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Contabilità: per quanto tempo va conservata?

16 Aprile 2021 | Autore:
Contabilità: per quanto tempo va conservata?

L’obbligo ha un termine diverso a fini civili o per esigenze tributarie. E se è scattato l’accertamento fiscale la durata si protrae.

I documenti vecchi ingombrano parecchio. Se hai un’azienda, anche piccola, sai bene lo spazio che occupano fatture, lettere commerciali, scontrini e ricevute fiscali, buoni di trasporto e di consegna e scartoffie simili. Questi documenti “pesano” pure quando sono digitalizzati perché occupano spazio di memoria sul disco del computer, sui supporti esterni ed ora anche sui cloud, che diventano a pagamento quando si eccede un determinato limite.

Ma la contabilità per quanto tempo va conservata? Alcuni dicono cinque anni; altri dieci anni; altri anche più di dieci anni. Hanno ragione tutti: il primo termine, quello più breve, è stabilito ai fini fiscali, ma è solo apparente perché può prolungarsi parecchio in caso di accertamento. Il termine decennale coincide con l’obbligo delle scritture contabili ai fini civili e può essere oltrepassato se nel frattempo l’Amministrazione finanziaria ha avviato dei controlli, come ha ribadito la Cassazione con una nuova sentenza [1].

Quindi, prima di buttare i documenti prosegui nella lettura: capirai fino a quando è necessario tenere a disposizione le carte (o i files, in caso di conservazione elettronica) e per quali esigenze. È anche opportuno mantenere la contabilità reperibile, perché può fare prova a tuo favore; senza di essa, il Fisco avrebbe le mani libere nei controlli e potrebbe ricostruire il tuo reddito in base ad altri elementi, anche presuntivi.

Termini di conservazione della contabilità ai fini civili

Il Codice civile [2] dispone che: «Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti».

Si tratta delle scritture contabili obbligatorie per l’impresa commerciale, in base alle sue dimensioni. La norma civilistica [3] fa un generale riferimento alle «scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa», escludendo solo i piccoli imprenditori che possono tenere una contabilità più snella.

Tra tali scritture, le principali sono il libro giornale ed il libro degli inventari, ai quali si aggiungono i libri sociali, i registri Iva e dei beni ammortizzabili, il libro mastro dei conti, il giornale di cassa, le scritture di magazzino e la corrispondenza commerciale. L’obbligo di conservazione decennale permane anche se nel frattempo l’impresa ha cessato l’attività.

La legge [4] consente la conservazione di tutte queste scritture e documenti, in alternativa alla tradizionale modalità cartacea, sotto forma di «registrazioni su supporti di immagini, sempre che esse corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti». Ce ne occuperemo di seguito nell’apposito paragrafo.

Termini di conservazione della contabilità ai fini fiscali

Ai fini fiscali c’è l’obbligo [5] di conservare la contabilità – nella parte relativa alle scritture contabili obbligatorie a fini tributari – fino alla scadenza del termine stabilito in favore dell’Amministrazione finanziaria per eseguire gli accertamenti riferiti al corrispondente periodo d’imposta. In concreto, gli avvisi di accertamento devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Quindi, il termine base è di cinque anni, ma se la dichiarazione è omessa si allunga di ulteriori due anni ed arriva così a sette anni.

Tuttavia, questo termine minimo di conservazione può prolungarsi in caso di accertamento fiscale. Una norma [6] prevede espressamente che: «Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta» e precisa che tale obbligo di conservazione vale anche oltre il termine di dieci anni valevole ai fini civili.

Quindi, in tali casi, il Fisco può chiedere documenti più vecchi di 10 anni e ora la Corte di Cassazione [1] ha precisato che la contabilità deve essere conservata dal contribuente ben oltre i dieci anni se la procedura di accertamento era stata avviata in tempo utile. Ciò comporta – spiega il Collegio – una «ultrattività dell’obbligo di conservazione», a condizione che l’Amministrazione finanziaria abbia intrapreso i controlli prima della scadenza del termine generale di conservazione, perché altrimenti sarebbe decaduta dal potere di accertamento.

Tutto ciò vale nonostante la previsione dello Statuto del Contribuente [7] secondo cui «l’obbligo di conservazione di atti e documenti, stabilito ai soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione e dalla loro formazione». Infatti, nella maggior parte dei casi, come abbiamo visto, le scritture contabili vengono tenute anche ai fini civili e, dunque, si sovrappongono alle scritture tributarie, in modo da superare questo termine se l’impresa è stata posta sotto accertamento.

La conservazione protratta può anche giocare a favore del contribuente, nel caso in cui la documentazione offra elementi utili per contestare la pretesa fiscale, ad esempio dimostrando l’avvenuto sostenimento di spese e costi che hanno dato origine a detrazioni o crediti d’imposta. D’altronde, la mancata tenuta della contabilità – prima ancora della sua omessa conservazione – espone l’imprenditore, professionista o artigiano al rischio di un accertamento fiscale di tipo induttivo che si basa su elementi extracontabili ottenuti anche mediante presunzioni, come il possesso di determinati beni e le disponibilità finanziarie acquisite o movimentate sui conti correnti.

La conservazione elettronica dei documenti fiscali

Sembra opportuno prima di concludere fare anche qualche accenno alla conservazione elettronica dei documenti fiscali, che è sempre più diffusa e consente un notevole risparmio di carta e inchiostro. Oggi, molti documenti necessari ai fini tributari – dalle fatture elettroniche ai registri contabili – nascono già dematerializzati: vengono creati direttamente in formato digitale, spesso mediante gli appositi software gestionali.

Le possibilità di perdita di files e archivi informatici sono notevolmente diminuite rispetto al passato, grazie alla possibilità di riprodurli facilmente in copia o di conservarli in modalità cloud, spazi virtuali di memorizzazione su server remoti gestiti da società specializzate. Vengono quindi meno gli eventi distruttivi e soppressivi, come gli incendi o i furti di contabilità (talvolta, strani e sospetti).

Con la conservazione elettronica, la stampa cartacea non è più necessaria: una volta occorreva riprodurre su carta qualsiasi registro contabile informatizzato, ora il Decreto Fiscale 2019 [8] consente la loro tenuta «con sistemi elettronici su qualsiasi supporto», purché essi siano regolarmente aggiornati e vengano stampati subito in caso di accertamento e in presenza dei verificatori. Infatti, anche i documenti informatici validi ai fini fiscali «devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità», come ha rimarcato di recente l’Agenzia delle Entrate [9]; pertanto, la loro conservazione elettronica deve essere garantita dall’apposizione della marca temporale e della firma digitale del creatore.

Infine, quando si procede alla conservazione sostitutiva dei documenti occorre indicare tale modalità nella dichiarazione dei redditi perché essa è alternativa alla stampa dei registri, che altrimenti rimane obbligatoria se il Fisco non viene informato preventivamente della scelta operata dal contribuente. Una norma speciale varata per l’emergenza Covid [10] consente la stampa dei registri del 2019 (da riportare nella dichiarazione 2020) entro sei mesi e non tre dalla data presentazione della dichiarazione).

Per ulteriori approfondimenti leggi anche i seguenti articoli:


note

[1] Cass. ord. n. 9794/21 del 14.04.2021.

[2] Art. 2220 Cod. civ.

[3] Art. 2214 Cod. civ.

[4] Art. 2220, comma 3, Cod. civ.

[5] Art. 43 D.P.R. n. 600/73.

[6] Art. 22, comma 2, D.P.R. n. 600/73.

[7] Art. 8, comma 5, L. n. 212/2000.

[8] Art. 12 octies D.L. n.34/2019, che ha sostituito l’art. 7 del D.L. n. 357/1994.

[9] Agenzia Entrate, risposta a interpello n. 236 del 09.04.2021.

[10] Art. 5, comma 16, D.L. n. 41/2021.


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