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La privacy nel condominio: 5 cose da sapere

16 Novembre 2020
La privacy nel condominio: 5 cose da sapere

I dati sensibili trattati dall’amministratore del condominio e le cose da sapere per proteggere la privacy. Il caso del condomino moroso. 

Per svolgere correttamente le sue funzioni, l’amministratore di condominio deve necessariamente essere in possesso dei dati personali dei comproprietari, conservandoli in un archivio protetto e sicuro. Ma come si connette questo aspetto con la garanzia della riservatezza personale? Se ti sei posto questa domanda, forse vuoi capire quali sono i tuoi diritti dinanzi alle richieste dell’amministratore, perché magari ti trovi in una condizione particolare, per morosità delle spese condominiali o perché sei diversamente abile.

Per questo motivo, abbiamo scritto un articolo in cui analizziamo la tutela della privacy nel condominio con 5 cose da sapere che possono aiutarti a capire come vengono gestiti i dati, da chi possono essere consultati, come puoi accedervi e i limiti dell’amministratore nel trattamento delle informazioni personali.

Il trattamento dei dati personali nel condominio

Nel diritto, il condominio è un ente di gestione, cioè un organo che non ha una propria organizzazione interna. Per questo motivo, il condominio non è dotato di una struttura in grado di gestire i dati dei condomini e tantomeno quelli di terzi (portiere, giardiniere, geometra o avvocato).

L’unica possibilità, quindi, è di nominare un amministratore che, oltre a gestire gli aspetti amministrativi del condominio, si occupi anche del trattamento dei dati personali dei condomini.

Ma cosa si intende per trattamento dei dati personali? Si chiama in questo modo qualsiasi operazione volta alla registrazione, elaborazione e comunicazione di dati sensibili relativi a determinati soggetti. Il trattamento in questione può essere manuale – anche se obsoleto -, ovvero automatizzato, mediante un sistema gestionale informatico che utilizza database e incrocia tabelle, fogli di calcolo e altri tipi di documenti.

Quando si parla di edifici condivisi in comproprietà, il titolare del trattamento dei dati personali è il condominio intero che ne cede la responsabilità all’amministratore. Questo passaggio di testimone non è obbligatorio, ma è chiaro che, per svolgere correttamente i compiti amministrativi, l’organo esecutivo del condominio (l’amministratore) dovrà comunque manipolare i dati sensibili dei condomini.

Ricapitolando: il titolare del trattamento dei dati personali resta sempre il condominio, ma la figura che si occupa di curarne gli interessi è l’amministratore.

Si capisce che all’amministratore fanno capo importanti incombenze, visto che deve proteggere e trattare i dati personali degli inquilini del condominio. Quali sono, quindi, le incombenze dell’amministratore per proteggere la privacy? Le scopriamo insieme.

Informativa relativa al trattamento dei dati personali: perché è importante?

L’amministratore di condominio è tenuto a redigere un’informativa, ossia un documento – cartaceo o telematico – nel quale dichiari lo scopo della raccolta delle informazioni, le modalità del trattamento dei dati e il tempo di permanenza degli stessi all’interno del gestionale utilizzato dallo studio di amministrazione immobiliare.

Il trattamento dei dati personali non necessita del consenso da parte dei condomini poiché è implicito nel mandato che hanno conferito all’amministratore di condominio. Tuttavia, il consenso è obbligatorio nel caso in cui sussistano situazioni particolari. Si pensi, per esempio, al condomino in condizione di disabilità, costretto su una sedia a rotelle.

L’informativa, quindi, è un importante vademecum della privacy, all’interno del quale si rende noto che i dati, immagazzinati nel sistema informativo dell’amministratore, sono al sicuro e protetti da sguardi indiscreti.

Un conto, infatti, è l’amministratore che lavora da solo nel proprio ufficio; diverso, invece, il caso dell’amministratore che lavora in uno studio. In tal caso, il condominio provvederà, tramite lettera di incarico, a fissare i nomi di chi può materialmente mettere le mani sui dati personali.

Registro anagrafe condominiale: cosa può chiedere l’amministratore?

Per convocare le assemblee, ripartire correttamente le spese condominiali e assolvere ai compiti gestionali normali e straordinari, l’amministratore deve conoscere i dati personali dei condomini.

Questi dati personali sono:

  • elementi anagrafici (nome, cognome, data di nascita);
  • codice fiscale;
  • numero di cellulare;
  • indirizzo di posta elettronica.

Oltre a queste informazioni, l’amministratore ha facoltà di chiedere anche i dati catastali dell’immobile.

Tutte queste informazioni confluiscono nel registro anagrafico condominiale, che deve essere trattato dall’amministratore nel rispetto del principio di pertinenza. In altri termini, l’amministratore di condominio può avvalersi di questi dati solo per rispettare gli scopi indicati nell’informativa e, comunque, per le sole finalità connesse alla gestione condominiale.

Per esempio, contravverrebbe al principio di pertinenza un uso improprio del numero di cellulare fornito dal condomino: chiamarlo in orari sconvenienti, fornirlo a terzi o semplicemente utilizzarlo per usi personali.

Tra le cose che l’amministratore non può chiedere, invece, c’è l’atto di compravendita dell’immobile, che riporta informazioni non indispensabili ai fini della gestione condominiale.

In quali casi possono essere comunicati i dati personali?

In linea di massima, l’amministratore di condominio non può comunicare a terzi i dati personali dei condomini. Soprattutto, non può cedere l’anagrafe condominiale a un’impresa, né a un terzo intenzionato a iniziare un’azione giudiziaria contro il condominio.

Vi sono, tuttavia, dei casi in cui l’amministratore può comunicare alcune generalità dei condomini.  Questo può accadere quando, per esempio, due condomini, possessori di un valore dell’immobile di almeno 1/6, convochino una riunione in caso di condizione di immobilità dell’amministratore.

I dati, poi, possono essere ceduti anche al singolo condomino che li richieda per avviare un’azione giudiziaria finalizzata alla modifica delle tabelle millesimali.

Infine, le generalità dei condomini (comprensivi di indirizzi) possono essere comunicate a un’azienda esterna – anche senza consenso degli interessati – solo nel caso in cui la stessa sia coinvolta in lavori che interessano le parti comuni. Ad esempio, per installare l’ascensore.

Quando si può accedere alle immagini acquisite tramite videosorveglianza?

In un condominio, le telecamere di videosorveglianza possono essere installate per monitorare le aree comuni, come gli atri interni o i cortili.

Carpendo immagini di vita quotidiana dei condomini e terzi (passanti, ospiti, ecc.), i sistemi di videoregistrazione finiscono per ricadere nel trattamento dei dati personali e, pertanto, devono sottostare a un principio di pertinenza.

Le riprese, quindi, possono essere visionate solo in caso di necessità, ossia quando viene commesso un atto illecito. A tal proposito, le interpretazioni fornite dalla legge non sono propriamente univoche.

Secondo alcuni, per accedere alle videoregistrazioni servirebbe una denuncia esposta alle autorità di pubblica sicurezza. Secondo altri, le immagini possono essere visionate anche solo per individuare il colpevole di violazioni condominiali, senza il presupposto di una denuncia.

In qualsiasi caso, non tutti i condomini possono visionare l’archivio della videosorveglianza, ma solo l’amministratore e la persona incaricata della sorveglianza.

Condomino moroso: in quali casi l’amministratore può evidenziare lo stato debitorio?

Tizio, condomino di uno stabile amministrato da Caio, è indietro nel pagamento delle spese condominiali da tre trimestri. Caio, nel tentativo di sollecitare il pagamento, affigge un avviso sulla bacheca condominiale, invitando Tizio a saldare il debito.

L’amministratore può fare una cosa del genere? La legge dice di no e, anzi, se lo facesse, commetterebbe reato di diffamazione. Infatti, in alcun caso l’amministratore può esporre avvisi di mora sulla bacheca condominiale o in spazi di accesso pubblico, che devono essere impiegati per comunicazioni di tipo generale o inerenti il comune interesse. Allo stesso modo, l’amministratore non può nemmeno fare leva su terzi per far sì che il condomino moroso assolva alla sua obbligazione.

Tizio e Caio sono uniti da un legame di parentela. Caio è il fratello del datore di lavoro di Tizio. L’amministratore Caio, in questo caso, non può in alcun modo chiedere al fratello – che è anche il datore di lavoro di Tizio – di sollecitare il condomino a pagare le spese.



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