Firma digitale remota: a cosa serve e come funziona

Qual è la procedura per sottoscrivere un documento a distanza in formato elettronico? È possibile attivare una firma digitale remota gratis? Qual è la validità legale?

C’era una volta la coda allo sportello solo per mettere una firma. Oggi, la tecnologia offre delle soluzioni in grado di far risparmiare tempo e denaro. Tra le più importanti, la possibilità di firmare a distanza un documento rendendolo perfettamente valido a livello legale. Lo strumento della firma digitale è abbastanza noto, soprattutto tra aziende e professionisti. Forse, lo è un po’ meno la firma digitale remota. A cosa serve e come funziona è quello che ti spieghiamo in seguito.

Per firma digitale si intende il risultato di una procedura telematica che si basa su tecniche crittografiche in grado di associare in modo inequivocabile un numero binario, che corrisponde alla firma, e un documento informatico. Lega, quindi, questi due elementi in maniera univoca e, per questo, conferisce validità legale, ad esempio, ad un contratto, ad un atto amministrativo, ad una dichiarazione. La variante più avanzata è la firma digitale remota. Vediamo di che cosa si tratta e quali sono i vantaggi.

Firma digitale remota: che cos’è?

La firma digitale remota, o firma digitale qualificata remota (FEQ remota), è una procedura che consente di firmare in formato elettronico un documento utilizzando uno smartphone come dispositivo di autenticazione. Un modo semplice, sicuro, veloce ed efficiente, insomma, per non doversi scomodare e perdere tempo nel momento in cui si ha bisogno di sottoscrivere un contratto, una dichiarazione, una richiesta formale, ecc.

Firma digitale remota: si può attivare gratis?

La firma digitale può essere richiesta da qualsiasi privato cittadino, ad esempio da un pensionato, da un lavoratore o da un amministratore di un’azienda o di una società, da un dipendente statale, ecc. Questo servizio, ad esempio, viene offerto gratuitamente dal sito web LetteraSenzaBusta.com  attraverso la firma digitale remota cheFirma! emessa dalla società Intesi Group S.p.A.

Si tratta di un certificato di firma elettronica qualificata remota, valido in Italia e in Europa, in grado di garantire l’autenticità, l’integrità, il non ripudio e l’immodificabilità del documento informatico e la sua riconducibilità in maniera manifesta e inequivoca all’autore. Inoltre, come detto, l’attivazione è gratuita e si paga solo al momento di utilizzare il servizio per una firma digitale, grazie alla formula esclusiva Pay per Sign, cioè si paga quando si firma un documento, con i seguenti costi:

• 2,99 euro (Iva inclusa) per apporre la firma digitale a una raccomandata senza busta o a una disdetta certa;
• 5,99 euro (Iva inclusa) per apporre la firma digitale su un qualsiasi altro tipo di documento o di file informatico;
• 0,99 euro (Iva inclusa) per marcare temporalmente il file e per prolungare la validità legale della firma digitale apposta sul file per 20 anni;
• 0,99 euro per apporre un contrassegno elettronico al file firmato digitalmente in modo da mantenere inalterato il valore legale della firma in caso di stampa su carta.

La firma digitale remota cheFirma! è integrata nella procedura di invio di ogni raccomandata senza busta e disdetta certa, consentendo l’invio di un’unica raccomandata online con pieno valore legale e probatorio valido anche in giudizio, grazie all’apposizione del contrassegno elettronico.

Firma digitale remota: per che cosa si può utilizzare?

Con la firma digitale remota si possono sottoscrivere a distanza documenti come ad esempio:

• un contratto di attivazione del Servizio pubblico di identità digitale (Spid);
• una domanda di partecipazione ad un concorso pubblico;
• un contratto di attivazione del servizio Telemaco della Camera di Commercio;
• un documento da inviare all’Agenzia delle Entrate;
• un documento o un allegato utili alla presentazione di istanze allo Sportello telematico o alla Pubblica amministrazione;
• una domanda di partecipazione ad un’asta telematica;
• una candidatura online ad un banco regionale o comunale.

È anche possibile apporre un contrassegno elettronico, ovvero un sigillo elettronico, un timbro digitale o un glifo che dir si voglia, per mantenere inalterato il valore legale della firma digitale anche se il documento dovesse essere stampato su carta.

Firma digitale remota: come si attiva?

Per attivare la firma digitale remota è necessario fornire:

• carta di identità o passaporto in corso di validità;
• codice fiscale o tessera sanitaria;
• indirizzo di posta elettronica;
• numero di cellulare abilitato alla ricezione di messaggi sms.

Con questi documenti in mano, sarà necessario effettuare una sessione di video identificazione online con un operatore certificato. Non si tratta di una procedura lunga: basterà un collegamento di circa 5 minuti via webcam attraverso la piattaforma Zoom. La sessione per ottenere l’attivazione di cheFirma! è gratuita. Conclusa la videochiamata, la firma digitale remota sarà immediatamente attiva dopo aver inserito il codice OTP ricevuto via sms. Da quel momento in poi, sarà possibile sottoscrivere qualsiasi tipo di documento informatico.

Firma digitale remota: come funziona?

Completata la procedura di attivazione, occorre scegliere il formato di firma digitale tra:

• PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures): questo tipo di formato di firma digitale può essere apposto esclusivamente su file in formato .PDF e il file firmato digitalmente manterrà l’estensione .PDF;
• CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures): questo tipo di formato di firma digitale può essere apposto a qualunque tipo di file, PDF inclusi e il file firmato digitalmente avrà la nuova estensione .P7M;
• XAdES (XML Advanced Electronic Signatures): questo tipo di formato di firma digitale può essere apposto esclusivamente su file in formato .XML e il file firmato digitalmente manterrà l’estensione .XML.

Una volta scelto il formato, bisogna caricare il file da firmare digitalmente, si decide se apporre il contrassegno elettronico o la marca temporale, si paga con carta di credito o con carta prepagata, si inserisce il codice OTP ricevuto via sms e si scarica il documento firmato.