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Quali sono i dati sensibili in una busta paga?

24 Maggio 2021
Quali sono i dati sensibili in una busta paga?

Il datore di lavoro deve trattare i dati particolari dei dipendenti adottando particolari cautele.

Sei un lavoratore subordinato. Leggendo la tua busta paga mensile ti sei accorto che, tra le varie voci che la compongono, è presente la trattenuta sindacale che il datore di lavoro effettua mensilmente a favore della tua sigla sindacale di riferimento. Ti chiedi se sia corretto indicare esplicitamente il sindacato al quale aderisci nella busta paga.

La gestione del rapporto di lavoro determina numerosi trattamenti di dati personali dei lavoratori. Il trattamento di questi dati è necessario per eseguire il contratto di lavoro. Può accadere che il datore di lavoro debba trattare anche dati sensibili del dipendente.

Ma quali sono le informazioni riservate che non dovrebbero mai essere diffuse? Quali sono i dati sensibili in una busta paga? Nel cedolino, possono essere presenti dei dati particolari del lavoratore che devono essere trattati con particolare cautela e seguendo le indicazioni fornite dal Garante Privacy.

Privacy e rapporto di lavoro

Il Gdpr [1] prevede che ogni soggetto giuridico che pone in essere un trattamento di dati personali debba seguire una serie di cautele e di adempimenti prescritti dal regolamento stesso. A queste regole soggiace anche il trattamento dei dati personali dei lavoratori effettuato dal datore di lavoro per dare esecuzione al contratto. Fin dal primo momento in cui il datore di lavoro ed il lavoratore entrano in contatto, infatti, numerosi dati personali del dipendente vengono trattati dall’azienda che deve seguire le regole fissate dal Gdpr.

Rapporto di lavoro: è necessario fornire l’informativa privacy?

Uno dei principali obblighi previsti dal Gdpr per il titolare del trattamento di dati personali è la consegna all’interessato di un’informativa privacy [2] che fornisce una serie di informazioni, tra cui, le modalità del trattamento dei dati, le tipologie di dati trattati, la finalità e le basi giuridiche. L’informativa deve essere consegnata ai dipendenti da parte del datore di lavoro in fase di assunzione.

Inoltre, i dipendenti che, a causa delle mansioni contrattuali loro assegnate, trattano dati personali altrui dovranno essere appositamente nominati come persone autorizzate al trattamento dei dati personali e dovranno ricevere specifiche istruzioni sulle modalità di effettuazione del trattamento [3].

Dati personali dei dipendenti: quali basi giuridiche?

Nell’ambito del rapporto di lavoro, il datore si trova a trattare soprattutto dati personali “ordinari”. Tale trattamento ha la sua base giuridica nell’esecuzione del contratto di lavoro e non è, dunque, necessario richiedere al lavoratore il consenso. Occorre infatti rilevare che, considerata la sproporzione di forza contrattuale tra datore di lavoro e lavoratore, il consenso non può mai essere considerato una base giuridica valida nel rapporto di lavoro proprio perché non rispetterebbe i requisiti di libertà e di assenza di condizionamenti che la normativa europea prescrive.

Quali sono i dati sensibili in una busta paga?

Oltre ai dati personali “ordinari”, il datore di lavoro può trattare anche i dati sensibili del lavoratore, ossia quelle informazioni aventi una particolare riservatezza che il Gdpr definisce dati particolari. Basti pensare alle informazioni relative allo stato di salute del dipendente, alla sua affiliazione sindacale o alla sua condizione di disabilità. Questi dati potrebbero anche essere presenti all’interno della busta paga. Uno dei classici esempi in questo senso è rappresentato dall’affiliazione sindacale del lavoratore.

Molto spesso, il lavoratore delega il datore di lavoro a trattenere dalle proprie spettanze mensili una somma di denaro che deve essere versata al sindacato come quota associativa. Tale trattenuta viene evidenziata all’interno della busta paga.

Potrebbe, dunque, accadere che nella busta paga sia espressamente indicata la sigla sindacale cui il lavoratore aderisce e alla quale il datore di lavoro provvede a versare la trattenuta. Tale modalità di trattamento del dato particolare non può dirsi lecita perché il datore di lavoro, come precisato dal Garante Privacy, considerando che le buste paga vengono trattate da numerosi dipendenti, dovrebbe cercare di ridurre al minimo la diffusione del dato utilizzando delle tecniche di anonimizzazione dello stesso come, ad esempio, la sostituzione del nome del sindacato con un codice identificativo [3].


note

[1] Regolamento (UE) n. 679/2016.

[2] Art. 13 Regolamento (UE) n. 679/2016.

[3] Art. 29 Regolamento (UE) n. 679/2016.

[4] Garante Privacy provvedimento 1.03.1999.


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