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Si può diffondere la nota professionale negativa del dipendente?

13 Marzo 2021
Si può diffondere la nota professionale negativa del dipendente?

Il datore di lavoro può trattare i dati personali del dipendente nell’ambito di un procedimento disciplinare ma non può diffondere i dati all’esterno.

Sei un lavoratore subordinato. Hai ricevuto una contestazione disciplinare e, successivamente, ti è stato comminato un provvedimento sanzionatorio. Hai saputo che di questo fatto il datore di lavoro ha dato notizia anche all’esterno dell’azienda e ti chiedi se questo comportamento sia legittimo.

La gestione dei dati personali del lavoratore è un tema particolarmente delicato che è stato affrontato più volte dalla giurisprudenza e dal Garante della Privacy. Una delle principali preoccupazioni del lavoratore è l’eventuale possibilità del datore di lavoro di diffondere all’esterno i dati relativi alle procedure disciplinari.

Si può diffondere la nota professionale negativa del dipendente? Come vedremo, sulla base dei principi generali in materia di trattamento dei dati personali previsti dal Gdpr ed anche alla luce delle pronunce del Garante della Privacy, si può ritenere una simile condotta illegittima.

Cos’è il potere disciplinare?

Nell’ambito del rapporto di lavoro subordinato il datore di lavoro ha la facoltà di esercitare tre fondamentali poteri:

  1. potere direttivo: consente al datore di lavoro di impartire ordini, istruzioni e direttive al lavoratore sulle modalità di esecuzione della prestazione lavorativa;
  2. potere di controllo: è la facoltà del datore di lavoro di verificare il corretto adempimento dei suoi obblighi da parte del lavoratore;
  3. potere disciplinare: è il potere di infliggere sanzioni disciplinari al lavoratore che disattende i propri doveri.

Il potere disciplinare, nel nostro ordinamento, deve essere esercitato seguendo un’apposita procedura disciplinare prevista dalla legge [1] al fine di garantire il diritto di difesa del lavoratore.

Alla fine del procedimento disciplinare il datore di lavoro può adottare una sanzione disciplinare nei confronti del dipendente. La scelta del provvedimento disciplinare non è libera in quanto è la legge a prevedere una elencazione tassativa di sanzioni applicabili ovvero:

  • rimprovero verbale;
  • rimprovero scritto;
  • multa fino a quattro ore di retribuzione;
  • sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino a 10 giorni lavorativi;
  • licenziamento con preavviso;
  • licenziamento senza preavviso.

Oltre alle sanzioni disciplinari vere e proprie, nel corso del rapporto di lavoro, il datore di lavoro potrebbe anche produrre delle note professionali circa le performances ed il rendimento del dipendente, anche al fine di verificare il raggiungimento degli obiettivi eventualmente assegnati al personale.

Procedura disciplinare: è legittimo il trattamento dei dati personali?

Non vi è dubbio che l’esercizio del potere disciplinare da parte del datore di lavoro determina un trattamento di dati personali del dipendente da parte dell’azienda. Questa tipologia di trattamento di dati può essere, senza dubbio, considerata legittima poiché rientra nel corretto esercizio e svolgimento del rapporto di lavoro.

Tuttavia, in ogni caso, il datore di lavoro deve trattare i dati personali del dipendente, nell’ambito del procedimento disciplinare, seguendo i principi generali previsti dal Gdpr [2] in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, i principi di:

  • finalità;
  • pertinenza;
  • adeguatezza;
  • non eccedenza.

Ciò significa che il datore di lavoro dovrà limitarsi a trattare i dati strettamente necessari per la finalità perseguita, ossia l’esercizio del potere disciplinare e dovrà utilizzare delle modalità di trattamento dei dati adeguate e non eccedenti.

Procedimento disciplinare: si può diffondere la nota professionale negativa?

Quando riceve una lettera di contestazione disciplinare, oltre ad essere preoccupato per l’eventuale licenziamento, il lavoratore si chiede anche se il fatto di aver subito una procedura disciplinare possa costituire un problema nella ricerca di un nuovo impiego. Nell’immaginario collettivo, infatti, occorre sempre evitare di essere licenziati per motivi disciplinari perché ciò potrebbe minare la reputazione professionale del dipendente agli occhi di altri possibili datori di lavoro.

È, quindi, importante capire se i provvedimenti disciplinari adottati nei confronti del dipendente o eventuali note professionali negative che riguardano il lavoratore possono essere diffusi al di fuori del contesto aziendale e giungere all’attenzione di altri potenziali datori di lavoro.

Per rispondere a questo interrogativo è possibile fare riferimento ad un recente provvedimento del Garante Privacy [3].

Nel caso di specie posto all’attenzione dell’autorità garante, una cooperativa aveva istituito una sorta di concorso a premi per i dipendenti basato sull’assenza di provvedimenti disciplinari. A tal fine, la cooperativa rendeva edotti tutti i dipendenti dei provvedimenti disciplinari adottati nei confronti di ciascuno.

Il Garante Privacy ha ritenuto tale comportamento illegittimo poiché, ai fini del procedimento disciplinare, la diffusione dei dati a terzi risultava essere un trattamento non necessario, eccessivo e contrario ai principi di non eccedenza e minimizzazione del trattamento dei dati. Allo stesso modo, si può ritenere che il datore di lavoro non possa fare disclosure dei dati relativi ai provvedimenti disciplinari e alle note professionali negative dei dipendenti poiché un simile trattamento non risulterebbe giustificato alla luce della finalità perseguita ed eccedente.


note

[1] Art. 7 L. 300/1970.

[2] Regolamento (UE) n. 679/2016.

[3] Garante Privacy, Provvedimento del 13.12.2018.


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