Rimborso chilometrico dipendenti: come funziona e quando richiederlo?

Il lavoratore che utilizza la sua auto personale per scopi di servizio ha diritto ad essere rimborsato.

Il tuo datore di lavoro ti chiede spesso di prendere la tua auto per missioni di lavoro? Vuoi ottenere il rimborso delle spese sostenute? Ti domandi come debba essere calcolato? Il lavoratore deve essere messo in condizione di svolgere la sua prestazione di lavoro dal datore di lavoro.

In linea generale, quindi, è l’azienda a dover fornire al dipendente gli strumenti necessari per lavorare. Può accadere, però, che il dipendente debba usare la sua auto personale per missioni di lavoro. Cosa accade in questo caso? Il rimborso chilometrico dipendenti: come funziona e quando richiederlo? Le possibilità che possono essere seguite per rimborsare al dipendente le spese sostenute sono diverse. In alcuni casi, è preferibile attribuire al lavoratore un’auto aziendale.

Cos’è il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico dipendenti è una somma di denaro che deve essere versata al lavoratore che abbia utilizzato la sua auto personale per svolgere la prestazione di lavoro. Se, ad esempio, l’azienda ti chiede di accompagnare un partner aziendale all’aeroporto con la tua auto personale tu hai diritto ad ottenere il rimborso chilometrico relativo al viaggio che hai dovuto effettuare per soddisfare un’esigenza aziendale.

Preliminarmente, occorre premettere che il lavoratore non è obbligato ad usare la sua auto personale per usi aziendali. Il dipendente, infatti, potrebbe non avere un’automobile oppure potrebbe non essere disponibile ad utilizzarla per scopi aziendali. Se, però, accetta di farlo gli spetta il rimborso chilometrico da calcolarsi, generalmente, tramite le tabelle Aci annualmente pubblicate.

Tali tabelle riportano l’ammontare del rimborso chilometrico diversificandolo in base alle principali tipologie di autovetture. I rimborsi chilometrici calcolati con le tariffe Aci prevedono un rimborso via via inferiore all’aumentare dei chilometri percorsi, in quanto i costi fissi hanno un’incidenza minore man mano che aumentano i chilometri percorsi.

Rimborso chilometrico: è tassato?

Il rimborso chilometrico non ha la funzione di erogare una remunerazione al dipendente ma unicamente di restituirgli quanto da lui anticipato per svolgere l’attività che gli è stata prescritta dal datore di lavoro. Trattandosi di un mero rimborso di una spesa viva, il rimborso chilometrico è esente da tasse e contributi previdenziali.

Il discorso cambia se il datore di lavoro decide di dare al dipendente un’automobile ad uso promiscuo. In questo caso, infatti, il lavoratore può utilizzare la vettura anche per scopi personali e l’uso personale costituisce una forma di retribuzione indiretta o in natura su cui occorre pagare le tasse e i contributi previdenziali.

In questa ipotesi, viene indicata direttamente in busta paga una somma di denaro figurativa che corrisponde alla quantificazione del fringe benefit riconosciuto al dipendente, su cui occorre pagare gli oneri fiscali e contributivi.

La quantificazione del fringe benefit avviene sempre utilizzando delle tabelle Aci annuali che, sulla base della tipologia di veicolo concesso in uso promiscuo, individuano il valore economico del benefit.

L’opportunità di rimborsare la spesa viva o dare un’auto aziendale al dipendente deve essere valutata caso per caso e dipende, essenzialmente, da quanto spesso viene richiesto al lavoratore di spostarsi in auto.

Rimborso chilometrico: come richiederlo?

Dopo aver effettuato il viaggio o la trasferta che gli è stata richiesta dal datore di lavoro, il lavoratore può richiedere il rimborso chilometrico.

In alcuni casi, la società ha già predisposto un modello di domanda precompilato nel quale il lavoratore dovrà inserire:

• data della trasferta;
• località di partenza;
• località di destinazione;
• chilometri percorsi;
• tipologia di auto, cilindrata e cavalli;
• spese per pedaggi autostradali.

In caso di pagamento del pedaggio, è opportuno tenere sempre la relativa documentazione giustificativa che dovrà essere allegata alla richiesta di rimborso.

Di solto, il rimborso chilometrico viene erogato al lavoratore direttamente in busta paga, alle normali scadenze dei periodi di paga. Leggendo il cedolino sarà, dunque, possibile verificare l’ammontare liquidato.