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Gps sull’auto aziendale in uso ai dipendenti è legittimo

16 Aprile 2021
Gps sull’auto aziendale in uso ai dipendenti è legittimo

È vietata la geolocalizzazione sulle auto o sui furgoni aziendali da parte del datore di lavoro per controllare il dipendente? 

I mezzi di controllo a distanza dei lavoratori dipendenti sono soggetti a una serie di restrizioni. Un esempio emblematico è dato dalla videosorveglianza che può essere disposta solo per esigenze organizzative e produttive oppure per tutelare la sicurezza del lavoro e il patrimonio aziendale; giammai per verificare l’effettivo svolgimento della prestazione lavorativa. In ogni caso, è necessario l’accordo con i sindacati o, in assenza di questo, l’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro.

Ma le telecamere sul luogo di lavoro non sono l’unico mezzo di controllo sui lavoratori. Oggi, si va diffondendo anche l’uso di strumenti elettronici per la geolocalizzazione dei veicoli aziendali. Di qui il dubbio se il Gps sull’auto aziendale in uso ai dipendenti è legittimo o meno. 

La questione è stata affrontata dalla più recente giurisprudenza e, in ultimo, dalla Corte d’Appello di Roma [1]. La materia è stata riformata dal Jobs Act che, a riguardo, ha integrato le norme dello Statuto dei lavoratori proprio con riferimento ai controlli sugli strumenti di lavoro e di registrazione degli accessi e delle presenze.

Facciamo il punto della situazione e vediamo, all’esito di tale riepilogo, se il Gps sull’auto aziendale in uso ai dipendenti è legittimo. 

Quando sono legittimi i controlli sugli strumenti aziendali in uso al dipendente 

Oggi, tutti gli strumenti impiegati dal lavoratore per rendere la propria prestazione lavorativa, come ad esempio pc, tablet, cellulari, telepass, ecc., nonché gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze, come il badge, possono essere oggetto di controlli da parte del datore di lavoro anche senza il previo accordo con i sindacati o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. Questo significa, ad esempio, che il datore può ben leggere le email dell’account aziendale in uso al dipendente oppure sottoporre a verifiche il suo tablet o lo smartphone che gli è stato consegnato dall’azienda. 

Tuttavia, tali controlli a distanza sono legittimi solo a condizione che:

  • il dipendente sia stato precedentemente informato circa le modalità d’uso degli strumenti stessi e l’effettuazione dei controlli;
  • venga rispettata la normativa sulla privacy che impone al datore di non divulgare eventuali notizie riservate di cui venga a conoscenza nell’ambito della propria attività di controllo. In ogni caso, il dipendente ha sempre il diritto di accedere ai dati conservati dal datore di lavoro;
  • lo strumento che “serve” al lavoratore per adempiere la prestazione non venga modificato (ad esempio, con l’aggiunta di appositi software di localizzazione o filtraggio) per controllare il lavoratore. In questo caso, infatti, da strumento che “serve” al lavoratore per rendere la prestazione, il pc, il tablet e il cellulare diventano strumenti che servono al datore per controllarne la prestazione. Con la conseguenza che queste modifiche possono avvenire solo alle condizioni previste per l’utilizzo della videosorveglianza (cioè la ricorrenza di particolari esigenze aziendali, l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro).

Gps sull’auto aziendale: è lecito?

Vediamo ora se il datore di lavoro, che voglia installare un Gps sull’auto aziendale in uso al lavoratore dipendente debba prima trovare l’accordo con i sindacati o farsi autorizzare dall’Ispettorato del lavoro. Tutto dipende dalle ragioni per cui viene installato il sistema di videosorveglianza. A chiarire come stanno le cose è stato inizialmente l’Ispettorato nazionale del lavoro nel 2016 [2]. Secondo quest’ultimo, bisogna distinguere due diverse ipotesi: 

  • quando le apparecchiature Gps su autoveicoli aziendali sono essenziali o funzionali all’attività lavorativa o quando il loro utilizzo è imposto da specifiche disposizioni di legge o da regolamenti (si pensi, ad esempio, ai Gps per il trasporto di portavalori superiore a € 1.500.000,00), allora per la loro installazione non è richiesto alcun accordo sindacale o alcuna autorizzazione da parte dell’Ispettorato. E questo perché si tratta di strumenti impiegati dal lavoratore per rendere la propria attività lavorativa. In ogni caso, è necessario che il dipendente sia sempre informato della presenza del sistema di geolocalizzazione sul mezzo che gli è stato affidato; 
  • viceversa, se il Gps non è direttamente preordinato all’esecuzione della prestazione, ma viene utilizzato per ulteriori esigenze di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo o per garantire la sicurezza del lavoro, è allora necessario l’accordo sindacale (o in sua assenza l’autorizzazione dell’ITL).

Di qui il chiarimento fornito dalla Corte d’Appello di Roma: senza accordo sindacale o autorizzazione dell’ispettore del lavoro, il datore non può installare il Gps sul mezzo aziendale concesso in uso al dipendente solo perché ha preso accordi col committente per esigenze di carattere produttivo. 

Sanzioni disciplinari con Gps su auto aziendale illegittimo: sono valide?

La conseguenza di quanto appena detto è che, in assenza di tali presupposti, l’eventuale rilevamento di un’infrazione commessa dal dipendente è illegittimo e quindi è illegittima anche la conseguente sanzione disciplinare. Il datore, ad esempio, non potrà licenziare il dipendente sorpreso a svolgere attività diverse dal lavoro se, sul veicolo aziendale, è installato un Gps illegittimo o non autorizzato.

Il giudice capitolino ricorda che «i sistemi di controllo via gps rientrano nel campo di applicazione del comma 1, articolo 4, l. n. 300/70 e pertanto le relative apparecchiature possono essere installate solo previo accordo stipulato con la rappresentanza sindacale ovvero, in assenza di tale accordo, previa autorizzazione da parte dell’ispettorato del lavoro». Ne segue che nel caso in cui «l’impianto di geolocalizzazione risulta installato per esigenze di carattere produttivo onde rispettare gli accordi con il committente ma senza che sia stato rappresentato e comunque consti che tale congegno sia indispensabile per l’esecuzione della prestazione lavorativa da parte dell’autista del mezzo, l’accordo sindacale o, in mancanza, l’autorizzazione dell’ispettorato del lavoro va ritenuto condizione di legittimità della installazione medesima e, conseguentemente, dell’utilizzabilità a fini disciplinari delle informazioni raccolte dall’impianto».  


note

[1] C. App. Roma, sent. n. 641/21

[2] Circ. INL 7 novembre 2016 n. 2

Autore immagine: depositphotos.com


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1 Commento

  1. Aggiungo che, altra eccezione di legittimità all’installazione del localizzatore sul mezzo aziendale è rappresentata, dalle Agenzie investigative per la tutela del patrimonio aziendale. Si pensi ad esempio all’utilizzo dei mezzi aziendali da parte dei dipendenti per esigenze private (quando espressamente vietate) o per la richiesta di rimborsi chilometrici inesistenti….. In tali occasioni i controlli con il GPS, senza ulteriori autorizzazioni oltre al conferimento di incarico del legale rappresentante dell’azienda, devono garantire la pertinenza e la non eccedenza delle informazioni raccolte, per cui dovranno avere una durata congrua alla raccolta delle prove, ma comunque limitata.

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