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Come quietanzare una fattura pagata in contanti?

3 Gennaio 2021
Come quietanzare una fattura pagata in contanti?

Valore legale e modello con facsimile della quietanza: quando è diritto richiedere la quietanza.

Quando si paga una fattura è consuetudine farsi rilasciare una quietanza. Con questa, il creditore riconosce esplicitamente di aver ricevuto la somma vantata e, per l’effetto, libera il debitore da ogni ulteriore obbligazione.

Il più delle volte, la quietanza viene richiesta in presenza di pagamenti in contanti. Quelli che avvengono con bonifici, carte di credito o assegni sono infatti tracciabili e consentono di avere una prova documentale certa circa il trasferimento del denaro, a prescindere quindi dalla quietanza. 

Ma come quietanzare una fattura pagata in contanti? È diritto del debitore pretenderla o la sua emissione è a discrezione del creditore? Che valore ha la quietanza e come si compila? Ne parleremo qui di seguito.

Cos’è una quietanza? 

Come noto, la quietanza è un documento, emesso dal creditore nei confronti del debitore, con cui il primo riconosce espressamente al secondo di aver ricevuto un pagamento a saldo (totale o parziale) del proprio diritto di credito. 

La quietanza è, quindi, sempre scritta e assume il valore di prova documentale tra le parti. Affinché, però, possa avere valore anche nei confronti di terzi, la quietanza deve essere munita di una data certa (certificata cioè da un pubblico ufficiale come un notaio) [1].

L’effetto della quietanza è quello di liberare il debitore da qualsiasi futura richiesta di pagamento del creditore, almeno con riferimento a quello specifico debito.

Ottenere la quietanza è un diritto?

Il debitore ha diritto ad ottenere la quietanza sia quando paga in contanti che con strumenti tracciabili, come il bonifico o l’assegno. In questo secondo caso, la quietanza potrebbe tornare utile, in presenza di una pluralità di rapporti contrattuali tra le parti, per dimostrare quale dei debiti è stato estinto e quale invece resta ancora da saldare. 

Il debitore ha diritto ad ottenere la quietanza anche se il pagamento viene fatto, in suo favore, da un terzo.

Cosa vuol dire “fattura quietanzata”?

Il termine “fattura quietanzata” viene usato nella pratica commerciale, anche se non ha uno specifico significato giuridico. 

La prassi vuole che il creditore emetta la quietanza proprio a tergo della fattura, in modo che quietanza e fattura costituiscano un unico documento. In questo modo, diventa più facile la conservazione di entrambe. Nulla esclude ovviamente che la quietanza venga rilasciata sull’altra facciata del foglio su cui è stampata la fattura o su un ulteriore foglio che poi viene spillato a questa. 

Il termine “fattura quietanzata” significa che una determinata fattura è stata pagata e che tale pagamento è stato espressamente riconosciuto dal creditore con la quietanza. 

Come si quietanza una fattura?

Per quietanzare una fattura si usa normalmente scrivere, alla fine della stessa, la dicitura «pagato in data…» e poi apporre la firma del creditore con l’eventuale timbro (qualora dovesse esserne munito).

Come dicevamo, però, nulla esclude che il debitore possa richiedere una dichiarazione più completa, soprattutto se utile per specificare quale obbligazione è stata estinta con il pagamento. Ecco un facsimile di quietanza.

«Io sottoscritto <…> ricevo in data <…> dal sig. <…> la somma di euro <…> versata a mezzo <…> [ad es. contanti, assegno, bonifico, ecc.] a saldo della fattura n. <…> del <…>. Dichiaro per l’effetto di non avere più nulla a che pretendere con riferimento al contratto/ordine del <…> inerente alla seguente prestazione <…>.»

Affinché la quietanza possa quindi essere valida e valere come prova deve indicare:

  • le generalità del creditore e del debitore;
  • le generalità di chi effettua il pagamento (se diverso dal debitore);
  • la somma versata e la data in cui avviene il pagamento;
  • la causale del pagamento ossia l’indicazione della fattura o del contratto per il quale la somma viene versata;
  • la firma del creditore.

Nel caso di fattura elettronica, la quietanza potrà essere apposta o sulla copia cartacea di cortesia della fattura oppure su un documento autonomo.

Come si quietanza una fattura in contanti?

Chi vuol rilasciare una quietanza per una fattura pagata in contanti può, come anticipato sopra, limitarsi a scrivere «pagata» sulla fattura oppure emettere una dichiarazione più puntuale secondo il modello che abbiamo visto nel paragrafo precedente.

Attenzione: quando si quietanza una fattura pagata in contanti bisogna sempre accertarsi che il pagamento non superi le soglie di tracciabilità previste dalla legge, soglie che, fino al 31 dicembre 2021, consentono l’utilizzo dei contanti fino a massimo 1.999,99 euro e che, dal 1° gennaio 2022, ne prevedono l’impiego non oltre 999,99 euro. Questo significa che, da tale data, a partire da 1.000 euro in poi, le fatture vanno pagate unicamente con mezzi tracciabili come carte di credito, carte bancomat, assegni non trasferibili, bonifici bancari o postali.

Valore legale della quietanza

Come dicevamo, la quietanza ha il valore di prova nei confronti del debitore, liberandolo da ogni ulteriore debito o pretesa del creditore inerente a quello stesso contratto a meno che il creditore non dimostri che la quietanza è stata emessa per errore scusabile oppure sotto l’effetto di una violenza.

La quietanza per un assegno ha valore solo nel momento in cui l’assegno viene incassato. Quindi, se l’assegno dovesse risultare scoperto, la quietanza precedentemente emessa non avrà più alcun effetto.


Io sottoscritto <…> ricevo in data <…> dal sig. <…> la somma di euro <…> versata a mezzo <…> [ad es. contanti, assegno, bonifico, ecc.] a saldo della fattura n. <…> del <…>. Dichiaro per l’effetto di non avere più nulla a che pretendere con riferimento al contratto/ordine del <…> inerente alla seguente prestazione <…>.

Data,

Firma

note

[1] Cass. sent. n. 14599/20.


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