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Indennità di trasferta: tassazione

12 Ottobre 2020 | Autore:
Indennità di trasferta: tassazione

Le voci che compongono la diaria forfettaria ed i rimborsi spese analitici possono rientrare nel reddito imponibile oppure essere esentasse: i criteri.

Sei un lavoratore dipendente e devi spesso recarti fuori sede per esigenze aziendali. Le spese di viaggio, vitto e alloggio ti vengono rimborsate in busta paga, in forma analitica sugli importi documentati oppure in modo forfettario.

Vorresti sapere se queste somme, che costituiscono l’indennità di trasferta, sono soggette a tassazione e in caso positivo in base a quali criteri. Infatti se fossero considerate voci retributive andrebbero ad incrementare il tuo reddito imponibile, altrimenti sarebbero esenti.

La legge e i contratti collettivi di lavoro disciplinano le trasferte o missioni e, per evitare il fenomeno delle retribuzioni corrisposte “fuori busta”, distinguono le apposite indennità dai rimborsi spese, tenendo conto anche della distanza del luogo ove viene svolta la trasferta rispetto alla sede aziendale.

L’indennità di trasferta

La trasferta è il movimento di un lavoratore che viene impiegato, temporaneamente, fuori dalla sede contrattuale stabilita per l’esecuzione delle sue prestazioni lavorative. Il requisito della temporaneità è fondamentale perché se lo spostamento fosse definitivo si avrebbe un trasferimento, che è disciplinato in maniera del tutto diversa. Ciò non toglie che eventuali trasferte prolungate possano considerarsi tali e non costituire un trasferimento, come nel caso degli edili impiegati in un cantiere fino alla conclusione dei lavori.

L’indennità di trasferta– detta anche diaria – è un compenso economico aggiuntivo riconosciuto al lavoratore a fronte del disagio causato da questi spostamenti esterni. Può essere commisurata alle spese sostenute, dunque con un rimborso analitico delle specifiche voci presentate nella lista, oppure forfettizzata in base al numero di ore o giorni trascorsi in missione ed alla distanza.

Indennità di trasferta: come si calcola

In concreto, è la contrattazione collettiva a stabilire i criteri di commisurazione dell’indennità, prevedendo, a seconda dei tipi di attività, dei comparti e delle mansioni di impiego, il rimborso analitico delle spese (detto anche “a piè di lista”) e/o un’indennità forfettaria; nel caso in cui siano presenti entrambe queste voci, si avrà un sistema misto.

L’ammontare dell’indennità, in caso di applicazione del metodo forfettario, viene determinato applicando una percentuale sulla retribuzione giornaliera prestabilita; il coefficiente è determinato dal contratto collettivo nazionale di lavoro vigente per il settore di impiego del lavoratore interessato (per approfondire leggi quanto mi spetta per la trasferta). A queste quote si aggiungono comunque i rimborsi spese per i viaggi, i pasti ed il pernottamento.

I rimborsi spese

Innanzitutto bisogna chiarire che c’è un diverso trattamento per le trasferte effettuate fuori dal Comune ove è ubicata la normale sede di lavoro rispetto a quelle svolte nello stesso territorio comunale.

Le trasferte all’interno del Comune concorrono a formare il reddito, ad eccezione delle spese di trasporto documentate; per quelle fuori territorio invece vige la regola generale della non imponibilità fiscale dei rimborsi erogati dal datore, ma con alcune eccezioni.

Per le trasferte compiute all’estero è stabilito un regime speciale, che limita l’esenzione solo ad una parte del contributo erogato dal datore di lavoro.

I rimborsi spese, quindi, hanno una disciplina fiscale parzialmente diversa da quella dell’indennità di trasferta in senso ampio, che come abbiamo visto può essere anche forfettizzata e prevedere compensi ulteriori. Esaminiamo quindi la normativa tributaria per entrambe le componenti, che hanno un trattamento fiscale separato.

Il regime fiscale dell’indennità di trasferta

Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi [1] disciplina il trattamento fiscale, per tutti i lavoratori dipendenti e le categorie ad essi assimilate, delle indennità e dei rimborsi spese per le trasferte compiute al fine di stabilire la loro imponibilità o l’esenzione.

Sono ammessi, in alternativa, tutti e tre i sistemi cui abbiamo accennato, cioè il rimborso analitico, quello forfettario e il metodo misto, purché per ciascuna trasferta effettuata si adotti un criterio univoco.

L’indennità per le trasferte svolte nell’ambito del territorio comunale è interamente imponibile, come anche  i rimborsi delle spese sostenute, con la sola eccezione di quelle di trasporto purché documentate dai documenti di viaggio rilasciati dal vettore (ad esempio il biglietto ferroviario o aereo).

L’indennità di trasferta fuori comune non costituisce reddito imponibile, e perciò è esente dall’Irpef, entro il limite di 46,48 euro giornalieri per le trasferte nazionali e di 77,46 euro per quelle all’estero. Oltre questa soglia, verrà tassata solo l’eccedenza.

Marco svolge una trasferta di 3 giorni e il datore gli riconosce un’indennità forfettaria di 240 euro (80 euro giornalieri). Di questa somma, 139,44 euro (cioè 46,48 giornalieri x 3) saranno esentasse e i rimanenti 100,56 sconteranno l’ordinaria tassazione Irpef.

Ma se oltre all’indennità viene riconosciuto anche il rimborso spese, come quelle di vitto e alloggio – e perciò si utilizza il criterio misto – i limiti che abbiamo indicato si riducono a 30,89 euro giornalieri per le trasferte in Italia e a 51,64 euro per quelle all’estero; la quota attribuita a titolo di rimborso spese è interamente esentasse.

Quando, invece, si adotta il sistema analitico, con il rimborso totale delle spese documentate nella lista presentata dal lavoratore e approvata dall’azienda – che restano tutti non imponibili – i limiti per l’esenzione d’imposta dell’eventuale indennità di trasferta che viene riconosciuta oltre il rimborso base scendono ancora e diventano pari a 15,49 euro per le trasferte nazionali e a 25,82 per quelle compiute all’estero.

Giovanni presenta al datore di lavoro una nota spese analitica, allegando la documentazione giustificativa delle spese sostenute (vitto, alloggio, viaggio e trasporto) ma in essa compaiono anche altre voci: il parcheggio dell’auto e la lavanderia. Mentre il primo gruppo non è imponibile, queste ultime voci saranno esenti da tassazione solo se nel limite di 15,49 euro per la trasferta italiana e 25,82 per quella all’estero.

C’è poi una norma speciale [2] in favore delle categorie di lavoratori che sono «tenuti per contratto all’espletamento delle attività lavorative in luoghi sempre variabili e diversi», come ad esempio i piloti d’aereo e gli assistenti di volo o i militari; qui le indennità di trasferta, «anche se corrisposte con carattere di continuità», vengono tassate solo nella misura del 50% del loro ammontare.

La deducibilità per il datore di lavoro

Anche per determinare il regime fiscale nei confronti del datore di lavoro sulle indennità di trasferta e rimborsi spese vige la regola della trasferta all’interno del Comune o fuori dal suo territorio [3]. Nel primo caso i rimborsi erogati al dipendente sono deducibili dal reddito d’impresa, nella misura del 75% dell’importo.

Quando invece la trasferta è fuori Comune, i rimborsi spese per vitto e alloggio possono essere portati in deduzione entro il limite giornaliero di 180,76 euro per le trasferte in Italia e di 258,23 euro per quelle all’estero.

Ma se si adotta il metodo forfettario esse sono interamente deducibili a prescindere dall’importo (abbiamo visto infatti che in tal caso le eccedenze sono già tassate in capo al dipendente al superamento delle soglie). Con il metodo misto, invece, valgono i limiti di deducibilità per i rimborsi spese, mentre la parte di indennità erogata in via forfettaria potrà essere interamente dedotta.


note

[1] Art. 51, comma 5, D.P.R. n. 917/1986.

[2] Art. 51, comma 6, D.P.R. n. 917/1986.

[3] Art. 95, comma 3, D.P.R. n. 917/86.


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