  • le informazioni relative al trattamento dei dati personali con cui l’azienda entra in contatto tramite tali strumenti in linea con gli obblighi di informativa previsti dal Gdpr [5].

note

[1] Art. 8, L. 300/1970.

[2] Art. 4, L. 300/1970.

[3] Garante Privacy, provvedimento del 04.12.2019.

[4] Art. 4 co. 3 L. 300/1970.

[5] Art. 13, Regolamento (UE) n. 679/2016.


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