Posso accedere ai file dell’azienda?

Se l’azienda vuole evitare che i dipendenti accedano a determinati documenti deve adottare idonee misure di sicurezza.

Qualche giorno fa, nel consultare alcuni documenti sulla rete intranet aziendale, hai aperto anche dei file relativi alle retribuzioni del personale. Potevi farlo? È possibile accedere ai file dell’azienda? Dopo pochi giorni, a seguito di questo episodio, il datore di lavoro ti ha inviato una lettera di contestazione disciplinare a cui è seguito il licenziamento per giusta causa. Ti domandi se puoi impugnare il recesso e se hai qualche chances di vincere la causa.

Devi sapere che, durante lo svolgimento della prestazione di lavoro, il lavoratore è tenuto a rispettare le direttive impartite dal datore di lavoro, altrimenti rischia di ricevere una contestazione per insubordinazione. Ma qual è il confine tra lecito e illecito, ad esempio, nella consultazione dei documenti aziendali?

Se ti stai chiedendo: «Posso accedere ai file dell’azienda?» devi sapere che, proprio di recente, la Cassazione si è occupata di questa problematica ed ha chiarito cosa deve fare l’azienda se vuole impedire che i dipendenti accedano a determinati documenti aziendali. Ma andiamo per ordine.

Quali sono i doveri dei dipendenti?

Se sei un lavoratore subordinato devi sapere che, durante tutto il rapporto di lavoro, devi rispettare una serie di doveri che sono previsti dalla legge, dal contratto collettivo applicato al tuo rapporto di lavoro e dalla lettera di assunzione.

Innanzitutto, devi svolgere la prestazione di lavoro nel rispetto degli ordini e delle direttive impartite dall’azienda. Nel rapporto di lavoro subordinato [1], infatti, il datore di lavoro ha il potere direttivo, ossia, la facoltà di dirti come devi svolgere il tuo lavoro.

Se, ad esempio, ci sono delle policy aziendali che descrivono come devono essere caricati i documenti nella rete intranet, devi rispettare quelle indicazioni.

In secondo luogo, devi tenere a mente due obblighi fondamentali previsti dalla legge [2]:

1. obbligo di diligenza: devi svolgere il tuo lavoro con impegno e dedizione, utilizzando la diligenza media richiesta dalla natura delle tue mansioni;
2. obbligo di fedeltà: non devi mai svelare all’esterno le informazioni riservate che hai appresso sul lavoro né fare concorrenza al tuo datore di lavoro

Che succede se il dipendente non rispetta i suoi doveri?

Se, nello svolgimento del tuo lavoro, non rispetti gli obblighi che abbiamo esaminato e, in generale, violi le disposizioni previste nel Codice Disciplinare aziendale puoi subire un procedimento disciplinare [3]. Si tratta di una procedura messa in atto dal datore di lavoro che si compone di tre fasi:

1. contestazione del fatto: il datore di lavoro deve inviarti una lettera in cui ti contesta il fatto che, a suo avviso, costituisce una violazione dei tuoi doveri;
2. diritto di difesa: hai 5 giorni di tempo (o il maggiore periodo previsto dal Ccnl) per inviare delle giustificazioni scritte o chiedere di essere ascoltato oralmente;
3. adozione del provvedimento disciplinare: il datore di lavoro, esaminate le tue difese, può archiviare il caso o adottare una sanzione disciplinare.

Il criterio che dovrà essere seguito nella scelta della sanzione è la proporzionalità [4] tra gravità del fatto contestato e afflittività della sanzione.

Che succede se il dipendente accede ai documenti aziendali?

Si può ritenere che, in linea generale, il lavoratore dovrebbe accedere solo ai documenti aziendali che gli occorre consultare per svolgere il suo lavoro. Ma cosa succede se il dipendente accede a dei file che l’azienda considera riservati?

Di recente, un’azienda ha licenziato per motivi disciplinari una lavoratrice che aveva aperto dei file riservati aziendali che non avevano nulla a che fare con le sue mansioni. Il datore di lavoro ha, infatti, ritenuto questo comportamento un grave caso di insubordinazione. La Cassazione [5], tuttavia, ha stabilito che il licenziamento è illegittimo poiché la donna era entrata nei file incriminati con le proprie credenziali di accesso alla rete aziendale e, peraltro, dall’apertura dei documenti non era seguito alcun danno per l’azienda.

Secondo gli Ermellini, il datore di lavoro avrebbe dovuto, semmai, adottare degli accorgimenti tecnici per precludere ai dipendenti la possibilità di accesso ai file considerati protetti, cosa che nel caso di specie non era stata fatta. La Corte ha concluso per l’illegittimità del licenziamento, considerato palesemente sproporzionato rispetto al fatto commesso.

Licenziamento per accesso ai documenti aziendali: cosa fare?

Se sei stato licenziato per un fatto analogo a quello scrutinato di recente dalla Cassazione puoi impugnare il licenziamento entro sessanta giorni dalla data in cui ti è stato comunicato. Questo primo termine riguarda l’invio all’azienda dell’impugnazione stragiudiziale del licenziamento, ossia, una lettera con cui contesti la legittimità del licenziamento, offri di riprendere immediatamente servizio e ti riservi di agire in giudizio. Questa prima lettera può essere scritta direttamente dal dipendente, da un sindacato oppure da un avvocato.

Nei 180 giorni successivi alla data di invio della lettera dovrai depositare il ricorso per l’impugnazione del recesso di fronte al giudice del lavoro. In questo caso, però, devi necessariamente rivolgerti ad un avvocato che deve redigere il ricorso e depositarlo in giudizio. Se il tribunale accerterà che il fatto che hai commesso non giustifica il licenziamento riceverai una tutela che può andare dalla reintegrazione nel posto di lavoro ad un risarcimento economico, a seconda di alcuni elementi, come la data di assunzione, il numero di dipendenti dell’azienda ed il motivo che, secondo il giudice, rende illegittimo il licenziamento.