Diritto e Fisco | Articoli

Chi ha accesso agli atti amministrativi?

12 Dicembre 2020 | Autore: Maria Pina Aragona
Chi ha accesso agli atti amministrativi?

Il cittadino, singolo o associato, può accedere agli atti amministrativi? Quale normativa glielo consente?

La Pubblica Amministrazione viene metaforicamente paragonata ad una “casa di vetro” attraverso le cui pareti è possibile venire a conoscenza del suo operato; ciò può avvenire anche mediante l’esercizio del diritto di accesso agli atti. Tale diritto costituisce, senza dubbio, uno dei portati  fondamentali del principio di trasparenza a cui la Pubblica Amministrazione si ispira ed è regolato principalmente dalla L. 241 del 1990.

Orbene, é certamente possibile accedere ad atti e documenti amministrativi, tuttavia, esistono differenti forme di accesso ed è bene sapersi districare tra le stesse, conoscere tutte le normative di riferimento e i relativi limiti. Andiamo per ordine. Vediamo, innanzitutto, chi ha accesso agli atti amministrativi, come fare richiesta di estrazione di copia di un documento e a chi poterla indirizzare.

Diritto di accesso: cos’è, chi può esercitarlo e nei confronti di chi

Poniamo il caso di avere bisogno di informazioni sugli interventi effettuati dal Comune sul Piano Urbano dei Parcheggi relativo al nostro quartiere, oppure di avere necessità di approfondire una questione sulla viabilità relativa ad una strada provinciale adiacente al nostro terreno o, ancora, di volerci vedere chiaro su un concorso pubblico sostenuto.

Cosa possiamo fare? Possiamo esercitare il diritto di accesso agli atti ossia il diritto di poter visionare e/o chiedere materialmente copia di documenti amministrativi che si trovano in possesso della Pubblica Amministrazione o a seconda dei casi di aziende autonome e speciali, di enti pubblici o di gestori di pubblici servizi.

Se desideriamo solo prendere visione del documento non dobbiamo pagare nulla, se invece abbiamo bisogno di estrarne copia dobbiamo sostenere i relativi costi di produzione.

È bene evidenziare che per documento amministrativo si intende un documento rappresentato graficamente (ma non solo) e riprodotto su carta, su supporto informatico o di altro tipo, che sia comunque collegato ad un pubblico interesse [1].

Dunque, chi può richiedere l’accesso agli atti? Può richiederlo ciascun cittadino, singolo o associato, e la richiesta deve essere motivata. Ciò vuol dire che ciascuno di noi, per poter esercitare questo diritto, deve avere un interesse “serio, attuale, concreto che attenga al documento di cui si chiede l’estrazione al fine di tutelare una situazione giuridica rilevante” [2]. Questo tipo di accesso agli atti è definito  “documentale” e trova la sua puntuale disciplina nella L. 241 del 1990.

Tempi ed esclusione del diritto di accesso

La richiesta di accesso può essere depositata a mani, a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno, o tramite Pec.

L’istanza di accesso documentale deve contenere i nostri dati personali, l’indicazione dettagliata dei documenti da visionare o da chiedere in copia, specificando se in formato cartaceo o digitale, il motivo che è alla base della richiesta, la data, la firma autografa o digitale se la domanda è trasmessa online, e occorre non dimenticare di allegare una copia fotostatica del documento di riconoscimento. La domanda va chiaramente presentata all’Ufficio che detiene il documento verso cui abbiamo interesse.

La PA è tenuta a rispondere entro 30 giorni dal deposito o dal ricevimento dell’istanza. Tale termine potrebbe decorrere infruttuosamente oppure esaurirsi con una decisione di  differimento o diniego del diritto.

Il differimento, ossia la decisione di spostare a livello temporale l’accesso, non può avere il valore di “promessa” ovvero di  “prenotazione di accesso” [3] ma deve intendersi come rimedio ad un diniego certo della PA che con il differimento vuole superare le interferenze negative in quel momento esistenti per poter accogliere successivamente l’istanza del richiedente.

Il diniego è invece il rifiuto della PA all’accesso agli atti e solitamente si conforma ai casi di esclusione di tale diritto. Essi riguardano quei documenti amministrativi rientranti in una delle categorie elencate dalla legge [4] ossia attinenti a  tutti i casi in cui il diritto di accesso si “scontra” col diritto alla riservatezza; per maggiore chiarezza, non si può accedere ai documenti  coperti da segreto di stato o che attengono a procedimenti tributari, alla formazione di atti normativi da parte della PA o ad informazioni di carattere psico-attitudinale relative a terzi nelle procedure selettive [5].

Ad ogni modo, anche nei casi di c.d. ”esclusione”, qualora si dimostri la necessarietà del documento per la tutela della propria sfera giuridica, la PA deve consentire l’accesso.

Tutela giuridica

Se la P.A. non risponde entro 30 giorni dalla richiesta oppure emette un provvedimento di diniego, si può fare ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale (TAR) o  in alternativa, presentare istanza di riesame alla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi o al difensore civico, a seconda della competenza.

Si ricorre alla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri quando il provvedimento, espresso o tacito che limita l’accesso è emesso da una autorità amministrativa statale, centrale o periferica. Al difensore civico quando, invece,  il provvedimento è emesso da organi appartenenti alla Regione e ad enti e aziende regionali, dalle Province, dai Comuni, da gestori di servizio pubblico in ambito locale.

L’accesso civico semplice e generalizzato

Nell’accesso civico semplice [6], diversamente dall’accesso documentale, chi esercita il diritto non deve fornire nessuna motivazione né chiedere alcuna copia dell’atto perché la PA interessata è obbligata a darne comunicazione sul proprio sito. In questi casi al richiedente non resta che inviare una specifica istanza e indicare con precisione quali sono i dati, le informazioni o i documenti mancanti, a pena di inammissibilità della domanda.

Pensiamo, ad esempio, ai regolamenti comunali. I Comuni sono tenuti ad effettuare periodiche pubblicazioni sul proprio sito e sull’albo pretorio. In caso di inadempimento, chiunque,  può richiedere che venga effettuata la pubblicazione segnalando l’irregolarità al responsabile della trasparenza e della corruzione.

L’accesso civico generalizzato [7], il c.d. Foia (Freedom of information act), consente, invece, a chiunque senza indicare motivazioni, il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti [8].

L’obiettivo primo del Foia, dunque, è quello di promuovere una più forte trasparenza nel rapporto e nel dialogo tra la società e le istituzioni e incoraggiare una maggiore informazione su temi di interesse comune. Cittadini italiani e stranieri, giornalisti, organizzazioni, imprese possono richiedere dati e documenti, così da svolgere un ruolo di controllo fondamentale sulle attività delle pubbliche amministrazioni.

Se, per esempio, facciamo parte di un’associazione per la tutela della salute e vogliamo monitorare a fini di ricerca i dati generali relativi al numero di vaccini fatti nel nostro territorio, possiamo esercitare l’accesso civico generalizzato e inviare o depositare una richiesta al Servizio di Assistenza Territoriale. Non occorre indicare il motivo, non vi è alcun obbligo di farlo, è nostra facoltà decidere di indicarlo o meno atteso che la PA interessata non potrà sindacare le ragioni della nostra richiesta.

Non tutti i documenti sono però accessibili in maniera generalizzata. Per questi, il rifiuto è necessario al fine di evitare un pregiudizio concreto alla tutela di un interesse pubblico (quale la sicurezza pubblica e l’ordine pubblico, la sicurezza nazionale, la difesa e le questioni militari, le relazioni internazionali, la politica e la stabilità finanziaria ed economica dello Stato, la conduzione di indagini sui reati e il loro perseguimento, il regolare svolgimento di attività ispettive) o privato (ad es. la protezione dei dati personali, la libertà e la segretezza della corrispondenza, gli interessi economici e commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresi la proprietà intellettuale, il diritto d’autore e i segreti commerciali).

Non si tratta, comunque, di limiti assoluti poiché la PA deve effettuare di volta in volta, secondo il principio di proporzionalità, una valutazione comparativa fra il beneficio derivante dall’accesso agli atti e il sacrificio causato agli interessi pubblici e privati considerati.

Sia per l’accesso civico semplice che per quello generalizzato, dal deposito o dalla notifica della richiesta, la PA avrà 30 giorni per risponderci. Va però detto che, differentemente dall’accesso documentale, se decorrono i 30 giorni senza esito, possiamo presentare una domanda di riesame al Responsabile della corruzione e trasparenza che deciderà con provvedimento motivato entro 20 giorni. Avverso questo provvedimento possiamo eventualmente ricorrere davanti al TAR ai sensi dell’art. 116 del Codice Amministrativo.

Riflessioni sul diritto di accesso

Da una logica di sostanziale segretezza dell’azione amministrativa si è giunti ad una maggiore trasparenza. Con l’accesso documentale abbiamo uno strumento di tutela rivolto alle differenti posizioni individuali sostenute da un interesse motivato, serio, concreto e attuale, con l’accesso civico e generalizzato abbiamo, invece, la possibilità di un controllo diffuso e collettivo sull’intera attività dell’Amministrazione.

Le tre forme di accesso agli atti operano quindi su presupposti diversi. Difatti, l’accesso documentale consente al privato di accedere con profondità ai dati per i quali è presentata l’istanza, mentre nell’accesso civico (semplice e generalizzato), il controllo sui documenti amministrativi è meno profondo ma notevolmente più esteso.

Ognuno di noi è quindi investito dell’onere di individuare quale sia la sua situazione da tutelare, scegliendo la specifica tipologia di accesso da azionare.

A questo punto, il quadro generale dell’accesso agli atti è stato tracciato. Adesso, abbiamo molti elementi per capire come esercitare il nostro diritto e come tutelarlo nel migliore dei modi.



Di Maria Pina Aragona

note

[1] Art. 22 co. 1 lett. d della L. n. 241 del 07.08.1990.

[2] Art. 22 co. 1 lett. b della L. n. 241 del 07.08.1990.

[3] Consiglio di Stato, sez. VI, sent. n. 1692 dell’11.04.2017.

[4] Art. 24 della L. n. 241 del 07.08.1990.

[5] Art. 24 della L. n. 241 del 07.08.1990.

[6] D. Lgs 33/2013.

[7] D. Lgs 97/2016.

[8] Art. 5-bis del D. Lgs. 33/2013.

 


Sostieni LaLeggepertutti.it

La pandemia ha colpito duramente anche il settore giornalistico. La pubblicità, di cui si nutre l’informazione online, è in forte calo, con perdite di oltre il 70%. Ma, a differenza degli altri comparti, i giornali online non hanno ricevuto alcun sostegno da parte dello Stato. Per salvare l'informazione libera e gratuita, ti chiediamo un sostegno, una piccola donazione che ci consenta di mantenere in vita il nostro giornale. Questo ci permetterà di esistere anche dopo la pandemia, per offrirti un servizio sempre aggiornato e professionale. Diventa sostenitore clicca qui

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema (max 1000 caratteri). Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 


NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI

CERCA SENTENZA

Canale video Questa è La Legge

Segui il nostro direttore su Youtube