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Per gli allegati non ci vuole solo la Pec ma la firma digitale

2 febbraio 2014


Per gli allegati non ci vuole solo la Pec ma la firma digitale

> Tech Pubblicato il 2 febbraio 2014



Solo la firma digitale attribuisce al documento allegato la stessa efficacia dell’originale, al pari di una firma olografa nel tradizionale documento cartaceo.

Attenzione a non sbagliare: nelle comunicazioni digitali, la Pec non è sempre lo strumento più adatto. Infatti, quando si devono inviare degli allegati, allora la posta elettronica certificata non ha più quel valore di prova legale che, normalmente le compete. Nel caso, infatti, in cui si voglia inviare, insieme al testo dell’email, un file, conferendo allo stesso il valore di originale, sarà necessario utilizzare il sistema di firma digitale. Lo ha chiarito una recente circolare della Ragioneria Generale dello Stato [1].

Come noto, l’attuale legge [2] riconosce alla Pec la funzione di piena prova della data di invio e di ricezione di una email; dall’altro lato però essa non garantisce, ai documenti trasmessi in allegato, la stessa efficacia probatoria degli originali. Per far sì che questi ultimi possano essere considerati alla stregua di atti “originali” è invece necessario apporre la firma digitale sul documento. Infatti, i documenti originali informatici, sottoscritti con firma elettronica qualificata o digitale, hanno piena efficacia giuridica così da soddisfare il requisito della forma scritta.

In pratica, le copie informatiche dei documenti vengono equiparate agli originali da cui sono tratti solo se ad esse è apposta o associata la firma digitale di persona idonea ad attestare la conformità agli originali.

Ecco perché è sempre meglio utilizzare, quando possibile, la firma digitale: essa infatti soddisfa il maggior numero di requisiti di qualità tra quelli previsti dalle norme vigenti. Essa inoltre è del tutto equiparabile a una sottoscrizione autografa apposta sul tradizionale documento cartaceo.

Infine, è sempre bene porre attenzione al mezzo di trasmissione di tali documenti: la Pec va bene, ma solo se seguita dalla firma digitale sul documento.

note

[1] Ragioneria Gen. Stato circolare n. 3/2014.

[2] L. 123/2011.

Autore immagine: 123rf.com

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3 Commenti

  1. La distinzione non sta nell’essere “un allegato” come come contrario di “scritto direttamente nel corpo del messaggio”, ma nel fatto che un allegato di tipo “immagine” equivale circa ad una fotocopia, e pertanto ha minor valore di un originale con firma olografa.

    Per le scritte in formato testo sul corpo del messaggio il valore sarà ancora minore perché non potrò apporre nessuna firma a penna, nemmeno in formato immagine (l’immagine sarebbe un allegato e sarebbe scorporata dal testo).

    La PEC garantisce soltanto la consegna, diciamo che sarebbe equivalente a mandare per raccomandata dei fogli fotocopiati. Va molto bene per il mittente ma meno bene per il ricevente. Se si vuole l’equivalente di mandare per raccomandata degli originali servirà apporre la firma digitale sui files PDF prima di allegarli. Però una PEC è migliore della raccomandata perché garantisce al mittente la consegna integra e immodificata degli allegati, mentre per la raccomandata normale il ricevente potrebbe sostenere di aver ricevuto una busta vuota, specialmente se sono più fogli e pertanto non si può realisticamente fare una raccomandata senza busta.

    Quindi in ordine di garanzia dal migliore al peggiore sono:
    1) PEC con allegati ciascuno firmato digitalmente: questo garantisce tutto sia al mittente che al ricevente ed è il metodo migliore.
    2a) PEC con allegati non firmati digitalmente: questo al mittente garantisce la consegna ma al ricevente procura documenti che hanno un valore di una firma in fotocopia.
    2b) Raccomandata cartacea con fogli originali: questo garantisce firma olografa al ricevente ma non garantisce al mittente la consegna (il ricevente potrebbe sostenere di aver ricevuto una busta vuota).
    3) Raccomandata cartacea contenente fogli fotocopiati: questo ha sia i difetti del (2a) che quelli del (2b).

  2. “Per le scritte in formato testo sul corpo del messaggio il valore sarà ancora minore perché non potrò apporre nessuna firma a penna, nemmeno in formato immagine (l’immagine sarebbe un allegato e sarebbe scorporata dal testo)”: d’accordo, ma una domanda: se invio una PEC che bisogno avrei di apporre (anche) una firma a penna, dato che la PEC certifica di per sè il mittente? In altri termini, se anzichè ricorrere ad un allegato scrivo direttamente nel corpo del messaggio PEC un dato contenuto, non è dubitabile nè che la PEC sia stata inviata da me (dalla mia casella postale certificata) nè che avesse quel dato contenuto.
    Perciò potrei eccepire solo che un malintenzionato ha inviato la pec al posto mio loggandosi coi miei dati; ma questo varrebbe comunque anche per la firma digitale.
    Grazie

  3. perchè non riesco ad allegare documenti firmati digitalmente nella mia pec? ho visto che succede anche nella e-mail normale.

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