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Per quanto tempo le banche conservano i documenti?

10 Gennaio 2021
Per quanto tempo le banche conservano i documenti?

Tempi di conservazione dei contratti e degli estratti conto: il diritto del cliente a ricevere una copia della documentazione bancaria. 

Quando si parla di conservazione dei documenti si pensa sempre a scaffali pieni di scartoffie, a volte molto vecchie, ingiallite e consumate dal tempo. Ma i tempi sono cambiati e oggi l’archiviazione avviene quasi sempre su supporti digitali. 

Ciò nonostante, l’informatizzazione dei documenti, se è immediata per quelli più recenti, procede a rilento per quelli più vecchi. Sicché, non è difficile trovarsi in una situazione in cui la banca abbia perso il vecchio contratto che la legava al proprio cliente. Che succede in questi casi? Per quanto tempo le banche conservano i documenti e sono tenute ad esibirli? Cerchiamo di fare il punto della situazione.

I documenti bancari: contratti e rendiconti

I tempi di conservazione dei documenti bancari dipendono dal tipo di documento stesso. Bisogna quindi fare una distinzione preliminare. 

Il contratto

I documenti in mano alla banca possono essere di due diversi tipi. 

Il primo è il contratto vero e proprio, punto di partenza di ogni rapporto con il cliente, volto a regolare sin dall’inizio tutte le condizioni e i termini del servizio messo a disposizione dall’istituto di credito. 

Per legge, tutti i contratti con la banca devono essere scritti ed un esemplare deve essere consegnato al cliente. Lo prevede l’articolo 117, comma 1, del Testo Unico Bancario. Non è possibile aprire, ad esempio, un mutuo, un fido o un conto corrente con una dichiarazione verbale. 

Il contratto deve essere redatto per iscritto ma non necessariamente in formato cartaceo, si può anche ricorrere agli strumenti digitali.

Il contratto bancario concluso in forma non scritta è nullo. Significa che non produce effetti. Pertanto, la parte che voglia far valere, dinanzi al giudice, i propri diritti derivanti dalle condizioni contrattuali non potrà farlo e resterà senza tutela giudiziaria. 

All’ipotesi del contratto verbale viene assimilata quella in cui il contratto scritto, seppur in origine esistente, sia stato smarrito dalla banca, non essendo più quest’ultima in grado di provarne l’esistenza in tribunale. In una recente sentenza, il tribunale di Roma [1] ha rigettato la richiesta della banca, che aveva smarrito il contratto scritto, di ottenere dal proprio cliente il pagamento degli interessi moratori, delle commissioni di massimo scoperto, degli addebiti a titolo di spese. Gli interessi sono stati quindi ricalcolati al tasso legale (molto più basso di quello moratorio previsto dalle condizioni di contratto).

Secondo la giurisprudenza della Cassazione, non è necessario che il contratto bancario in mano al cliente abbia la firma del direttore di banca per essere valido. Il consenso dell’istituto di credito si evince dal fatto che la banca abbia dato attuazione al contratto aprendo il conto, erogando il mutuo e così via.

I rendiconti periodici

Per tutti i rapporti di durata, la banca redige anche una documentazione periodica: i rendiconti. Un esempio tipico sono gli estratti conto che registrano tutte le operazioni eseguite dal cliente. 

Conservazione dei documenti bancari: tempi

Come anticipato, i tempi di conservazione dei documenti bancari sono differenti a seconda che si tratti di contratti e rendiconti.

Per i contratti non esistono tempi massimi di conservazione. Se la banca vuol far valere i propri diritti nei confronti del cliente deve essere in possesso del contratto: solo così potrà infatti dimostrare il rapporto e le condizioni negoziali. Come detto, però, il documento può essere conservato sia in forma cartacea che telematica.

Senza il documento, la banca non può far valere i propri diritti. Quindi, è chiaro che la banca dovrà conservare il documento fino a quando il rapporto resta in vita, anche se si tratta di diverse decine di anni. E questo perché, in caso di contenzioso, l’istituto di credito dovrà estrarre il documento dall’archivio ed esibirlo al giudice. Se non lo farà, il tribunale dovrà ritenere il contratto come mai stipulato per iscritto e quindi nullo.

Dunque, la conservazione del contratto scritto è un onere della banca, posto nel suo stesso interesse.  

Diverso è il discorso per i rendiconti. A riguardo, l’articolo 119, 4° comma, del Testo Unico Bancario stabilisce che il cliente o i suoi eredi hanno diritto di ottenere, a proprie spese, entro un congruo termine e comunque non oltre 90 giorni, copia della documentazione inerente a singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni. Al cliente possono essere addebitati solo i costi di produzione di tale documentazione.

In questo caso, il riferimento non è al contratto ma agli estratti conto che registrano le singole operazioni del rapporto bancario. Quindi, solo per questi, i tempi di conservazione possono essere limitati a 10 anni. 

Ciò nonostante, anche in questo caso, se la banca vorrà resistere ad eventuali contestazioni sollevate del cliente circa l’illegittimo conteggio degli interessi dovrà produrre tutti gli estratti conto, dall’inizio del rapporto. 


note

[1] Trib. Roma sent. del 12.05.2020.


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