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Conservazione immagini videosorveglianza sul lavoro

15 Febbraio 2021
Conservazione immagini videosorveglianza sul lavoro

Il limite massimo di tempo per la conservazione dei filmati acquisiti con le telecamere dell’azienda. 

Il datore di lavoro può installare impianti di videosorveglianza, previo accordo coi sindacati, solo per salvaguardare la sicurezza del patrimonio aziendale o dei lavoratori oppure per esigenze organizzative. Tuttavia, la norma non dice per quanto tempo è consentita la conservazione delle immagini di videosorveglianza sul lavoro. In altri termini, dopo quanti giorni l’azienda è tenuta a cancellare gli archivi con i filmati acquisiti dalle telecamere? La questione è stata così posta all’attenzione del Garante della Privacy il quale, con un recente provvedimento [1], ha fornito importanti chiarimenti in merito. Cerchiamo di fare il punto della situazione.

Quando il datore di lavoro può installare la videosorveglianza

L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori consente l’utilizzo di sistemi di controllo elettronico a distanza – ossia le telecamere della videosorveglianza solo in tre casi:

  • per esigenze organizzative e produttive: si pensi alla telecamera posta all’ingresso di un negozio per controllare l’arrivo dei clienti;
  • per la sicurezza del lavoro: si pensi alla telecamera posta vicino a un macchinario pericoloso, per tenerlo sotto controllo;
  • per la tutela del patrimonio aziendale: si pensi a una telecamera puntata in direzione degli scaffali per evitare che i clienti o gli stessi dipendenti possano commettere furti.

Dunque, l’utilizzo di telecamere non può mai avvenire per controllare l’espletamento dell’attività lavorativa: in altri termini, il datore di lavoro non può utilizzare la videosorveglianza per verificare se i dipendenti lavorano o meno.

La normativa sulla protezione dei dati non si applica nei casi di telecamere spente o false.

Condizioni per usare la videosorveglianza

Per installare l’impianto di videosorveglianza, il datore di lavoro non deve chiedere l’autorizzazione al Garante per la Privacy, ma deve trovare un accordo con i sindacati. Se non si riesce a trovare un accordo, l’azienda può farsi autorizzare dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro.

Dunque, condizione imprescindibile per installare questa tipologia di impianti e strumenti è la sottoscrizione preventiva di un accordo collettivo con le Rsu o le Rsa, ovvero con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale in caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione o in più regioni. In mancanza di questo accordo, gli impianti e gli strumenti in questione possono essere installati con l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Non è necessario il consenso dei sindacati o dell’Ispettorato del Lavoro se la videosorveglianza ha finalità “difensive”: serve cioè per scoprire e procurarsi le prove di un illecito ai danni dell’azienda come un furto o un tentativo di frode (ad esempio, la timbratura del badge). A tal fine, però, è necessario che vi sia già un valido indizio a carico di uno specifico dipendente o di più di uno, non potendo le telecamere essere usate a scopo preventivo. 

Gli strumenti di lavoro e di registrazione di accessi e presenze, invece, non sono soggetti ad alcun obbligo di accordo sindacale o di autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Segnalazione videosorveglianza 

L’installazione della videosorveglianza, nei tre casi consentiti dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, può avvenire solo a patto che la presenza delle telecamere sia resa nota ai dipendenti con appositi cartelli ben visibili. Tali avvisi, però, non sono necessari se la videosorveglianza ha finalità “difensive”, come spiegato nel precedente punto (ossia per procurarsi le prove di un illecito a carico di un determinato dipendente).

Quali sono i tempi di conservazione delle immagini registrate?

Salvo norme specifiche, spetta all’azienda individuare i tempi di conservazione delle immagini in caso di videosorveglianza, anche nei luoghi di lavoro.

Le immagini registrate, comunque, non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite. Per il Garante Privacy, il superamento delle 72 ore deve avere scopo legittimo.

Tenendo conto dei principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, i dati personali dovrebbero essere – chiarisce il Garante – nella maggior parte dei casi, cancellati dopo pochi giorni, preferibilmente tramite meccanismi automatici. Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione.

Nel caso di una piccola azienda, ad esempio, un periodo di conservazione di 24 ore è più che sufficiente per individuare eventuali furti o danneggiamenti. Tale periodo potrebbe essere ragionevolmente prolungato nei giorni festivi o nei fine settimana in ragione della chiusura aziendale. In alcuni casi, può essere necessario prolungare i tempi di conservazione delle immagini, come nel caso in cui si debba dar seguito ad una richiesta dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.


note

[1] Garante Privacy, Faq pubblicate il 5 dicembre 2020.


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