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L’amministratore è il custode dei dati?

5 Agosto 2021
L’amministratore è il custode dei dati?

Le norme in materia di privacy devono essere rispettate anche nell’ambito del condominio.

Sei un amministratore condominiale. L’assemblea di condominio ha deciso di nominarti responsabile del trattamento dei dati personali. Ti chiedi quali responsabilità sono connesse a questo incarico. In particolare, l’amministratore è il custode dei dati?

Innanzitutto, occorre premettere che l’entrata in vigore del Gdpr ha reso necessario, per tutti i soggetti che trattano dati personali, un percorso di adeguamento alle regole introdotte dall’Unione Europea. Tale processo si applica anche ai condomini poiché la gestione condominiale determina un trattamento di dati personali dei condòmini. Ne deriva che nell’adeguamento al Gdpr un ruolo centrale è svolto dall’amministratore condominiale. Ma qual è, in particolare, il ruolo di questa figura nell’adeguamento al Gdpr?

L’amministratore è il custode dei dati? Come vedremo, alla luce delle disposizioni entrate in vigore dal maggio del 2018, l’amministratore condominiale ha un ruolo fondamentale nel rispetto della privacy e l’assemblea del condominio ha la possibilità di conferirgli un ruolo particolarmente stringente in questo ambito nominandolo responsabile del trattamento.

Privacy e Gdpr: le regole fondamentali

La privacy sembra, spesso, un concetto astratto e lontano dalla vita di tutti i giorni. In realtà, nella nostra esistenza quotidiana, veniamo continuamente coinvolti nel trattamento dei dati personali. Per comprendere quanto sia capillare il tema della privacy è sufficiente analizzare la definizione di dato personale e di trattamento dei dati fornita dal Gdpr [1], ovvero, il nuovo regolamento generale in materia di tutela dei dati personali adottato dall’Unione Europea ed entrato definitivamente in vigore lo scorso maggio 2018.

Per “dato personale” deve intendersi qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (che viene detta “interessato”).

Per “trattamento dei dati personali” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come le seguenti:

  • raccolta;
  • registrazione;
  • organizzazione;
  • strutturazione;
  • conservazione;
  • adattamento;
  • modifica;
  • estrazione;
  • consultazione;
  • uso;
  • comunicazione;
  • raffronto o interconnessione;
  • limitazione;
  • cancellazione;
  • distruzione.

Nell’ambito delle predette attività, qualsiasi operazione che viene effettuata su un dato personale entra nella nozione di trattamento e determina l’obbligo di rispettare le regole del Gdpr a tutela dei dati. Il soggetto che realizza il trattamento è definito titolare del trattamento.

Privacy e condominio: quale rapporto?

Il condominio è un ambiente nel quale molte persone si trovano a vivere a stretto contatto. Inoltre, il condominio ha bisogno di un’attività di gestione che viene realizzata tramite l’assemblea condominiale e l’amministratore di condominio. Tutta una serie di attività legate alla gestione condominiale determinano una gestione dei dati personali dei singoli condòmini. Basti pensare alla raccolta dei nominativi, degli indirizzi mail, dei numeri di cellulare, all’invio degli avvisi di pagamento, etc. Tutte queste operazioni implicano un trattamento di dati personali.

Privacy e condominio: chi è il titolare del trattamento?

Il Gdpr definisce titolare del trattamento il soggetto che determina le finalità ed i mezzi del trattamento di dati personali. Il responsabile del trattamento, invece, è il soggetto che tratta i dati personali per conto del titolare.

Non c’è dubbio che, nell’ambito del condominio, il titolare del trattamento dei dati personali è la compagine condominiale, ossia, il condominio come soggetto giuridico.

Nella pratica, tuttavia, il soggetto che tratta materialmente i dati su incarico del condominio è l’amministratore condominiale il quale dovrà, dunque, essere nominato responsabile del trattamento.

Amministratore di condominio: è il custode dei dati?

Il condominio è un’entità giuridica che agisce verso l’esterno per il tramite dell’amministratore. Si può, dunque, affermare che l’amministratore di condominio è il custode dei dati personali perché a lui è demandata la gestione generale degli affari condominiali ed è in quest’attività che si verifica il trattamento dei dati personali dei condòmini.

L’assemblea condominiale dovrà, dunque, nominare l’amministratore di condominio come responsabile del trattamento dei dati personali e la nomina dovrà essere formalizzata in un apposito contratto che vincoli il responsabile al titolare del trattamento (nella fattispecie, il condominio).

Nel contratto di nomina, il condominio dovrà fornire al responsabile delle specifiche istruzioni sul trattamento dei dati da compiere. Il responsabile dovrà assumersi precisi obblighi tra cui, in particolare, l’adozione di idonee misure di sicurezza per la tutela dei dati e il rispetto del Gdpr nel trattamento. L’amministratore di condominio risponderà direttamente di eventuali danni cagionati dalla sua gestione dei dati o dal mancato rispetto del contratto di nomina.


note

[1] Regolamento (UE) n. 679/2016.


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