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Rimborso spese amministratore: quando è possibile?

19 Aprile 2021
Rimborso spese amministratore: quando è possibile?

Quando l’amministratore di condominio ha diritto al rimborso delle spese sostenute nel corso della sua gestione: la prova costituita da fatture e scontrini, i casi di urgenza, l’obbligo del rendiconto. 

In che termini ed entro quali limiti l’amministratore di condominio può chiedere un rimborso spese per le attività sostenute e i costi affrontati nel compimento del proprio mandato? Cosa prevede la legge a riguardo e come evitare di farsi fregare?

Come noto, al momento del conferimento dell’incarico o del suo rinnovo, l’amministratore deve fornire all’assemblea il preventivo con le proprie competenze, indicando analiticamente l’importo che chiede a titolo di compenso per l’attività professionale svolta. In assenza di tale indicazione, la delibera relativa alla sua nomina è nulla e l’amministratore non può rivendicare alcun corrispettivo. Tutto ciò che non risulta indicato nel preventivo non gli è dovuto. Fanno eccezione solo i rimborsi per le spese sostenute nel corso della gestione che sono escluse dall’obbligo del preventivo. È quindi legittimo che vengano richieste a parte. Si deve chiaramente trattare delle spese vive, necessarie e documentabili.

Per evitare abusi, la legge e la giurisprudenza hanno stabilito quando è possibile il rimborso spese da parte dell’amministratore di condominio.

Rimborso spese all’amministratore: è dovuto?

Come anticipato, oltre al compenso professionale per l’attività prestata in favore del condominio, all’amministratore spetta il rimborso per le spese sostenute nell’esercizio della sua carica, per come presentate in sede di approvazione assembleare del rendiconto. Tra queste, di norma rientrano ad esempio i costi di cancelleria, fotocopie, raccomandate.

Ulteriori costi possono essere richiesti a rimborso, previa approvazione dell’assemblea. Ad esempio, possono essere conteggiate a parte le spese sostenute per appuntamenti con professionisti esterni, predisposizione pratiche burocratiche, ecc.

Per quali spese è dovuto il rimborso?

L’amministratore può chiedere il rimborso delle spese che risultino necessarie ed utili per il condominio, non invece per l’espletamento del proprio mandato. Ad esempio, l’acquisto di un nuovo software per la gestione della contabilità condominiale non rientra tra le spese relative al condominio, trattandosi di uno strumento di lavoro dell’amministratore che esplica un vantaggio diretto solo in favore di quest’ultimo. Invece, l’acquisto di sedie per le riunioni condominiali da svolgere all’interno dei locali dello stesso condominio può rientrare nel rimborso spese.

Secondo un costante indirizzo giurisprudenziale il credito per anticipazioni dell’amministratore di condominio è soggetto a regole particolari, rispetto a quelle generali del contratto di mandato, che devono coordinarsi con quelle relative al condominio.

Nella specie è stato puntualizzato che l’amministratore di condominio non ha, salvo quanto previsto dagli articoli 1130 e 1135 c.c. in tema di lavori urgenti, un potere generale di spesa, in quanto spetta all’assemblea condominiale il compito generale non solo di approvare il conto consuntivo, ma anche di valutare l’opportunità delle spese sostenute dall’amministratore; ne consegue che, in assenza di una deliberazione dell’assembla, l’amministratore non può esigere il rimborso delle anticipazioni da lui sostenute, perché, pur essendo il rapporto tra l’amministratore e i condomini inquadrabile nella figura del mandato, il principio dell’art. 1720 c.c. deve essere coordinato con quelli in materia di condominio, in base ai quali il credito dell’amministratore non può considerarsi liquido né esigibile senza un preventivo controllo da parte dell’assemblea [1]. Pertanto l’amministratore non avrebbe diritto al rimborso di qualsiasi spesa anticipata senza il controllo preventivo o eventualmente successivo dell’assemblea che valuti l’opportunità della spesa.

È stato affermato che il riformato articolo 1129 c.c., che prescrive la predeterminazione del compenso a pena di nullità della nomina, non sia riferibile alle perdite sopportate dall’amministratore ritenendosi così operante, anche dopo le modifiche apportate dalla legge n. 220/2012, «il principio legislativo di rimborsabilità delle spese, o comunque di ristoro delle perdite sopportate nella gestione di cose altrui» (Scarpa-Celeste).

Come ottenere il rimborso spese vive?

Le spese possono essere rimborsate solo se l’amministratore prova la loro esistenza con adeguata documentazione. Egli deve quindi conservare scontrini o fatture che attestino il sostenimento della spesa. Senza tale documentazione fiscale, l’amministratore non può rivendicare alcun rimborso spese. 

Inoltre, le spese devono essere riportate nel bilancio consuntivo e il bilancio deve essere approvato dall’assemblea.

Come chiarito dalla giurisprudenza [2], al fine di assolvere all’onere di dimostrare gli esborsi effettuati, l’amministratore deve presentare un rendiconto del proprio operato che deve necessariamente comprendere la specificazione dei dati contabili delle entrate, delle uscite e del saldo finale. Solo un rendiconto validamente approvato dall’assemblea dei condomini e non successivamente impugnato rende incontestabile la registrazione tra i debiti di bilancio della voce relativa alle somme eventualmente indicate a titolo di restituzione delle anticipazioni eseguite dall’amministratore del condominio.  

Lavori urgenti senza delibera dell’assemblea

L’amministratore ha anche la possibilità di attingere dalle casse condominiali per avviare quei lavori di manutenzione straordinaria che risultino indifferibili ed urgenti anche senza una delibera assembleare, ma in tal caso deve riferirne all’assemblea stessa alla prima riunione utile. Più che un potere si tratta di un obbligo, avendo l’amministratore il dovere di preservare lo stabile e le parti comuni del condominio. Solo nel caso in cui non vi siano le disponibilità di cassa, l’amministratore che non si sia adoperato per provvedere alle spese urgenti non è responsabile. Difatti, in tale ipotesi, egli non è tenuto ad attingere dalle proprie risorse personali. Se anche lo dovesse fare – e così dovesse anticipare le spese – egli avrebbe comunque diritto al rimborso, trattandosi di lavori che rientrano nell’utilità del condominio (si pensi al compenso di un muratore per riparare un gradino rotto su cui sarebbe potuto inciampare un condomino).

Leggi sul punto Lavori urgenti in condominio.

Al contrario, se le spese di manutenzione sostenute dall’amministratore non dovessero essere indifferibili ed urgenti, il condominio potrebbe negare l’approvazione delle stesse che resterebbero a carico dell’amministratore. Pertanto, questi sarebbe tenuto a restituire al condomino i soldi spesi in assenza dei presupposti che gli consentono di agire senza previa delibera. 

Ciò comunque non toglie che l’assemblea possa sempre ratificare la spesa effettuata dall’amministratore in ordine a lavori di manutenzione straordinaria delle parti comuni, ancorché non indifferibili ed urgenti. 


note

[1] Cass. 20 agosto 2014, n. 18084; Cass. 27 gennaio 2012, n. 1224; Cass. 27 giugno 2011, n. 14197

[2] C. App. Napoli, sent. n. 5148/2019.

Autore immagine: depositphotos.com


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