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Perché la firma elettronica è diventata indispensabile?

30 Aprile 2021
Perché la firma elettronica è diventata indispensabile?

La firma elettronica è un’invenzione relativamente recente ma si è diffusa con una velocità impressionante, per diventare in pochi anni un must assoluto della contrattualistica.

Le ragioni di questo successo folgorante sono molteplici ed evidenti: in un mondo in continua evoluzione, in cui la dimensione digitale acquisisce un’importanza sempre crescente e in cui la competitività riveste un ruolo centrale per qualsiasi impresa attiva sul mercato, la rapidità, la produttività e la sicurezza delle transazioni e delle pratiche amministrative sono diventate elementi imprescindibili e necessari per rimanere al passo coi tempi.

La lentezza e la pesantezza delle pratiche burocratiche basate su supporti cartacei hanno reso obsolete le firme manoscritte, imponendo in pochi anni la necessità di aprire nuovi orizzonti e di ricorrere a strumenti più adatti alla dimensione virtuale che sottende inevitabilmente tutti gli strati della produttività. Nel corso dell’ultimo decennio le comunicazioni via posta sono diventate un’eccezione riservata a un numero ristretto di pratiche, legate a un sistema troppo lento e arretrato, inadatto alla realtà attuale e alla rapidità di un mondo ultraconnesso, le cui esigenze di immediatezza sono oramai spietate e imprescindibili.

La firma elettronica si è imposta naturalmente, come un’evidenza, come una necessità vitale in questo contesto in continua evoluzione.

Ma che cos’è esattamente la firma elettronica?

La firma elettronica è una nuova forma di consenso digitale considerata come valida dinanzi alla legge, basata su un procedimento di autenticazione certificata che permette di eludere il supporto cartaceo.

Il carattere inderogabile di tale firma è tuttavia vincolato da una serie di norme che i prestatori di tale servizio sono tenuti a soddisfare e che determinano l’integrità del documento sul quale la firma viene apposta, ragion per cui è fondamentale rivolgersi a fornitori certificati. La certificazione permette a tali prestatori di garantire l’autenticazione dei firmatari, di fornire le prove del consenso da essi espresso e la creazione di un sigillo elettronico, in conformità alle norme vigenti.
Questi fornitori sono sottoposti a una serie di controlli frequenti effettuati da organi selezionati dalla Commissione Europea, il cui compito consiste appunto nel verificare l’idoneità delle loro pratiche alle norme in questione.

Le firme e i sigilli elettronici emessi da tali fornitori devono essere legalmente vincolanti e rispettosi della regolamentazione eIDAS, che conferisce loro un valore probatorio, rendendoli obbligatoriamente accettabili e non rifiutabili per il fatto di essere prodotti in formato virtuale. I fornitori devono inoltre poter rilasciare una “marcatura temporale” o “timbro orario”, ovvero una sequenza di caratteri che accertano l’effettivo avvenimento di un certo evento, costituita da una data e un orario precisi. Un provider autorizzato particolarmente efficace è ad esempio Yousign (marcatura temporale), un’azienda europea autorizzata ad inviare firme elettroniche riconosciute a livello europeo e nazionale, che garantisce la massima sicurezza dei dati trattati, crittografandoli, archiviandoli su server sicuri ed affidabili e testando regolarmente la sicurezza dell’infrastruttura digitale su cui si posa, grazie ad una serie di programmi di bug bounty.

La digitalizzazione della contrattualistica (scambi elettronici, archiviazione sui server, software etc.) è diventata una tappa essenziale del processo di dematerializzazione che ha invaso tutti gli strati della società e uno strumento prezioso per ottimizzare automaticamente la produttività di tutte le imprese: ormai basta inviare un documento via mail per approvazione, il cliente si limita ad apporvi una firma elettronica e il gioco è fatto, risparmiando ai reparti contabilità, legali e risorse umane ore e ore di burocrazia, un dispendio inutile di tempo ed energie. I vantaggi sono visibili e immediati: il tempo risparmiato è notevole e finalmente i team possono concentrarsi sui veri obiettivi da perseguire, ovvero il successo e l’ottimizzazione delle risorse.

La firma elettronica è quindi una piccola rivoluzione, un asso nella manica digitale per tutti coloro che desiderano tenersi al passo coi tempi.



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