Condominio: avviso di convocazione assemblea

Come funziona il calcolo dei termini per la notifica della convocazione assembleare? Ordine del giorno: cos’è e cosa deve contenere?

L’assemblea è l’organo che adotta le decisioni più importanti nell’interesse del condominio; spetta poi all’amministratore porle in esecuzione. Affinché tutti i proprietari siano consapevoli dell’oggetto di discussione assembleare, l’amministratore è tenuto a convocare i condòmini informandoli circa l’ordine del giorno. In pratica, i condòmini non possono recarsi in riunione non avendo conoscenza di ciò di cui si discuterà. Con questo articolo parleremo della fondamentale importanza dell’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale.

Come vedremo, l’avviso di convocazione deve contenere l’ordine del giorno, cioè l’elenco dei punti che saranno oggetto di discussione durante l’assemblea. Si tratta di un adempimento fondamentale: per legge, sarebbe annullabile la deliberazione adottata senza previa notifica, a tutti i condòmini, dell’avviso di convocazione contenente l’ordine del giorno. Ma non solo: anche la comunicazione tardiva dell’avviso è causa di invalidità. Se l’argomento ti interessa perché vivi in condominio oppure semplicemente perché sei appassionato di questioni giuridiche, prosegui nella lettura: vedremo come funzionano in condominio l’avviso di convocazione dell’assemblea e il relativo ordine del giorno.

Avviso di convocazione dell’assemblea di condominio: cos’è?

L’avviso di convocazione dell’assemblea di condominio è la comunicazione che l’amministratore trasmette a ciascun proprietario per informarlo della convocazione del consesso.

L’avviso di convocazione dell’assemblea di condominio può essere notificato anche dal singolo condomino, quando:

• l’amministratore non sia stato nominato (la legge impone la nomina dell’amministratore solo se i proprietari sono più di otto);
• l’amministratore, nonostante le richieste dei condòmini di convocare un’assemblea straordinaria, non abbia provveduto tempestivamente.

Avviso di convocazione: come funziona?

Per legge [1], l’avviso di convocazione, contenente la specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione.

In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati.

Avviso di convocazione: presunzione di conoscenza

Secondo la Corte di Cassazione [2], l’avviso di convocazione, trattandosi di un atto unilaterale, segue la comune regola secondo cui ogni dichiarazione diretta a una determinata persona si reputa conosciuta nel momento in cui giunge all’indirizzo del destinatario, se questi non prova di essere stato, senza sua colpa, nell’impossibilità di averne notizia.

In pratica, una volta spedito l’avviso di convocazione all’indirizzo esatto, si presume sia conosciuto dal destinatario, cioè dal proprietario che abbia interesse a partecipare all’assemblea. Spetta a quest’ultimo fornire la prova contraria, ad esempio dimostrando di essersi da tempo trasferito in nuovo domicilio, ovvero di essere stato impossibilitato ad avere effettiva contezza del contenuto della comunicazione (ad esempio, perché ricoverato in ospedale).

Il condominio deve però dimostrare che l’avviso di convocazione sia giunto al destinatario (o, quantomeno, al suo indirizzo), almeno cinque giorni prima della data di convocazione dell’assemblea. Non conta la data di invio, bensì quella di ricezione dell’avviso da parte del destinatario.

A tal proposito, è fondamentale che l’avviso di convocazione sia comunicato mediante strumenti che consentano di accertare la data di ricezione, come ad esempio la raccomandata con avviso di ricevimento e la pec.

Giacenza dell’avviso di convocazione: calcolo dei termini

Spesso, l’amministratore, per notificare l’avviso di convocazione assembleare, predilige l’invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno, in modo tale da avere certezza della consegna. Cosa accade se la raccomandata resta in giacenza presso le poste perché non ritirata?

Secondo la giurisprudenza, ai fini del calcolo dei cinque giorni prima della riunione, quando la raccomandata non risulta consegnata, non conta il momento dell’invio dell’avviso, bensì la data in cui inizia la giacenza alla posta per il ritiro.

Secondo la Corte di Cassazione [3], ogni condomino ha il diritto di intervenire all’assemblea e deve, quindi, essere messo in condizione di poterlo fare, con la conseguente necessità che l’avviso di convocazione, quale atto unilaterale recettizio, sia non solo inviato ma anche ricevuto nel termine stabilito di almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza, avendo riguardo alla riunione dell’assemblea in prima convocazione.

Dal momento che è, dunque, necessario che l’avviso sia non solo spedito ma anche ricevuto dal condomino destinatario almeno cinque giorni prima la data dell’adunanza in prima convocazione, ai fini della prova dell’osservanza di tale termine è necessario che l’amministratore dimostri la data in cui esso è pervenuto all’indirizzo del destinatario, con l’ulteriore conseguenza che, nell’ipotesi di invio dello stesso con lettera raccomandata, ove questa non sia consegnata per l’assenza del destinatario, tale data coincide con quella di rilascio dell’avviso di giacenza del plico presso l’ufficio postale, in quanto idoneo a consentirne il ritiro.

Ordine del giorno: cos’è?

L’avviso di convocazione dell’assemblea di condominio non deve indicare solamente il giorno e l’ora della prima convocazione, ma anche l’ordine del giorno.

Per ordine del giorno si intende l’elenco di tutti i punti che dovranno essere discussi in assemblea. In effetti, l’avviso di convocazione ha due fondamentali funzioni: informare i condòmini della data in cui si terrà l’assemblea; mettere a conoscenza i destinatari di ciò di cui si discuterà in riunione.

Un avviso di convocazione senza ordine del giorno renderebbe annullabile qualsiasi deliberazione assunta in assemblea. La stessa cosa accadrebbe se il consesso decidesse di deliberare su voci non indicate nell’ordine del giorno.

Secondo la giurisprudenza [4], è annullabile la deliberazione che ha deciso su un punto non contenuto specificamente all’interno dell’ordine del giorno.

In altre parole, secondo i giudici, l’ordine del giorno deve riportare in maniera analitica tutti i punti su cui l’assemblea è chiamata ad esprimersi. In merito a tutte le tematiche non espressamente indicate, l’assemblea può sicuramente dibatterne, ma non può assumere decisioni, le quali dovranno essere rinviate a successiva riunione con conseguente nuovo avviso di convocazione e relativo ordine del giorno.

Nel caso affrontato dalla sentenza da ultimo citata, il tribunale ha ritenuto annullabile la delibera che aveva deciso su alcune spese che non erano state esplicitamente indicate nell’ordine del giorno ma che, a parere dell’amministratore, rientravano nella generica voce «Varie ed eventuali».

In sintesi: l’assemblea può validamente deliberare soltanto sui punti espressamente indicati nell’ordine del giorno contenuto all’interno dell’avviso di convocazione debitamente notificato almeno cinque giorni prima della riunione.