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Cosa s’intende per copia conforme all’originale?

29 Gennaio 2021 | Autore:
Cosa s’intende per copia conforme all’originale?

L’autenticazione è l’operazione con la quale un pubblico ufficiale attesta la perfetta corrispondenza di una copia di un atto o di un documento all’originale.

Di frequente, per il disbrigo di alcune pratiche burocratiche gli uffici competenti richiedono di esibire più copie di uno stesso atto o di uno stesso documento. In tali casi, può succedere che delle semplici fotocopie non siano sufficienti, essendo necessario produrre delle copie conformi all’originale (altrimenti dette copie autentiche).

Cosa si intende per copia conforme all’originale? Tale espressione indica la riproduzione totale o parziale di un atto o di un documento ad opera di una autorità che ha il potere di attestare l’identità della copia rispetto all’originale. La copia conforme ha lo stesso valore legale dell’atto o del documento originale, a tutti i fini e a tutti gli effetti di legge, tanto che può essere presentata al posto dell’originale.

In cosa consiste la copia conforme all’originale

La copia conforme all’originale è un atto o un documento che ne riproduce un altro, sul quale viene aggiunta una dichiarazione formale da parte di un pubblico ufficiale, autorizzato per legge a tale funzione, che attesta la fedele corrispondenza della copia all’originale. In particolare, il pubblico ufficiale dichiara che la copia è identica all’originale e che fa fede alla pari di esso.

Come avviene l’autenticazione di una copia conforme all’originale

L’autenticazione di una copia avviene tramite l’attestazione di conformità all’originale, scritta alla fine della copia da parte del pubblico ufficiale autorizzato. Quest’ultimo deve firmare per esteso l’atto o il documento, apponendovi anche il timbro dell’ufficio, se possibile in calce, altrimenti sul retro. Se la copia è formata da più fogli, ciascuno di essi deve contenere la firma del medesimo pubblico ufficiale.

La copia conforme all’originale va tenuta distinta dalla copia semplice, la cui conformità, seppure attestata in maniera analoga, ha un valore esclusivamente documentario. Spesso, però, nell’uso comune, tale differenza non viene riportata nel modo giusto.

Per quali atti è possibile ottenere una copia conforme all’originale

È possibile ottenere una copia conforme all’originale di:

  • un atto pubblico, ovvero di un atto che ha un unico originale depositato presso il pubblico ufficiale che lo ha formato o lo ha ricevuto;
  • oppure di un atto privato, cioè di un atto di natura negoziale, di un contratto, di una promessa unilaterale, di uno statuto e di un atto costitutivo di associazioni e circoli privati, da esibire, in alcuni casi, per esclusive finalità di tipo privato.

Chi attesta la conformità di una copia all’originale

La legge prevede espressamente i soggetti abilitati al rilascio dell’attestazione di conformità [1], individuandoli nel:

  1. pubblico ufficiale che ha emesso il documento originale o presso il quale l’originale è depositato;
  2. pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto l’atto;
  3. notaio, che può rilasciare copie di atti che ha redatto e che conserva nei suoi archivi;
  4. cancelliere del tribunale per le sentenze e i provvedimenti dell’autorità giudiziaria;
  5. segretario comunale o in un altro funzionario incaricato dal Sindaco;
  6. responsabile del procedimento o in qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione come avviene quando l’interessato deve presentare una copia conforme all’originale a un’amministrazione o ad un gestore di pubblici servizi. In tali ipotesi, per ottenere l’autenticazione della documentazione è sufficiente esibire l’originale senza per forza depositare questo documento presso l’amministrazione procedente. Peraltro, la copia conforme all’originale può essere utilizzata solo nell’ambito di quello specifico procedimento in corso.

Come si ottiene un copia conforme all’originale

Per ottenere una copia conforme all’originale, innanzitutto bisogna recarsi presso uno dei pubblici ufficiali già sopra elencati, portando con sé una fotocopia del documento originale da autenticare, l’originale e il proprio documento di riconoscimento in corso di validità.

Il pubblico ufficiale confronta i documenti e autentica la copia apponendo un timbro e una dicitura specifica sulla fotocopia. Nella dichiarazione, riporta anche la data e il luogo del rilascio, la sua firma e il timbro dell’ufficio.

Se per il rilascio della copia conforme all’originale il cittadino si reca in Comune, di solito deve pagare:

  • una marca da bollo di 16 euro ogni 4 pagine, se previsto;
  • i diritti di segreteria, che sono pari a 0,25 euro se l’uso non prevede la marca da bollo o a 0,50 euro, se l’uso prevede l’apposizione della marca da bollo.

In cosa consiste l’autocertificazione di un documento

L’articolo 19 del D.P.R. n. 445/2000 prevede che, in alcuni casi specifici, il soggetto che possiede l’originale, partendo da una fotocopia dello stesso, può procedere autonomamente alla creazione di una copia conforme all’originale tramite un’autocertificazione.

È possibile ricorrere all’autocertificazione per:

  • atti e documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
  • copie di pubblicazioni (ad esempio, testi scientifici, articoli su riviste, ecc.);
  • titoli di studio o di servizio;
  • documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere conservati dai privati.

La copia conforme certificata ha lo stesso valore del documento originale. Talvolta, nel frontespizio, viene indicato il numero totale di pagine di cui è composto il documento.

Se lo stesso documento originale non è unico, può essere indicato il numero di copie che vengono rilasciate ad unico effetto. In tal modo, il possesso e l’esibizione di una singola copia produce gli stessi effetti di legge delle altre copie.


note

[1] Art. 18 co. 2 D.P.R. n. 445/2000.


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