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Documenti: quali conservare e per quanto tempo?

29 Giugno 2021 | Autore:
Documenti: quali conservare e per quanto tempo?

Bollette, bollo auto, estratti conti, ricevute, scontrini e tanto ancora: cosa tenere per sempre e quando buttare il resto nel sacco della carta.

Se ti sei appena sposato e non è da tanto che si sei staccato dalla tua famiglia, parlare di documenti, quali conservare e per quanto tempo ti sembrerà strano: se metti insieme tutti quelli che hai accumulato in pochi mesi, non riempi nemmeno un raccoglitore. Il problema si pone quando il tempo passa e le carte di accumulano, tra bollette, ricevute dell’assicurazione, del bollo auto, gli scontrini fiscali da allegare alla dichiarazione dei redditi, il 730 o il modello Unico, le carte relative alla casa (e qui si apre un mondo), gli estratti conto bancari, le fatture delle visite mediche, le buste paga.

L’elenco è talmente lungo che, prima o poi, tocca prendere una decisione: o si trova lo spazio per mettere delle scaffalature nuove dove sistemare i raccoglitori, o si comincia a fare un po’ di pulizia e si buttano via delle carte vecchie per fare spazio a quelle nuove. Certo, oggi c’è la possibilità di farsi mandare bollette, fatture o ricevute in formato digitale da scaricare e archiviare in una chiavetta. Oggi, però. E con quelle vecchie come si fa? Quali documenti conservare e per quanto tempo?

Non si può cedere allo scatto di impazienza quando non si riesce più a mettere via nemmeno un foglio di carta e, d’impulso, viene da svuotare i raccoglitori con il solito sistema del «dove coglio, coglio». Certi documenti vanno tenuti più a lungo, altri per un periodo di tempo più breve, altri ancora non bisogna proprio conservarli. C’è chi ha negli armadi delle vecchie agende dove ha pinzato scrupolosamente lo scontrino del caffè che ha preso in piazza, solo per sapere quanto spendeva fuori casa 10 anni fa. Statistica pura. De gustibus.

Ecco un elenco dei documenti più importanti da conservare e per quanto tempo, secondo le varie normative.

Documenti da conservare: le bollette

Può capitare che, per errore, una bolletta della luce o del gas venga inviata o pagata due volte, che ci sia bisogno di contestare un pagamento o che sia il fornitore a pretendere qualcosa che, in realtà, è già stata sistemata.

A tale scopo, è bene conservare le bollette per eventuali reclami o controlli. In generale, le fatture di luce, gas, acqua e telefono si prescrivono in 5 anni. Per luce e gas, non c’è l’obbligo di conservare le bollette per più di 2 anni se ci sono dei ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore. Tuttavia, le bollette della luce devono essere tenute per 10 anni poiché, come noto, all’interno c’è l’abbonamento tv che richiede questo tempo.

Sempre 10 anni è il tempo richiesto per conservare le bollette del telefono cellulare.

Documenti da conservare: gli scontrini

Che ce ne facciamo di decine o di centinaia di scontrini fiscali a lungo andare? Quelli cosiddetti «parlanti» servono da allegare alla dichiarazione dei redditi nel caso si abbia diritto alle detrazioni fiscali (ad esempio, gli scontrini della farmacia). Poi ci sono gli scontrini che fanno da garanzia per due anni quando si acquista un bene (un televisore, un computer) e che vanno presentati in caso di malfunzionamento o di difetto del prodotto.

Gli scontrini che danno diritto ai benefici fiscali (come vedremo nel capitolo successivo) vanno tenuti per 5 anni. Quelli che servono come garanzia di un prodotto vanno tenuti, invece, per 26 mesi, ma il termine potrebbe essere più lungo se il produttore di un bene offre una garanzia maggiore.

Documenti da conservare: la dichiarazione dei redditi

Dicevamo degli scontrini da allegare alla dichiarazione dei redditi. Ricordiamoci che quando si chiedono le detrazioni o le deduzioni fiscali a cui si ha diritto vige il cosiddetto «principio di cassa», cioè si ottiene il beneficio per le spese effettivamente sostenute. Il che costringe il contribuente a tenere scontrini, fatture o ricevute da presentare al Fisco per dimostrare il diritto al beneficio fiscale.

Tutta questa documentazione insieme al modello della dichiarazione dei redditi va tenuta almeno per 5 anni. Significa che il modello presentato nel 2021 per i redditi 2020 deve essere conservato almeno fino al 31 dicembre 2026. Quello consegnato nel 2022, fino al 31 dicembre 2027. E così via.

Documenti da conservare: le multe

Qui c’è da augurarsi che l’apposito raccoglitore sia il più sottile possibile. Ma alzi la mano chi non ha mai preso una multa, fosse anche per divieto di sosta. Se così è stato, l’automobilista deve sapere che il termine di prescrizione per pagare le multe per violazione del Codice della strada è di 5 anni, purché l’infrazione sia stata accertata da Polizia o Carabinieri (un eccesso di velocità su una statale o in autostrada è l’esempio più classico).

Se, invece, è stato il Comune a fare la multa (il famoso divieto di sosta rilevato dalla Polizia municipale, cioè da quelli che una volta erano noti come Vigili urbani), la prescrizione scende a 2 anni dall’iscrizione a ruolo della multa, ovvero da quando l’ente locale chiede all’agente di riscossione di dare il via alla procedura per recuperare la sanzione non pagata. Nel frattempo, la multa rimane in una sorta di «limbo», cioè non decorre alcun termine. Questo periodo di «limbo» si aggiunge ai due anni di prescrizione che scatteranno nel momento dell’iscrizione a ruolo.

Documenti da conservare: la casa

Qui, come si diceva all’inizio, si apre un mondo. Perché i documenti da conservare che hanno a che fare con la casa sono diversi (a parte quelli già citati e relativi alle bollette per il consumo di acqua, luce e gas). Ecco, in sintesi, quali bisogna tenere e per quanto tempo:

  • ricevute delle spese condominiali: 5 anni;
  • ricevute dei canoni di affitto: 5 anni;
  • ricevute pagamento Tari (tassa sui rifiuti), Imu e Tasi: 5 anni, o meglio fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione;
  • ricevute del pagamento delle rate del mutuo: 5 anni dalla scadenza della singola rata (consigliabile, però, conservare tutte le ricevute almeno fino all’estinzione del debito);
  • atti di compravendita della casa: per sempre.

Capitolo a parte per le ricevute dei pagamenti per lavori di ristrutturazione: dipende dal tipo di agevolazione fiscale di cui si beneficia. Se la spesa viene recuperata nella dichiarazione dei redditi in 10 anni, occorrerà tenerle per altrettanto tempo, oppure per 5 anni se si tratta dei lavori che danno diritto al superbonus 110% (4 anni per le spese sostenute nel 2022).

A questi termini si aggiungono i 5 anni di prescrizione previsti per la dichiarazione dei redditi, poiché il Fisco può chiedere un controllo sull’ultima dichiarazione con cui è stata recuperata la detrazione.

Riassumendo, per quanto riguarda i lavori di ristrutturazione, occorre conservare i documenti per:

  • 10 anni in caso di normale detrazione fiscale + 5 anni per la prescrizione della dichiarazione dei redditi. Totale: 15 anni;
  • 5 anni in caso di detrazione sulle spese sostenute nel 2020 e nel 2021 per i lavori che danno diritto al superbonus 110% + 5 anni per la prescrizione della dichiarazione dei redditi. Totale: 10 anni;
  • 4 anni in caso di detrazione sulle spese sostenute nel 2022 per i lavori che danno accesso al superbonus 110% + 5 anni per la prescrizione della dichiarazione dei redditi. Totale: 9 anni.

Altri documenti da conservare: i tempi

Ecco riepilogati gli altri documenti da conservare con i relativi tempi di prescrizione.

Da tenere per sempre:

  • atti notarili;
  • atti di matrimonio, separazione o divorzio;
  • contributi previdenziali;
  • contratti di affitto;
  • referti medici.

Da tenere per 10 anni:

  • estratti conto: si ha tempo 60 giorni per contestare degli errori, ma il tempo per l’impugnazione è di 10 anni;
  • fatture di artigiani.

Da tenere fino a 5 anni: titoli di Stato.

Da tenere fino a 3 anni:

  • bollo auto;
  • ricevute di pagamento (6 mesi per ricevute di alberghi o ristoranti);
  • ricevute o fatture parcelle dei professionisti.

Da tenere per meno di 3 anni: ricevute del pagamento dei premi assicurativi: 1 anno.



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