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Assemblea condominiale in videoconferenza: come fare

24 Aprile 2021 | Autore:
Assemblea condominiale in videoconferenza: come fare

Modalità di convocazione e di svolgimento online: luogo della riunione, piattaforma, partecipazione a distanza, discussione e voto elettronico, verbalizzazione.

L’emergenza Covid ha cambiato la vita degli italiani in molti campi, con effetti che rimarranno permanenti anche al termine della pandemia. Anche in condominio c’è stata una rivoluzione: ora la legge prevede espressamente che l’assemblea condominiale può svolgersi anche a distanza, cioè in videoconferenza.

La “teleassemblea” è un modo pratico e utile per garantire la partecipazione di soggetti che avrebbero difficoltà a recarsi presso la sede fisica dove è indetta la riunione ed offre anche interessanti opportunità, come quella di silenziare i partecipanti che litigano o sovrappongono le voci. Si può fare semplicemente bloccando il loro microfono, in modo da dare la parola di volta in volta a ciascuno e così garantire una discussione più ordinata.

Ma ci sono delle precise forme da rispettare per la valida convocazione della riunione, per la partecipazione a distanza dei condòmini o dei loro delegati e per documentare l’esito delle discussioni e delle decisioni assunte.

In questo articolo vedremo quindi come fare l’assemblea condominiale in videoconferenza, concentrandoci sugli adempimenti previsti per la sua validità. A tutti i condomini, infatti, deve essere garantita una partecipazione effettiva e completa, che non faccia rimpiangere l’assemblea in presenza e dove gli inconvenienti possibili – come la disconnessione per caduta della linea o le difficoltà a collegarsi – possano essere previsti ed arginati.

Per realizzare tecnicamente una videoconferenza non ci sono particolari ostacoli; i problemi invece possono sorgere nell’interpretazione delle norme, perché la legge che finalmente ha introdotto la possibilità di tenere le riunioni condominiali a distanza è “giovane” (è stata approvata in via definitiva nell’autunno 2020) e molti criteri non sono ancora stati sperimentati sul campo pratico.

Intanto però è già possibile fornire indicazioni utili agli amministratori per la convocazione, ai condòmini partecipanti all’assemblea, al presidente ed al segretario (sui quali ricadranno i compiti organizzativi della gestione telematica della videoconferenza) ed anche agli assenti alla riunione, che hanno sempre diritto a ricevere il verbale contenente le decisioni adottate.

Assemblea di condominio: quando si può fare in videoconferenza

La legge [1] che ha introdotto in via definitiva la possibilità di svolgere le assemblee condominiali in videoconferenza è intervenuta sulla norma cardine del Codice civile [2] in materia. L’attuale formulazione consente adesso che «anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza».

La normativa emergenziale Covid-19 aveva già previsto le nuove regole per l’assemblea condominiale, consentendo la videoconferenza ma solo «previo consenso di tutti i condomini», che ovviamente era molto difficile da raggiungere.

Assemblea in videoconferenza: quale maggioranza per la convocazione

La norma che abbiamo appena visto parla di consenso della maggioranza dei condomini, ma non specifica se essa vada calcolata “per teste“, cioè in base al numero dei partecipanti al condominio, oppure anche per quote; questo richiederebbe anche almeno la metà dei millesimi di proprietà.

L’interpretazione migliore, basata sulla lettera della norma, suggerisce che per autorizzare l’assemblea a distanza sia sufficiente la maggioranza numerica dei condòmini, senza necessità di conteggiare le rispettive quote millesimali.

Assemblea in videoconferenza: l’avviso di convocazione

Possono svolgersi a distanza tutti i tipi di assemblea, dunque sia quelle annuali per l’approvazione del bilancio e la nomina, conferma o revoca dell’amministratore sia quelle straordinarie. Non c’è quindi un vincolo in base agli argomenti trattati all’ordine del giorno o alle materie oggetto delle discussioni.

Quello che conta è che nell‘avviso di convocazione – da comunicare almeno 5 giorni prima della data fissata per la riunione – venga indicato espressamente che l’assemblea sarà tenuta in modalità telematica.

Ed in questo caso occorrerà indicare con precisione l’indirizzo internet della piattaforma utilizzata e le modalità di accesso e di collegamento, con tutte le credenziali e password necessarie e le istruzioni occorrenti, in modo da garantire a tutti l’effettiva possibilità di partecipare alla riunione a distanza.

L’avviso di convocazione può essere inviato mediante lettera raccomandata, posta elettronica certificata, fax oppure con consegna nelle mani dell’interessato. Al termine di questo articolo troverai un modulo facsimile da utilizzare per la convocazione dell’assemblea condominiale in videoconferenza. Sul punto leggi anche l’articolo “Convocazione assemblea di condominio: come e quando va inviata“.

Assemblea in videoconferenza: il consenso dei condomini

L’amministratore dovrà munirsi preventivamente del consenso dei condomini a tenere l’assemblea in modalità di videoconferenza anziché in presenza fisica. Questo può avvenire in occasione della convocazione oppure prima ancora, se si vuole ottenere un’autorizzazione concessa in via generale e valida al di là della singola assemblea, così comprendendo anche quelle future.

In entrambi i casi è preferibile che il consenso rilasciato da ciascun condomino venga documentato, munendosi di un assenso espresso per iscritto, in modo da prevenire eventuali contestazioni. Infatti, come abbiamo detto, adesso il consenso della maggioranza dei condòmini è un requisito indispensabile per la validità dell’assemblea tenuta in videoconferenza.

Ricorda che se la convocazione dell’assemblea (sia in presenza sia a distanza) risulta omessa, tardiva o incompleta, perché ad esempio è stato “dimenticato” o tralasciato qualcuno degli aventi diritto, le delibere adottate saranno annullabili su istanza dei condòmini dissenzienti o assenti, proprio perché non erano stati ritualmente convocati [3].

Assemblea in videoconferenza: il regolamento condominiale

La maggior parte dei i regolamenti condominiali, esclusi quelli recentissimi, sono stati formati quando ancora non esisteva la possibilità di svolgere le teleassemblee e dunque non prevedono nulla al riguardo.

In tali casi valgono le modalità di convocazione e di acquisizione del consenso che ti abbiamo appena spiegato: la nuova legge, infatti, consente esplicitamente di tenere le riunioni in videoconferenza «anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale».

Questo però non impedisce che i regolamenti condominiali possano essere modificati per contemplare anche questa possibilità. In tal caso, però, il regolamento non potrà derogare alle disposizioni di legge [4] sulla convocazione e sullo svolgimento delle assemblee e dunque non potrebbe neppure modificare il quorum di consensi ora necessario per lo svolgimento delle assemblee a distanza.

Il regolamento modificato attraverso l’introduzione di un’apposita clausola potrebbe, invece, stabilire in via generale la possibilità di convocare e gestire le assemblee in via telematica, indicando le precise modalità, in modo da evitare la necessità del consenso espresso di volta in volta dai condòmini per ciascuna riunione tenuta online e con partecipazione da remoto.

Assemblea in videoconferenza: lo svolgimento della riunione

Nel giorno e nell’ora fissati per l’assemblea in videoconferenza, occorrerà innanzitutto aprire il collegamento online, constatarne il funzionamento e subito dopo, a cura del presidente, verificare la presenza dei partecipanti per stabilire la regolare costituzione dell’assemblea.

Bisogna infatti raggiungere il necessario “quorum costitutivo“, che in prima convocazione è della maggioranza dei partecipanti con i due terzi dei millesimi complessivi ed in seconda convocazione scende ad un terzo dei partecipanti e del valore dell’edificio.

L’appello nominale sarà ovviamente svolto a distanza, controllando chi è collegato alla piattaforma e connesso in quel momento e verificando opportunamente la sua identità attraverso il video.

Ma, a differenza delle riunioni in presenza, per tenere conto di chi arriva successivamente e di chi invece si assenta abbandonando la seduta, con la modalità telematica occorrerà controllare costantemente la continuità delle connessioni, soprattutto per verificare se vi siano state disconnessioni involontarie per caduta della linea internet o altri problemi tecnici di connettività alla rete.

Fenomeni di questo genere potrebbero comportare l’invalidità delle deliberazioni assunte, se dovesse risultare che l’abbandono di qualche partecipante alla teleconferenza era non voluto ed il suo mancato voto ha compromesso il quorum deliberativo necessario per raggiungere la decisione sugli argomenti nel frattempo discussi, trattati e votati.

In caso di problemi tecnici, è sempre opportuno sospendere la seduta in attesa del ripristino dei collegamenti per tutti i partecipanti e, occorrendo, ricorrere a canali di comunicazione alternativi, ad esempio interpellando telefonicamente l’interessato che non riesce più a collegarsi, per capire la natura del problema riscontrato e dando atto di tutte queste circostanze nel verbale.

Assemblea condominiale in modalità mista

Tieni presente che anche l’assemblea da remoto, nonostante la partecipazione virtuale dei condòmini collegati online, richiede sempre formalmente anche un luogo fisico di svolgimento, nel quale dovrà essere presente almeno il segretario (e se possibile anche il presidente) per la stesura del verbale e la sua sottoscrizione.

Nulla vieta però che l’assemblea possa svolgersi anche in “modalità mista“, cioè con parte dei condomini radunati in presenza e parte collegati online. Il fenomeno è nato con le assemblee di condominio ai tempi del Coronavirus ed ora è necessario, qualora si scelga questa forma, che la convocazione riporti in maniera chiara entrambe le possibilità, indicando sia l’indirizzo del luogo fisico, per chi vuole partecipare in modalità tradizionale, sia quello della piattaforma telematica, per chi desidera collegarsi da remoto.

Assemblea in videoconferenza: i compiti del presidente e del segretario

Con la teleassemblea cambiano anche i compiti del presidente e del segretario, che ora sono gravati di qualche attribuzione in più, necessaria per garantire il corretto funzionamento della piattaforma utilizzata e per garantire la partecipazione di tutti gli intervenuti come se la riunione si svolgesse in effettiva presenza di ciascuno.

Il presidente dell’assemblea condominiale deve dirigere la discussione in modo effettivo anche nelle riunioni tenute online e perciò deve essere in condizione di dare (o togliere) la parola ai partecipanti per garantire una trattazione ordinata e completa degli argomenti posti all’ordine del giorno, scansionando i tempi degli interventi e delle votazioni su ciascun punto di cui è necessaria l’approvazione.

Con gli strumenti telematici il suo compito è facilitato dal fatto che è possibile, momento per momento, “governare” la partecipazione e i turni a disposizione di ognuno per parlare ed esporre le sue argomentazioni, attivando o disattivando il canale audio di ogni membro della videoconferenza in base alle circostanze, per evitare sovrapposizioni di voci.

Il segretario dell’assemblea, invece, ha il precipuo compito di redigere il verbale, sotto la direzione del presidente e seguendo le sue indicazioni in maniera fedele.

Con ogni probabilità, nelle assemblee telematiche diventerà ancora più frequente la prassi di nominare segretario l’amministratore del condominio, che dal suo studio e con la propria attrezzatura professionale gestirà anche la piattaforma informatica utilizzata per i collegamenti in videoconferenza da tutti i partecipanti all’assemblea.

Assemblea in videoconferenza: la partecipazione per delega

La possilità di partecipare per delega all’assemblea di condominio non è stata toccata dalle nuove norme e dunque il regime rimane inalterato anche nei casi di modalità telematica.

Rimane perciò fermo il limite, nei condomini con più di 20 partecipanti, per ogni delegato di non poter accumulare più di un quinto della rappresentanza dei comproprietari e del valore delle quote millesimali da essi espresse.

Inoltre, non può mai essere conferita delega all’amministratore del condominio, mentre si può rilasciare la delega ad un estraneo alla compagine condominiale, come un avvocato o un parente di un condòmino.

Ora con le assemblee in teleconferenza è prevedibile che molti comproprietari anziani e non avvezzi all’uso delle tecnologie informatiche rilasceranno la delega in favore di loro parenti, o altre persone di loro fiducia, che per età appartengono alla “generazione internet” e non avranno problemi ad utilizzare le piattaforme necessarie (come Skype, Microsoft Teams o Zoom) e a disporre degli strumenti necessari (pc, tablet o smartphone dotati di connessione internet).

Assemblea in videoconferenza: il verbale

Il verbale dell’assemblea di condominio rimane uno strumento di documentazione fondamentale anche per le riunioni svolte in videoconferenza. Esso serve a resocontare, con valore probatorio per il futuro, il modo in cui si è giunti alla formazione della volontà assembleare espressa nell’approvazione delle delibere.

Per questo deve fornire contezza dei nominativi dei partecipanti (personalmente o per delega), del quorum costitutivo e deliberativo raggiunto, degli argomenti trattati, degli interventi svolti durante la discussione e delle eventuali assenze di qualche condòmino sopravvenute in un determinato momento nel corso della riunione e fino alla sua chiusura.

Al termine dell’assemblea il verbale deve essere sottoscritto dal presidente. Può essere apposta anche la firma digitale sul documento (redatto in Word e al termine salvato in Pdf) che verrà trasmesso a tutti i condòmini, con particolare riguardo a quelli assenti, per porli a conoscenza delle decisioni adottate e consentirgli di impugnare le delibere entro i 30 giorni successivi al suo ricevimento. L’originale dovrà essere sempre conservato nel registro dei verbali [5].

In caso di svolgimento di assemblea in modalità di videoconferenza è necessario trasmettere, a cura dell’amministratore, il verbale a tutti i condòmini – dunque non solo a chi non aveva partecipato alla riunione – con le medesime formalità adottate per la convocazione.

Facsimile avviso di convocazione e delega 

Riportiamo qui di seguito le formule dell’avviso di convocazione dell’assemblea da svolgersi in videoconferenza e della delega alla partecipazione; entrambe sono tratte dal quotidiano Italia OggiSette” del 2 gennaio 2021.


Avviso di convocazione dell’assemblea condominiale da svolgersi in videoconferenza

………., lì ……….

Condominio «……………»

in ………………

via ……………………………….

Egregi Signori Condomini

Loro Sedi

Raccomandata A.R./Fax/Posta elettronica certificata

Oggetto: convocazione dell’assemblea condominiale da svolgersi in videoconferenza

I signori condomini sono convocati per l’assemblea condominiale che si svolgerà in data

– …… alle ore ……, in prima convocazione,

oppure

– …… alle ore ……, in seconda convocazione

sulla piattaforma informatica …………………………, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:

1) esame e approvazione del bilancio consuntivo ………. e conseguente riparto;

2) esame e approvazione del bilancio preventivo …………….. e conseguente riparto;

3) ratifica attività svolta dall’amministratore condominiale ……;

4) modifica del regolamento condominiale con inserimento di una clausola che disciplini le modalità di convocazione e di svolgimento dell’assemblea in modalità telematica;

5) varie ed eventuali.

Si evidenzia che, ai sensi dell’art. 66 disp. att. c.c., tenuto conto altresì della situazione di emergenza legata alla diffusione dell’epidemia Covid-19 e dei conseguenti divieti di riunione e assembramento, l’intervento e l’esercizio del diritto di voto in assemblea potranno avvenire in via esclusivamente telematica, a mezzo di videoconferenza, sulla piattaforma informatica in precedenza indicata e con le modalità meglio illustrate nell’allegata informativa e/ reperibili sul sito internet dell’amministratore condominiale, all’indirizzo ………

Per qualsiasi informazione è possibile contattare l’amministratore nel proprio studio.

È ovviamente possibile, e fortemente consigliato nel caso in cui non si disponga dei mezzi tecnici per partecipare all’assemblea in videoconferenza, delegare a tal fine una persona di fiducia, utilizzando la sottostante delega debitamente sottoscritta o comunque fornendo la stessa di valida delega scritta, anticipandone copia all’amministratore condominiale.

Cordiali saluti

L’amministratore condominiale

Delega alla partecipazione all’assemblea

Io sottoscritto ………….., delego alla partecipazione all’assemblea del ………. (prima convocazione) o del ……….. (seconda convocazione) del condominio «………..», sito in …………, che si svolgerà in forma esclusivamente telematica, mediante videoconferenza, sulla piattaforma informatica ………………………., il signor …………………………., approvando fin d’ora il suo operato.

Letto, approvato e sottoscritto.

………, ………..

Firma

…………….

note

[1] Art. 5 bis Legge n. 159 del 27 novembre 2020, di conversione del D.L. n.125/2020, pubblicata in G.U. n. 300 del 3 dicembre 2020.

[2] Art. 66 disp. att. Cod. civ.

[3] Art. 1137 Cod. civ.

[4] Art. 1138 Cod. civ. e art. 72 disp. att. Cod. civ.

[5] Art. 1136, ultimo comma, Cod. civ.


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